Системы групповой работы

Параллельно разработке электронных офисов интеграция ИТ нашла отражение в системах групповой работы. Последние обеспечивают оптимальное использование людских, временных, информационных ресурсов.

Системы групповой работы объединяют средства коллективной работы, прикладных приложений с электронной почтой, настольными и офисными приложениями, управлением электронным документооборотом, планированием, управлением заданиями (моделирование деловых процессов), календарным планированием.

Рассмотрим основы архитектуры, базовые функции, способы построения, назначения и варианты использования на примере одной из самых распространенных систем фирмы Microsoft GroupeWise версия 5. Это межплатформенная сервер-ориентированная интегрированная система передачи сообщений. Средства электронной почты, ведения календаря, планирования, управления заданиями и данными размещаются в почтовом отделении. Каждый пользователь имеет базу данных почтовых сообщений, содержащую персональную информацию и указатели на разделяемые ресурсы. Удаленный клиент может подключиться к базе данных либо через ЛВС, либо через другие коммуникационные средства, асинхронные каналы, беспроводные линии связи.

Концептуально основы системы составляют домены, почтовые отделения и объекты. Наиболее распространенный объект - пользователь. Он имеет почтовый ящик в почтовом отделении, являющемся частью домена. Кроме пользователей объектом GroupeWise может быть ресурс (конференц-зал, видеомагнитофон, офисное оборудование и др.), группа (все пользователи отдела, рабочей группы и т. д.), псевдоним (например, sysop - системный оператор).

Почтовое отделение физически представляет собой каталог почтовых ящиков на одном или более серверах, группу программ и баз данных сообщений. Домен - группа программ, баз данных и каталогов почтовых отделений, доменов и систем на одном или более серверов, обеспечивающих функции администратора системы. Почтовый ящик представляет набор баз данных и каталогов, в которых помещаются адресная информация и сообщения. Необходимость объединения почтовых ящиков в почтовые отделения вызвана рядом причин, главные из которых – доступ к одному серверу, частое взаимодействие, размещениесервера в одном здании.

Иерархическая структура позволяет создавать системы любых размеров и расширять их по мере необходимости. Например, можно начать построение системы, содержащей один домен и одно почтовое отделение. Постепенно можно увеличивать их количество в соответствие с ростом предприятия. Использование шлюзов дает возможность связаться с другими почтовыми системами. Количество доменов в системе не ограничено.

Домены делятся на основные, вспомогательные, "иностранные", внешние.

Первым создается основной домен - Primary. Он единственный в системе и управляет всеми остальными доменами. Содержит адресную информацию почтовых отделений, шлюзов, баз данных домена.

GroupeWise обеспечивает синхронизацию .всех изменений производимых во всех доменах.

При использовании шлюзов добавляется сервер сообщений, передающий сообщения между почтовыми отделениями, доменами, системами.

Программы почтового отделения обеспечивают работу клиентского ПО с сообщениями и управление сервером почтового отделения.

Клиентское ПО обеспечивает интерфейс пользователя с электронной почтой, средствами персонального и группового планирования, управления заданиями и др.

Сервер почтового отделения управляет передачей файлов внутри почтового отделения, а в фоновом режиме выполняет те же функции, что и клиентское ПО, взаимодействует с ДО администратора.

Администрирование системы включает создание, конфигурирование, модификацию и уничтожение доменов, почтовых отделений, серверов сообщений и объектов.

Универсальный почтовый ящик для входящих сообщений (Universal in Box) собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения электронной почты, включая мультимедийные.

Электронная почта обеспечивает обмен сообщениями между сотрудниками одного отдела независимо от их размещения в одном или разных зданиях.

Персональный календарь (Personal Calendar) позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания.

Средство группового планирования (Group Shedules) обеспечивает планирование встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов (всех типов объектов, кроме псевдонимов). Позволяет изменить расписание персональных календарей других сотрудников. Пользователь может просмотреть на экране календари нескольких сотрудников с сохранением конфиденциальности, расположенных в разных почтовых отделениях.

Управление заданиями (Task Managment) позволяет дать задание другим сотрудникам, расположенным в том же или других почтовых отделениях. При этом в персональные календари будут внесены даты исполнения и приоритеты.

Последовательная маршрутизация,(Serial Routing) дает возможность посылать сообщения конкретной группе сотрудников поочередно. Первый пользователь, получив сообщение, выполняет его, возвращает отметку о выполнении. Вслед за этим автоматически маршрутизируется сообщение следующему по списку пользователю.