Пример проектирования и создания базы данных

Таблицы впоследствии становятся основой для построения форм, запросов и отчетов, постоянно обновляемых за счет вносимых в таблицу все новых и новых данных.

Настоящая база данных содержит 9 таблиц:

1. Библиотеки

2. Отделы

3. Издания

4. Персонал

5. Читатели

6. Выдача изданий

7. Издание

8. Издательства

9. Издание Произведение

Пример1: Таблица «Библиотеки»В данной таблице представлено четыре типа полей. Полю Код библиотеки может соответствовать тип данных числовой или счетчик, однако в этой и последующих таблицах поля, содержащие код, являются числовыми. Другой очень распространенный тип данных — текстовый. Текстовые поля могут содержать до 256 знаков и предназначены для ввода не слишком больших записей, которые и преобладают в базах данных. Однако иногда требуется ввести в поле относительно большой текст, размер которого превышает 255 знаков. В этом случае используется поле МЕМО (65 536 знаков). Здесь оно содержит описание библиотеки.

Ключевым полем является Код библиотеки, поскольку его значение уникально для каждой записи.

Каждая таблица сначала создается в режиме конструктора (Рис.2). Именно здесь задается тип данных, обрабатываемых далее в базе данных. затем сконструированную таблицу можно увидеть в режиме просмотра таблиц (Рис3).

Рис.2 Таблица «Библиотеки» в режиме конструктора

Рис.3 Таблица «Библиотеки» в режиме таблицы

Пример 2. Таблица «Выдача изданий».Это одна из наиболее важных таблиц базы данных. В ней указано, в каком отделе, от какого библиотекаря, какого числа читатель получил то или иное издание. Здесь используются такие типы данных как денежный, указывающий на стоимость издания, и дата/время, фиксирующий временные рамки получения и возврата книг (Рис.4)..

Для некоторых записей значения полей Дата выдачи, Дата возврата и Сдано совпадают. Это говорит о том, что книга была получена в читальном зале. Разумеется, только поле Дата выдачи заполняется вручную, а для заполнения двух остальных полей используется запрос «Возврат изданий в читальных залах».

В некоторых случаях поле Сдано остается пустым (Рис.5). Это означает, что читатель пока не сдал издание (такие читатели выводятся по запросу «Должники-/запрос на выборку» при условии, что установленная библиотекой дата возврата книги давно прошла). Именно по этой таблице строится большинство запросов.

Рис.4 Таблица «Выдача изданий» в режиме конструктора

Рис.5 Таблица «Выдача изданий» в режиме таблицы

Этап 3. Межтабличные связи.Все межтабличные связи в Microsoft Access представлены в схеме данных, которая наглядно отображает все реляционные отношения в базе данных. Схема данных— это носитель структуры всех имеющихся в БД сведений, служащий для обеспечения целостности данных и отображающий взаимосвязь объектов информационной системы.

Схема данных (Рис. 6) придает всей совокупности сведений черты системы, что позволяет компьютеру постоянно обновлять базу данных, когда пользователь вводит новые или удаляет старые записи.В схеме данных используется три типа отношений между таблицами:

- один-к-одному, если одной записи в первой таблице соответствует одна запись во второй, а также если необходимо одну таблицу разбить на несколько частей;

- один-ко-многим, если одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй; этот тип связи встречается чаще других;

- многие-ко-многим, если одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, а одной записи во второй таблице соответствует несколько записей в первой; такая связь осуществляется опосредованно с помощью дополнительной связующей таблицы.

Каждая из связей применяется в зависимости от отношений между информационными объектами. Так, одной библиотеке соответствует несколько отделов, а в каждом отделе может работать несколько библиотекарей, поэтому таблицы соединены связью один-ко-многим.

Связь многие-ко-многим соединяет таблицы Произведения и Издания (в одной книге несколько произведений и одно произведение может быть в нескольких книгах). Отметим также, что для связи со стороны таблицы Издания изменен параметр объединения, поскольку только художественная литература содержит произведения.

Отношения между таблицами Персонал, Читатели и Издания также являются много-многозначными со связующей таблицей Выдача изданий (именно при посещении читателем библиотеки происходит пересечение этих трех информационных объектов). Установление между ними связи один-ко-многим привело бы к нарушению условия нормировки.

Рис.6 Схема данных БД «Библиотечный фонд города»

Этап 4. Создание формФормы в Microsoft Access служат для ввода данных в таблицы. Существуют разные типы форм, которые применяются в зависимости от специфики вводимой информации, особенностей заполняемых таблиц и требований к оформлению (к примеру, необходимость использования ленточной формы, либо формы в один столбец).

Замечание: Все представленные формы созданы в Мастере, а затем отредактированы в конструкторе.

Пример 1. Форма «Библиотеки»На этой форме наглядно показано, как можно заполнять сразу две таблицы (Рис.7). Дополняя базу данных новыми библиотеками, нет необходимости постоянно переключаться между двумя формами, чтобы внести список отделов или просмотреть его.

Рис.7. Форма с подчиненной формой

Пример 2. Форма «Персонал».Эта форма помимо самого списка библиотекарей содержит еще три вычисляемых поля (Рис.8). Данные, содержащиеся в них, постоянно обновляются по мере того, как пользователь вносит новые сведения в форму, поэтому нет необходимости тратить время на построение запросов, чтобы увидеть нужную информацию: она отображается автоматически.

Рис.8. Форма ленточная с вычисляемыми полями

Пример 3. Форма «Издания и произведения»Такая форма (Рис. 9) очень удобна для заполнения таблиц со связью многие-ко-многим. Две связанные таблицы и промежуточная заполняются одновременно

Рис. 9. Общая форма

Пример 4. Форма «Выдача изданий».На этой форме присутствуют вкладки, позволяющие переключаться между различными элементами формы, а также кнопки. Действия, выполняемые при нажатии на кнопку, весьма разнообразны, однако в данном случае кнопки служат для перехода к другим формам. Форма также содержит элемент управления список (на вкладке), на котором отображаются данные из запроса (Рис 10).

Рис.10. Форма ленточная со вкладками, вычисляемыми полями, списком и кнопками

Этап 5. Построение запросов.Помимо других средств обработки данных, Microsoft Access позволяет создавать запросы. Запросы служат для вывода определенных сведений из таблиц, обновления данных, их удаления, создания таблиц, поэтому в зависимости от своего назначения запросы делятся на несколько видов:

1. Запрос на выборку

2. Запрос на обновление

3. Запрос на удаление

4. Запрос на создание таблицы

Кроме того можно выделить запросы с параметром, с вычисляемыми полями, с групповыми операциями и др.

Таким образом, запросы — это основное средство обработки информации в базах данных. Однако стоит отметить, что запросы сами по себе не содержат информации, а берут ее из таблиц, поэтому не всегда удается на их основе создавать вычисляемые поля в формах и отчетах. Тем не менее, они играют важную роль в базах данных, т.к. благодаря ним пользователю не нужно отбирать нужную информацию вручную.

Приведем пример некоторых запросов, содержащихся в нашей базе данных:

Пример1. Запрос «Выработка библиотекарей за месяц»

Запрос первоначально создается в режиме конструктора (Рис 11). Именно здесь конструируется логика запроса. Данный запрос наглядно демонстрирует одновременное применение групповых операций, функций даты/времени и параметра. В результате выводится количество обслуженных читателей за данный месяц (Рис. 12).

