Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Облачные технологии и их возможности в сфере автоматизации документооборота




Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.

Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.

Функциональные особенности облачной СЭД:

· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.

· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.

· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.

· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна

· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам

Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.

Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.

Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.

 

Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»

Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.

Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.

Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.

Вот некоторые возможности этого решения:

· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.

· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.

· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.

· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.

· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.

· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.

· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.

· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.

Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.

Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).

Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.

При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.

Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.

При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.

Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.

 

Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».

Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:

· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;

В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).

Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

 

· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;

 

 

· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;

· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;

· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.

В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.

Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.

По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.

Для индивидуальных пользователей и организаций:

  Стоимость одной лицензии, руб Количество лицензий, шт Итоговая цена, руб
Документооборот ИС aviscloud S
Документооборот ИС aviscloud E

 

Для студентов и преподавателей:

  Стоимость одной лицензии, руб Количество лицензий, шт Итоговая цена, руб
ДокументооборотИСaviscloud SharepointServerStandard
ДокументооборотИСaviscloud Sharepoint Server Enterprise

 

Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.

Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:

1. Конфиденциальность

1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.

1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.

1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.

2. Защита информации

1.

2.

2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.

2.2. Комплексная защита информационных потоков.

2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.

2.4. Гибкая защита от спама.

3. Надежность

1.

2.

3.

3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.

3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.

3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.

3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.

Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.

Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:

ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.

ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.

ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).

ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.

 

Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 374; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав


<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Для зручного розглядання відмінностей в властивостях розповсюдження р/хвиль, діапазон частот поділений на ділянки. | Возникновение христианства как духовная революция античного общества. Трансформация христианства в эпоху поздней Римской империи.
lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты