Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации( документирования ) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традиций. Итог документирования – создания документа.

Общие функции документа:

- информационная: любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексов реквизитов – обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами.

Участники делового общения выступают как субъекты правоотношений.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Лаконизм ( оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности.

Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего.

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

- функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

- лаконичность и достаточность информативного содержания;

- логичность и структурированность изложения;

- стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.