Облік розрахунків з підзвітними особами

Принципи і форми грошових розрахунків

Облік розрахунків з підзвітними особами

Облік розрахунків з різними дебіторами і кредиторами

Принципи і форми грошових розрахунків

В процесі виконання кошторису доходів і видатків бюджетні установи вступають у грошові відносини, які здійснюються як в готівковій, так і безготівковій формі (рис. 1). Таке групування розрахунків пов’язане з їх різною економічною сутністю, документо­оборотом, видами і методами фінансового та банківського контролю. Сфера готівкових і безготівкових розрахунків розмежована.

Рис. 1. Схема розрахунків бюджетних установ

Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахунків з фізичними особами, але розвиток ринкових відносин розширив сферу її застосування. Так, з кінця 1997 р. згідно з постановою НБУ від 13.10. 97 № 334 юридичні особи мають право розраховуватися між собою за матеріальні цінності готівкою, отриманою з власних рахунків у межах наявних коштів.

Безготівкові розрахунки, яким надається перевага в розрахунках бюджетних установ, здійснюються на певних принципах.

Перший принцип стосується обов’язкового зберігання установами грошових коштів на поточних чи реєстраційних рахунках (за винятком перехідних залишків у касі).

Другий принцип полягає в тім, що бюджетні установи не мають права самостійного вибору установи банку для відкриття рахунка: перелік уповноважених банків обме-

жений постановою НБУ.

Реєстраційні рахунки відкриваються не в установах банків, а в органах Державного казначейства.

Третій принцип — принцип самостійного вибору установою форми безготівкових розрахунків і закріплення їх у своїх договорах та угодах. Установи банків можуть тільки пропонувати своїм клієнтам застосовувати ту чи іншу форми розрахунків, зважаючи на специфіку діяльності та конкретні умови, які можуть скластися в процесі розрахунків.

Четвертий принцип — кошти з рахунка установи списуються за розпорядженням його власника.

П’ятий принцип полягає у терміновому здійсненні платежів. Момент здійснення їх має бути максимально наближеним до часу надання послуг, виконання робіт тощо.

Шостий принцип — платежі здійснюються в межах залишків коштів на рахунках платника.

Безготівкові розрахунки здійснюються за різними формами, наявність яких пов’язана з використанням різних видів розрахункових документів. Згідно з Інструкцією про безготівкові розрахунки в господарському обороті України, затвердженою постановою правління НБУ від 2.08.96 № 204, безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахункових документів:

· платіжні доручення;

· платіжні вимоги;

· платіжні вимоги-доручення;

· чеки;

· акредитиви;

· векселі;

· інкасові доручення.

Платіжні вимоги та інкасові доручення застосовуються тільки у випадках, передбачених чинним законодавством і нормативними актами НБУ. Розрахунки платіжними вимогами-дорученнями, акредитивами і розрахунковими чеками в бюджетних установах практично не здійснюються.

Найпоширенішою формою розрахунків є розрахунки платіжними дорученнями, які застосовуються як у місцевих, так і міжмісцевих розрахунках за товари, роботи, послуги. Вони забезпечують максимальне наближення строків отримання товарно-мате­ріальних цінностей і здійснення платежу, запобігають виникненню кредиторської заборгованості у покупців.

Розрахунки платіжними дорученнями здійснюються також за нетоварними операціями. Це переказ бюджетних коштів підвідомчим установам, платежі до бюджету, органів страхування, інших цільових централізованих фондів, погашення кредиторської заборгованості, оплата претензій, штрафів, пені тощо.

Платіжні доручення банк приймає тільки в межах коштів на рахунках, крім доручень на нарахування до бюджету сум податків, зборів, обов’язкових платежів і внесків до державних цільових фондів.

Якщо отримувач коштів не має рахунка в банку або розрахунки платіжним дорученням неможливі, установа може виконати розрахунок гарантованим платіжним дорученням через підприємства зв’язку. Гарантовані платіжні доручення застосовуються для переказу аліментів, авторського гонорару, коштів на витрати, пов’язані з відрядженням, тощо.

При фінансуванні бюджетних установ через органи Державного казначейства порядок розрахунків платіжними дорученнями має свої особливості (рис. 2), які випливають з того, що функцію обслуговуючого банку для таких установ фактично виконує орган Державного казначейства.

Рис. 2. Розрахунки платіжними дорученнями
через органи Державного казначейства:

1 — постачальник відвантажує продукцію (виконує роботи, послуги);

2 — постачальник виставляє рахунок-фактуру за продукцію, роботи, послуги;

3 — бюджетна установа подає до органу Державного казначейства платіжні доручення з реєстром;

4 — орган Державного казначейства подає до уповноваженого банку платіжні доручення;

5 — уповноважений банк списує з казначейського рахунка кошти;

6 — уповноважений банк надсилає органу Державного казначейства виписки з казначейського рахунка з доданими платіжними дорученнями;

7 — орган Державного казначейства списує з реєстраційних рахунків кошти;

8 — орган Державного казначейства надсилає бюджетній установі виписки з реєстраційних рахунків з доданими платіжними дорученнями;

9 — уповноважена установа банку передає електронним зв’язком або надсилає пла­тіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника;

10 — банк постачальника зараховує кошти на рахунок отримувача коштів;

11 — банк постачальника надсилає виписку з рахунка постачальнику (отримувачу) коштів.

Вексельна форма розрахунків являє собою розрахунки між отримувачем коштів і платником коштів з відстрочкою платежу, яка оформляється векселем. Правовою основою вексельного обігу в Україні є законодавчі та нормативні акти, розроблені згідно з положенням Єдиного вексельного закону, прийнятого Женевською вексельною конвенцією 1930 року.

Векселі, які застосовуються в господарському обороті, досить різноманітні. Вони різняться за емітентом, угодами, суб’єктами, що здійснюють оплату, наявністю застави, порядком оплати, можливістю передавання іншій особі, місцем платежу, формою пред’явлення та іншими ознаками.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.96 № 689 «Про затвердження Порядку застосування векселів Державного казначейства» закладено законодавчі основи застосування казначейських векселів у розрахунках бюджетних установ. Казна­чейські векселі — це один з видів державних цінних паперів, які випускаються для покриття видатків державного бюджету. Міністерством фінансів України наказом від 9.12.97 № 269 затверджено порядок видачі, обліку і погашення векселів Державного казначейства України.

Векселедавцем і платником за казначейськими векселями виступає ГУДКУ. Векселі випускаються у вигляді простих векселів з вексельними сумами 5000 і 1000 грн. Уповноважений банк виступає генеральним агентом Державного казначейства України по забезпеченню організації видачі, зберігання, здійснення індосаменту та погашення векселів. Погашення казначейських векселів здійснюється органами Державного казначейства України шляхом:

— перерахування на рахунок пред’явників казначейських векселів грошових коштів у розмірі відповідних вексельних сум;

— зарахування суми казначейського векселя у сплату його держателем обов’язкових платежів, що в повному обсязі надходять до державного бюджету. Схему простого вексельного обігу наведено на рис. 3.

Рис. 3. Схема розрахунків казначейськими векселями:

1 — одержання затвердженого зведеного реєстру розподілу коштів, визначених на видачу казначейських векселів;

2 — видача казначейських векселів розпорядником коштів;

3 — індосамент казначейського векселя;

4 — отримання затвердженого зведеного реєстру векселедержателів, які подали заяви на погашення казначейських векселів;

5 — погашення казначейських векселів.

Для обліку казначейських векселів та інших короткострокових векселів призначений активний рахунок № 34 «Короткострокові векселі одержані», який має два субрахунки:

№ 341 «Векселі, одержані в національній валюті»;

№ 342 «Векселі, одержані в іноземній валюті».

На суму одержаних казначейських векселів — проведеного фінансування видатків за їх рахунок робиться запис:

Дебет субрахунка № 341 Кредит субрахунка № 681, рахунка № 70.

Погашення кредиторської заборгованості за надані послуги та отримані товари відображається так:

Дебет субрахунка № 675 Кредит субрахунка № 341.

Постановою Правління НБУ від 04.01.2000 р. № 3 «Про затвердження змін до Інструкції № 7 «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України», затвердженої постановою Правління НБУ від 02.08.96 р. № 204, змінено порядок заповнення розрахункових документів, запроваджено валютування платіжних доручень — визначення дати, коли кошти зараховуватимуться на рахунок одержувача.

Останнім часом з’явилися нові форми взаємовідносин банків з бюджетними установами, пов’язані з розрахунками. Прикладом можуть слугувати лізингові операції, за яких бюджетні установи можуть укладати лізингові угоди з лізингодавцями (іншими підприємствами, банками) і брати в оренду на певний період об’єкти невиробничих основних фондів. Лізингова угода (договір), яка укладається між лізингодавцем і лізингоотримувачем, передбачає предмет договору і виникнення права власності на нього в лізингодавця, безперервний термін оренди, суму орендних платежів і періодичність їх виплати, умови страхування обладнання, можливі варіанти володіння майном після закінчення терміну оренди та ін. Взаємовідносини між учасниками лізингової угоди і класифікацію лізингових платежів наведено на рис. 4 — 6.

Рис. 4. Взаємовідносини
між учасниками класичної лізингової угоди:

1 — укладення договору лізингу;

2 — поставка предмету лізингу;

3 — оплата поставки предмету лізингу;

4 — платіж (лізинговий внесок) за використання майна.

Рис. 5. Організація лізингового процесу за тристоронньою лізинговою
угодою:

1 — заявка від лізингоотримувача;

2 — висновок про платоспроможність лізингоотримувача;

3 — замовлення-наряд постачальнику;

4 — позика для проведення угоди;

5 — договір купівлі-продажу на об’єкт лізингу;

6 — підписання акта прийомки обладнання;

7 — укладення лізингової угоди;

8 — договір про технічне обслуговування обладнання;

9 — договір страхування об’єкта лізингу;

10 — лізингові платежі;

11 — повернення об’єкта лізингу;

12 — повернення позики і виплата процентів.

Рис. 6. Класифікація лізингових платежів

Важливим є перехід бюджетних установ на електронну систему платежів. Вона забезпечує проведення розрахунків протягом дня угоди, скорочення потоку паперових документів, кінцевість і безвідкличність платежів.

Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахунково до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівника органів державної виконавчої влади» від 27.06.96 № 682.

За відрядженнями виплачуються добові на кожний день перебування у відрядженні (включаючи день від’їзду та приїзду) незалежно від статусу населеного пункту. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за від­мітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі.

Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:

а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов’язкове стра­хування тощо.

При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відряджен­ня, включаючи час перебування в дорозі.

При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства (табл. 1).

Таблиця 1 - ДОДАТКОВІ ОБМЕЖЕННЯ ВИТРАТ НА СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