Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел, особенности их построения и применения.

Номенклатура дел, содержание, использование. Документы организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела. Дело – это совокупность документов, или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел бывают: типовые (содержащие унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных учреждений); примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные являются методическими пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных организаций. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения. номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям (для больших организаций, и первым разделом должна идти служба документационного обеспечения – ДОУ, потому что именно в этой службе создаются и хранятся документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководства) или направлениям деятельности фирмы (для небольших организаций разделы: организационно-распорядительная деятельность; планово-отчетная; производственная; коммерческая; маркетинг; деятельность по обеспечению безопасности; справочно-информационная; финансовая; общественная; управление персоналом и др. ). Любой, созданный или полученный в организации, документ должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел должно иметь индекс (номер), который состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела (графа 1). Заголовок дела (графа 2) должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Заголовок состоит из следующих элементов: название вида дела или документа; автор документа (название организации или структурного подразделения); краткое содержание документов дела; название адресата (корреспондента) документа; название местности, с которым связано содержание документа; даты (период), к которым относится содержание документов дела; указания на копийность документов. Не каждое дело будет содержать полный набор этих элементов – это зависит от характера документов, собранных в одном деле. Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются по степени их важности: сначала организационно-распорядительная документация – приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. При этом заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя собственной организации. Далее – заголовки дел с плановыми и отчетными документами. Кадровые документы располагаются в конце. А после них идут заголовки дел для группировки документов общественных подразделений (например, профсоюзного комитета). В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения (графа 4) документов. Сроки можно изменять, но только в сторону их увеличения. Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных подразделений (или направлений деятельности). К номенклатуре дел создается научно-справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов для определения сроков хранения документов и т.д. первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется этой службой как рабочий экземпляр, третий передается в ведомственный архив как учетный документ, четвертый – в государственный архив. Целесообразно наряду с бумажной формой номенклатуры дел иметь и ее электронный вариант. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела. В процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки дел. В одно дело можно включать до 250 листов. Если число документов больше, заводится второй том дела и делается соответствующая отметка в графе 3. Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе, на ее основе осуществляется поиск документов и дел. Для этого удобнее электронная форма. По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения.