Классификация документов и документной информации

1. Определение понятия «классификация документов».

2. Классификация документов.

3. Классификаторы, применяемы в ДОУ.

1. Класссификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.

2. По способу фиксацииинформации (технике воспроизведения) документы делятся на письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемы документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.

По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организацийс однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разарбатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная частьтекста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, тк.к их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на общие и специальные (плановые, учктные, денежно-расчетная документация).

По степени гластности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких эекземплярах называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.

Копия – это множество. Различают следующие виды копий:

Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).

Отпуск службеного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.

Кратные копиии – копии с копии. Двукратные копии –это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.

Появление нововой техники воспроизведения (размножения ) привела к появлению автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной окпией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками. Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.

Существуют также такие виды копий как фотокопии и световые копии. Их отличительная черта – точное воспроизведение подлинника.

По способу заверения копии подразделятются на:

официально завернные;

простые заверенные;

нотариально заверенные;

незавернные.

Официально завернная копия –когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простая заверенные копия – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).

Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.

Незаверенная копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

По юридической силе копии делятся на:

дубликаты;

дипломатические копии.

Дубликат – это копия, которая имеет юридческую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может имет отклонения от него.

Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:

постоянного срока хранения;

временного скрока хранения свыше 10 лет;

временного скрока хранения до 10 лет.

По форме документы делятся на:

определенной формы;

произвольной формы.

По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.

По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.

По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.

По видам деятельности документы делятся на огранизационные, распорядительные и информационно-справочные.

По степени обязательности различают директвные и информативные. Директивные документы – это документы которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.

3. В ДОУ для того, чтобы правильно организовать основные этапы работы с документами, применяют различные классификаторы. Наиболее важными и распространенными из них являются:

- номенклатура дел – перечень заголовков дел, заводимых в организации;

- классификатор структурных подразделений с присвоенными им порядковыми номерами.Данный классификатор разрабатывается на основе организационных документов учреждения: устава (положения), утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру и штаты для группы однородных огранизаций (школ, вузоы, управлений соцзащиты, центров соцпомощи). В данном классификаторе первой всегда указывается СДОУ (индекс 01), а затем указываются стурктурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. В этот классификатор могут включаться и общественные организации (например, профсоюз). Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов) и «Резолюция».

Классификатор структурных подразделений используется при составлении НД организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения.

Классификаторы помимо классификации документов и документной информации являются основой для построения ИПС. Наибольшее распространение там находят следующие классификаторы:

- классификатор названий документов (видов документов). Он разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации. Причем здесь отражаются не только создаваемые ею документы, но и получаемые. Данный классификатор используется такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». На основе данного классификатора разрабатываются различные перечни: «Перечень документов с указанием сроков исполнения», «Перечень документов, не подлежащих регистрации», номенклатура дел, «Перечень документов с указанием сроков хранения», «Перечень документов, подлежащих передаче на госхранение» и др.

Последние два перечня могут использоваться при заполнении такого реквизита РКК, как «Отметка об исполнении документа», указывая на адрес хранения документа.

- классификатор корреспондентов, разрабатываемый на основе перечня организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана своей деятельностью. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организациии уровня в системе управления.

- классификатор вопросов деятельности организации – представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Разрабатывается на основе ОРД, содержащих сведения о функциях, правах и обязанностях. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание». Этот классификатор используется и на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

- Классификатор исполнителей – представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, а также фамилий заместителей руководителей. Указываются в том же порядке, что и в классификаторе структурных подразделений.

Для построения вышеназванных классификаторов в Республике Беларусь используются следующие общегосударственные классификаторы:

ОКРБ 004-2001 Органы государственной влсати и управления,

ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели,

ОКРБ 010-95 Унифицированные документы.