Рис 11 Запрос с параметром

Рис.12. Результат выполнения запроса «Данные за январь

Пример2. Запрос «Должники». Каждой библиотеке приходится контролировать своевременный возврат книг и вести учет читателей, задерживающих издания. Поэтому данный запрос имеет большую практическую значимость, несмотря на внешнюю простоту: здесь применяется функция Date() (Рис. 13) для сравнения текущей даты с датой возврата книги (т.е. проверка на то, что книга действительно «просрочена»), затем выбор читателей , не имеющих записи в поле Сдано (т.е. пока не вернувших книгу(Рис.14))

 

Рис.13. Запрос с применением функций на выборку

 

 

Рис.14. Результат выполнения запроса

Пример3. Запрос Возврат изданий в читальных залахПриведем в качестве примера еще один тип запроса — запрос на обновление. Такие запросы служат для замены устаревших данных на новые(Рис.15). Допустим, книги определенного года выпуска следует переместить в другой зал или через определенное время необходимо изменить сведения о стаже работы библиотекарей и т.п.

В данном случае запрос используется для других целей. Дело в том, что для читальных залов поля Дата возврата, Сдано и Дата выдачи из таблицы . полностью совпадают. Поэтому запрос создается для того, чтобы освободить пользователя базой данных от ввода повторяющихся данных: они заносятся автоматически(Рис.16).

 

 

Рис. 15. Конструктор запроса на обновление/

 

 

 

Рис.16. Результат выполнения запроса

Этап 6. Отчеты.Поскольку информация, представленная в таблицах и запросах, неудобна для восприятия, то для печати и просмотра данных используют отчеты. Отчеты таким образом являются важной частью любой базы данных. При этом они никак не изменяют существующие в базе данных сведения, а лишь визуально отображают их в виде правильным образом оформленного документа.

Страница отчета имеет четкую структуру и состоит из заголовка, примечания, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов. Колонтитулы присутствуют на каждой странице. В них чаще всего отображается номер страницы, текущая дата и т.п., примечание помещается только на последнюю страницу: в нем содержатся особые замечания, касающиеся отчета в целом.

При этом на отчет можно помещать те же элементы управления, что и на форму. Они позволяют выводить дополнительную информацию.

Отчеты, содержащиеся в данной базе данных, создаются в мастере отчетов, а затем, при необходимости, редактируются в режиме конструктора.

Пример 1. Отчет «Должники». В этом отчете выводится список читателей, не сдавших книги вовремя (Рис17). Эта информация очень важна для любой библиотеки, поскольку она позволяет контролировать сохранность изданий и пресекать любые задержки возврата книг. В конце отчета выводится общее число должников.

Должников - 2

 

Рис.17 Отчет по запросу «Должники»

 

Этап 7. Создание кнопочной формы.Хотя интерфейс Microsoft Access на первый взгляд кажется весьма удобным в использовании, в больших базах данных работать с ним становится затруднительно. Кроме того, в большинстве баз данных всегда есть запросы, таблицы и формы, не представляющие особенный интерес[2]. Таким образом, в большинстве баз данных необходим объект, позволяющий быстро переходить к ее наиболее важным разделам и совершать определенные действия.

Таким средством управления БД является кнопочная форма, которую можно создать с помощью Диспетчера. Она состоит из одной главной и нескольких подчиненных страниц, каждая из которых имеет свою функцию, связанную с совершением тех или иных действий: просмотром отчетов, выполнением запросов, редактированием таблиц, выходом из приложения.

Создание или редактирование кнопочной формы осуществляется по команде:

Сервис —> Служебные программы —> Диспетчер кнопочных форм

В результате открывается окно, в котором можно создавать или редактировать страницы кнопочной формы[3].

 

В данной курсовой работе присутствуют следующие страницы кнопочной формы:

 

 

При создании страницы сначала надо ввести ее имя

…

 

…а затем с помощью кнопки Изменить… перейти к следующему окну, в котором можно добавить на страницу новые элементы (с помощью уже другой кнопки Создать…).

 

 

 

В результате получается список элементов.

 

Аналогично создаются другие страницы кнопочной формы.

При этом созданную с помощью диспетчера кнопочную форму можно отредактировать в конструкторе (добавить элементы управления, изменить макет и т.п.)

Готовая кнопочная форма:

 

От главной страницы можно перейти к остальным страницам базы данных. Например, к странице, позволяющей открывать формы для добавления записей: