Вопрос 2. Внешняя среда организации.

Что такое внешняя среда организации?

Внешняя среда организации– это совокупность факторов ее внешнего окружения.

Факторами (или иначе говоря – переменными) внешнего окружения организации называются различные объекты и явления, так или иначе влияющих на деятельность организации. Результативность и эффективность работы любой организации существенно зависит от факторов ее внешнего окружения.

Внешнюю среду условно делят на: внешнюю среду прямого воздействия (микросреду или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду) (рис. 19).

Рис. 19. Внешняя среда организации

Внешняя среда прямого воздействия – это набор таких факторов, которые прямо и непосредственно влияют на деятельность организации (рис. 20).

Рис. 20. Важнейшие факторы

внешней среды прямого воздействия

Примеры влияния государственных и муниципальных органов на деятельность коммерческих организаций:

1. Федеральная налоговая служба. Контроль и надзор за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах; регистрация учреждения, реорганизации и ликвидации юридических лиц и т.п.

2. Государственная инспекция труда. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

3. МЧС России. Надзор за выполнением организациями и гражданами установленных требований по гражданской обороне и пожарной безопасности.

4. Пенсионный фонд РФ. Обеспечивает целевой сбор и аккумуляцию страховых взносов, контроль с участием налоговых органов за своевременным и полным поступлением страховых взносов.

5. Фонд обязательного медицинского страхования. Обязательное медицинское страхование работников с целью обеспечения конституционных прав граждан на получение бесплатной медицинской помощи, регистрация организаций в качестве страхователей.

Внешняя среда косвенного воздействия – это набор факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут сказаться на ее деятельности косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени (рис. 21).

Рис. 21. Некоторые факторы

внешней среды косвенного воздействия

В современном менеджменте оказывается недостаточным лишь уяснение того, какие факторы извне влияют на деятельность организации. Критически важным становится понимание характеристик внешней среды организации. Основными характеристиками внешней среды являются:

Сложность внешней среды– число факторов, на которые организация обязана реагировать. Для различных организаций различна и сложность внешней среды.

Взаимосвязанность факторов внешней среды– это степень влияния изменения одного фактора на все остальные. Изменение некоторых факторов приводит к значительным изменениям других (законы, потребители и т.п.).

Уровень вариативности– это степень изменчивости каждого фактора. Некоторые факторы являются более стабильными (социокультурные факторы, трудовые ресурсы общества и т.п.), другие – существенно изменчивыми (научно-технический прогресс, законы, желания потребителей и т.п.).

Подвижность внешней среды– это скорость, с которой происходят изменения вокруг организации. Подвижность может быть различна для разных подразделений организации.

Неопределенность внешней среды– это соотношение между количеством информации о внешней среде, которой располагает менеджмент, и уверенностью в достоверности и точности этой информации. Чем выше неопределенность, тем сложнее принимать решения.

Менеджментлюбой хозяйственной организации должен понимать, что недостаточно полный учет влияния факторов может привести к неточности оценки текущей ситуации, а это может повлечь за собой ошибки при разработке планов развития компании.

Вопрос 3. Основные виды планирования.

Как мы уже говорили, менеджмент формирует систему целей развития компании (см. рис. 22), одна из которых является самой главной, стратегической, отвечающей на вопрос «где мы хотим быть?». А это значит, что для определения путей достижения этих целей менеджерам приходится составлять систему планов, иначе говоря, планы организации можно разделить на несколько уровней.

Какими же бывают планы организации? Прежде всего, менеджмент и собственники компании формулируют т.н. миссию компании. На ее основе разрабатывается стратегический план развития компании. Затем формируются тактические планы, а на их основе – оперативные (текущие планы) (рис. 22). Рассмотрим эти виды планов подробнее.

Рис. 22. Уровни планирования деятельности организации

Миссией организации принято называть представление собственников и менеджмента компании о ее предназначении, уникальности, социальной значимости и ценностях.

Миссияуказывает на смысл существования организации, ее предназначение, ценности, принципы работы и уникальность.

В миссии не принято указывать, что в качестве главной цели компания рассматривает получение прибыли. Прибыль необходима любой компании для нормальной работы и, например, выплаты дивидендов^[24] ее акционерам. Хорошо сформулированная миссия указывает, что для данной компании является ценным, что она дает своим клиентам, покупателям, чем она лучше других фирм. Часто в бизнесе употребляется слово «вижн» (от англ. vision– зрение, предвидение), оно указывает на перспективы развития компании, представление менеджмента о ее будущем.

Стратегическиепланыотносятся ко всей организации в целом и рассчитаны на воплощение в долгосрочной перспективе – пять или более лет. Задачей стратегического планирования является обеспечение изменений внутри организации для ее адекватной реакции на изменения, происходящие во внешней среде. Формируя стратегический план, менеджмент компании тем самым пытается дать ответы на вопросы: «что изменилось в нашем окружении?» и «как нам следует измениться, чтобы стать лучшими?».

Некоторые компании могу ставить стратегические цели на более отдаленные периоды времени (например, на десять и более лет). Однако в неблагоприятных экономических условиях период стратегического планирования может уменьшаться до одного-двух лет.

В тактических планах указываются действия конкретных подразделений организации, обеспечивающие достижение стратегических целей. Тактическиепланы обычно рассчитаны на срок до 1 года. Успешное последовательное исполнение нескольких тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании.

В оперативных(текущих) планахопределяются цели конкретных отделов и даже отдельных сотрудников организации на ближайшее полугодие или квартал (три месяца) с детализацией по месяцам и даже дням. Кроме того в организациях могут реализовываться различные проекты, для них разрабатываются отдельные планы – планы проектов.

Будешь увлекаться долгосрочным планированием – запустишь дела,

будешь заниматься только текущей работой – упустишь стратегию.

Распределить ограниченные временные, эмоциональные и

интеллектуальные ресурсы между этими

вещами – главное искусство руководителя.

И. Пономарев

Вопрос 4. Принципы эффективного планирования.

Для того чтобы быть эффективным, планирование деятельности организации должно соответствовать ряду важных принципов (рис. 23):

Рис. 23. Принципы эффективного планирования

1. Принцип единства.Организация – это целостная система, поэтому её составные части должны развиваться в едином направлении. Планы каждого подразделения должны быть связаны с планами всей организации.

2. Принцип участия.Каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности. В процесс планирования должны вовлекаться все, кого он затрагивает.Планирование, основанное на принципе участия, называется «партисипативным».

3. Принцип непрерывности.Внешняя среда организации неопределенна и изменчива, поэтому компания должна корректировать и уточнять свои планы с учетом этих изменений. Процесс планирования должен осуществляться постоянно.

4. Принцип гибкости.В компании должна быть обеспечена возможность изменения планов при возникновении непредвиденных обстоятельств.

5. Принцип точности.Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая необходима для его правильного исполнения.

Итак, вы познакомились с тем, как менеджеры осуществляют важнейшую функцию – планирование деятельности организации.

Контрольные вопросы:

1. Что такое планирование?

2. Назовите основные элементы типового плана организации.

3. Что называют миссией организации? Приведите пример формулировки миссии.

4. Какие виды планов формируются в организациях?

5. Перечислите принципы эффективного планирования.

Практические задания:

Задание 1.Представьте, что вы являетесь топ-менеджером развивающейся сети ресторанов. В сеть входят двенадцать ресторанов: десять из них расположены в Москве и два – в Санкт Петербурге. В ресторанах создана уютная атмосфера. По результатам опросов выяснилось, что кухня, обслуживание и цены устраивают около 70% посетителей. У компании налажены хорошие партнерские отношения с банком «Инвест-Развитие».

Сформулируйте и запишите: миссию компании и стратегическую цель ее развития.

Задание 2.Представьте, что вы – руководитель информационно-аналитического отдела, занимающегося поиском и обработкой информации, необходимой топ-менеджменту компании ОАО «Техно-Инвест» для принятия стратегических решений.

Вашему отделу необходимо срочно подготовить доклад-презентацию о популярности среди молодежи современных Интернет-планшетов. Доклад-презентация должен быть составлен на основе результатов предварительного анализа рынка. Он должен включать в себя презентацию в MS Power Point (с таблицами, диаграммами и т.п.) и доклад на 10-12 минут. Время, отводимое на подготовку доклада – один рабочий день. Распорядок работы отдела: рабочее время – 9.00-18.00; перерыв – 13.00-14.00.

1. Кадровый состав информационно-аналитического отдела:

2. Вы – руководитель отдела, опытный менеджер, хорошо знающий способности своих сотрудников.

3. Анна – секретарь-референт, опытный специалист по подготовке текстов, член Союза писателей г. Москвы.

4. Андрей – опытный инженер-программист, разработчик систем поиска информации в Интернет.

5. Николай – экономист, хорошо разбирающийся в специфике рынка информационных технологий.

6. Елена – математик, специалист по статистике, умеет строить удобные для восприятия диаграммы и графики.

7. Наталия – специалист по работе с изображениями и презентациями, опытный дизайнер, имеет сертификат пользователя MS Power Point.

Ресурсы и оборудование, имеющиеся в распоряжении отдела:

1. рабочее помещение на шесть человек;

2. персональный компьютер №1 (с выходом в Интернет);

3. персональный компьютер №2 (без выхода в Интернет);

4. цветной принтер;

5. носители информации (диски, флэш-карты и т.п.);

6. канцелярские принадлежности;

7. телефон;

8. компьютерный проектор с экраном.

Задание:составьте план срочной работы вашего отдела на следующий рабочий день (см. ниже образец оформления плана).

Рекомендации по составлению плана:

1. подумайте, на какие этапы (задачи) следует разбить работу отдела и в какой последовательности они должны выполняться;

2. подумайте, какое мероприятие следует провести в начале рабочего дня (до начала выполнения задания каждым сотрудником), а какое – в конце;

3. правильно распределите задачи, время и ресурсы между исполнителями исходя из их способностей и навыков;

4. при составлении плана срочной работы следует учитывать, что у каждого сотрудника отдела уже есть свое задание в соответствии с ранее составленным оперативным планом на текущий месяц (такие задания можно обозначать фразой «текущее задание»);

5. для наглядности нарисуйте диаграмму Гантта, отражающую последовательность и взаимосвязанность этапов плана.

Образец оформления плана

ОАО «Техно-Инвест»

План работы информационно-аналитического отдела

на « » ______________________ 20____ г.

Краткое описание задания:

Комментарии к плану:

Дата составления плана « » _____________________ 20____ г.

Руководитель отдела ____________________________________ / _____________________ /

(фамилия и инициалы) (подпись)