Формирование дел как технологическая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела:

1. дела формируются на основе НД

2. внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке

3. документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются

4. в дело подшивается по одному экземпляру документа

5. дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год

6. дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.

Правила для отдельных категорий документов:

1. Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии

2. Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело)

3. Все распорядительные документы формируются в дела по видам

4. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу

5. все виды обращений граждан формируются в дела отдельно.

6. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ

7. плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления

Признаки группировки документов в дела:

2. Номинальный – по видам документов

3. Корреспондентский – по корреспонденту

4. Предметно-вопросный – по вопросам

5. Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы

6. Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории

7. Авторский – по автору

8. Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)

Заголовки дел: Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)

Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)

Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».