Итоговые данные

Все запросы, которые вы применяли до этого момента, имели дело с отдельными записями. Если вы выбирали 143 записи из таблицы Orders,то видели все 143 записи в ваших резуль­татах. Но вы также можете группировать записи для получения промежуточных и общих итогов. В этом случае легче просматривать большие объемы информации и делать важные далеко идущие выводы.

Далее приведены примеры полезных подводящих итоги запросов:

■ подсчет студентов в каждом классе;

■ подсчет количества заказов, сделанных каждым клиентом;

■ сумма, потраченная на один продукт;

■ общая сумма долга или платежа клиента;

■ подсчет среднего объема заказа, сделанного каждым клиентом;

■ поиск самого дорогостоящего или самого дешевого заказа, сделанного клиентом.

Эти операции — подсчет, суммирование, определение среднего и поиск максимального и минимального значений — основные варианты в итоговом запросе (totals query). Итоговый запрос — это вид запроса, который должен перелопатить большое количество записей и вы­дать лаконичные итоги.

Для создания итогового запроса выполните следующие действия:

1. Создайте новый запрос, выбрав Создание→ Другие→Конструктор запросов(Create → Other → Query Design).

2. Добавьте нужные вам таблицы с помощью диалогового окна Добавление таблицы(Show Table) и щелкните мышью кнопку Закрыть(Close).

В приведенном далее примере используется таблица Productsиз БД Boutique Fudge.

3. Вставьте поля, которые хотите использовать.

В этом примере используется поле Price,но хитрым образом: поле Priceвставляется три раза для того, чтобы в запросе отображались результаты трех разных вычислений.

4. Выберите Работа с запросами→Показать или скрыть→ Итоги(Query Tools → Show/Hide → Totals).

Программа Access вставляет ячейку Групповая операция (Total) для каждого поля сразу под ячейкой Таблица.

5. Для каждого поля задайте вариант из списка Групповая операция.Этот вариант определяет использование поля для вычисления итога или для группировки.

Итоговый запрос немного отличается от обычного запроса. Каждое поле должно попа­дать в одну из следующих категорий.

■ Поле используется в итоговом вычислении (таком как определение среднего, подсчет количества и т. д.). Тип нужного вычисления выбирается с помощью ячейки Групповая операция.В табл. 7.7 перечислены все варианты из ячейки Групповая операция.

■ Поле применяется для группировки. Обычно итоговые запросы соединяют в большой общий итог. Но вы можете разбить результаты на более мелкие промежуточные итоги, как описано в следующем разделе.

■ Поле используется для фильтрации или отбора. В этом случае в ячейке Групповая операциянужно выбрать Условие (WHERE). (Фанаты БД, возможно, помнят, что WHERE — это ключевое слово, применяющееся для определения условия в языке SQL, как было описано в разд. "Анализ запроса" главы 6). Нужно также сбросить флажок Вывод на экран,поскольку программа Access не может выводить отдельные значения в итоговых сводках.