ТЕМА 15. Программные средства управления проектами

Ретроспективный анализ развития информационных

технологий управления проектами

Развитие информационных технологий управления проектами тесно сопряжено собственно с формированием и развитием дисциплины «Управление проектами» (Project Management), которая фактически появилась в странах с развитой рыночной экономикой в 50-х гг. ХХ века.

Первые программные продукты управления проектами были разработаны более сорока лет назад и в течение десятилетий применялись для моделирования работ в виде проектов с целью учета достигнутых и прогнозирования будущих показателей инвестиционной деятельности (в совокупности и детализации на временные, ресурсные, стоимостные показатели).

Усилия разработчиков подобных систем в основном были направлены на повышение мощности, улучшение гибкости и упрощение использования стандартного набора алгоритмов моделирования, а сферы применения ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами.

Тем не менее, за последнее десятилетие ситуация в области использования информационных систем управления проектами резко изменилась. Появление значительного количества инвестиционных, маркетинговых, инновационных и информационных проектов в разномасштабных хозяйствующих субъектах, ведущих деловую практику в различных сферах экономической деятельности, существенно повысило интерес к инструментарию управления проектами, обусловленный, с одной стороны, новыми проблемами собственно в менеджменте, с другой - повышением гибкости систем управления в результате развития информационных и коммуникационных технологий.

Применение для управления организацией проектных методов является одним из императивов перехода к предпринимательскому менеджменту, признанию открытости и неустойчивости организации как системы, персонификации потребительских предпочтений, роста глобальной конкуренции, что в совокупности требовало новых управленческих решений и новых методов организационного менеджмента.

В настоящее время в США при наличии сложившихся традиций применения систем управления проектами основную долю среди планируемых проектов составляют небольшие по размерам проекты. Например, исследования, проведенные еженедельником InfoWorld, показали, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500 - 1,000 работ и только 28 процентов пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1,000 работ. Что касается ресурсов, то 38 процентам пользователей приходится управлять 50 - 100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 процентам пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов.

Кроме того, значительные трансформации претерпело собственно программное обеспечение управления проектами. В настоящее время можно заключить, что, несмотря на успех традиционных систем проектного менеджмента, современная дисциплина управления проектами включает в себя значительное большее число различных аспектов, включая управление рисками и затратами, управление командой проекта и менеджмент качества, оценку эффективности инвестиций и процедуры проведения торгов и заключения контрактов. Вокруг традиционных систем управления проектами (построенных на базе алгоритмов сетевого планирования) появился целый класс систем, обеспечивающих поддержку принятия соответствующих управленческих решений.

В совокупности обозначенные процессы привели к трансформации системы моделирования проектной деятельности в систему поддержки управления проектами в реальном времени. В итоге из конкретных отраслей и узкопрофессиональных кругов проектный менеджмент распространился на все сферы современного бизнеса. Во многих организациях системы управления проектами, наряду с традиционными текстовыми редакторами, электронными таблицами и средствами подготовки презентаций, являются в настоящее время элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника. В значительной степени этому способствовали рыночные преобразования в российской экономике.

При этом необходимо учитывать, что новые возможности приводят, в свою очередь, к новым сложностям и ограничениям, которые связаны с:

- проблемами интеграции и совместимости информационных систем;

- сложностью реализации в информационных технологиях отдельных функций управления проектами;

- противоречием между повышающимися возможностями и сложностью систем и их массовым распространением и использованием.

Быстрые темпы развития информационных технологий привели к повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а благодаря корпорациям Microsoft и Symantec, предложившим на рынок относительно недорогие системы управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. Более того, мощные профессиональные системы для персональных компьютеров, такие как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в таких областях, где раньше требовалось применение больших ЭВМ.

Таким образом, развитие информационных технологий управления проектами в значительной степени обусловило распространение и популяризацию основного инструментария управления проектами и в настоящий момент времени их применение напрямую корреспондирует со степенью эффективности проектного менеджмента.

Критерии сравнительного анализа программного

обеспечения оценки эффективности проектов

Программы управления проектами могут быть структурированы по следующим основным классификационным признакам:

1. Открытость/ закрытость пакета.

2. Функциональность.

3. Стоимость.

4. Страна-изготовитель.

Закрытость как характеристика программного продукта означает невозможность изменения пользователем формул и алгоритмов, по которым происходят вычисления в программном пакете. Соответственно, к закрытым относят пакеты, написанные на каком-либо языке программирования, к открытым - пакеты, написанные на базе электронных таблиц. Использование электронных таблиц как расчетной базы программы оценки эффективности проекта обеспечивает благоприятные условия для настройки программы в соответствии с индивидуализированными потребностями пользователя, однако несет в себе риск совершения ошибки при корректировке алгоритма расчета и искажению итоговых результатов, необходимых для принятия корректных управленческих решений. Квалифицированные пользователи при использовании открытых программных продуктов получают возможность конструирования достаточно сложных и разнообразных сценариев реализации проекта, используя гибкие возможности системы. При этом риск ошибок сохраняется и в закрытых пакетах, во-первых, в случае недостоверных исходных данных, во-вторых, в случае искажения толкования результатов вычислений из-за непонимания процессов расчетов и их экономического смысла.

По полноте функционального наполнения программные продукты подразделяются на профессиональные, стандартные и так называемые облегченные (light, содержащие небольшое количество автоматизированных функций оценки проектов).

Стоимостная граница, отделяющая продукты недорогой части рынка от более затратного программного обеспечения, может проходить в районе одной тысячи долларов, хотя данный подход является относительным, так как, во-первых, необходимо учитывать стоимость продукта за весь период его жизненного цикла, во-вторых, в настоящее время все большее внимание привлекают к себе интегрированные информационные технологии управления проектами, внедрение которых может обходиться крупным предприятиям в несколько миллионов долларов, обеспечивания окупаемость данных инновационных процедур в сфере информационного менеджмента в среднесрочном и долгосрочном периоде.

Преимущества применения программ отечественного производства для повышения эффективности оценки и управления инвестиционными проектами заключаются в их адаптированности к условиям российской хозяйственной практики (включая налоговое законодательство и возможности использования и получения стандартных форм бухгалтерской отчетности). Тем не менее, западные информационные технологии, прошедшие международную сертификацию и успешно спозиционированные на зарубежных рынках, приобретают существенный вес при необходимости поиска и привлечения к финансированию проекта зарубежного инвестора.

В настоящее время разработаны специализированные программы, обеспечивающие поддержку процессов управления проектами.

Программное обеспечение для управления проектами (Project Management

Software) — класс компьютерных программ, разработанных специально для автоматизации процессов управления проектами.

В особую группу обычно выделяют системы календарного планирования и контроля проектов.

На Российском рынке программных средств управления проектами представлены пакеты, сильно различающиеся своими функциональными возможностями и ценой. Этот рынок можно условно подразделить на 2 основные группы - недорогие пакеты (до 1000 долларов), ориентированные на начинающих или непрофессиональных менеджеров, и более дорогие профессиональные пакеты (до 15000 долларов).

К недорогим можно отнести американские пакеты Microsoft Project, Time Line, CA-SuperProject, SureTrak. Разработчики этих программ особое внимание уделяют легкости использования и обучения.

Из профессиональных пакетов на Российском рынке представлены Российский пакет Spider Project и американские Artemis Schedule Publisher, Primavera Project Planner, Open Plan, Artemis Project View. Project Expert Эти пакеты более ориентированы на широту функциональных возможностей управления.

Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. Выбор пакета (и не только управления проектами) - это сам по себе проект, который требует серьезного подхода, затрат, планирования, контроля и т.д.

Управленческие требования для оценки применимости пакета УП приведены в таблице 25

Таблица25. Перечень параметров для оценки применимости пакета УП

Дадим обзорную характеристику основным программам.

Microsoft Project — это легкая для освоения система календарного планирования проектов. Microsoft предлагает решение по управлению проектами для всей организации. С помощью средств группового взаимодействия участники проекта могут эффективно анализировать и обмениваться данными проекта, получая доступ к расписанию проекта в локальной сети и через Интернет.

Spider Project— один из наиболее популярных пакетов Российского производства. В его составе имеется профессиональная система Spider Project Professional, которая устанавливается в проектном офисе для мультимедийного моделирования и управления, а также в тех подразделениях, в которых принимаются решения по управлению организацией в целом.

Существуют более дешевые версии Desctop(однопользовательский вариант профессиональной системы) и Lite(вариант с ограниченными функциональными возможностями).

Open Plan— система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета. В семейство Welcom входят две версии: профессиональная Open Plan Professional и настольная Open Plan Desctop. Основным отличием профессиональной версии от настольной является наличие функций мультипроектного планирования и контроля. А также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными, экранов и отчетов системы.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и большие возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить системы управления проектами на предприятиях, с учетом уже сложившейся информационной инфраструктуры.

Primavera— предназначена для создания автоматизированных систем управления проектами и представлена во всех основных сегментах рынка.

Sure Trak предназначен для управления небольшими проектами, а Primavera Project Planner (P3) для управления большими проектами.

Artemis— это web–базированное решение, позволяющее компаниям применить нисходящий подход к управлению и оценки инвестиций. Данная система помогает уменьшить случаи растрачивания ресурсов на инициативы, не имеющие большой значимости для компании. Она способствует повышению управленческой дисциплины и улучшения обмена информацией между всеми уровнями компании. Программа Artemis 7 поддерживает процессы управления компании на всех уровнях: от принятия стратегических инвестиционных решений до непосредственного руководства проектов по выполнению этих решений.

Project Expert— система разработки инвестиционных проектов и финансового планирования деятельности предприятия позволяющая анализировать эффективность инвестиций.

1С–Рарус: Управление проектами.Российская разработка на платформе бухгалтерской системы «1С:Предприятие» версии 7.7 служит для планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов. Типовое решение разработано только средствами и методами программы «1С: Предприятие» и представляет собой дополнение к компоненте «Бухгалтерский учет» программы «1С:Предприятие» версии 7.7. 1С–Рарус:Управление проектами интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту 1C «Бухгалтерский учет».

Opus Magnum Enterprise Management.Российская разработка Opus Magnum Enterprise Management (OMEM) представляет собой полнофункционую систему управления проектами, программами и портфелями для эффективного руководства организацией. Решение создано на основе наиболее современных и эффективных методологий управления портфелями, проектами, программами и процессами организации, стратегического управления Balanced Scorecard (BSC), моделей зрелости управления процессами (СММ/CMMI) и проектами (OPM3), интеграции бизнес–функций управления организации в единую модель.