Тема 10 : Узагальнення і реалізація результатів контролю фінансово – господарської діяльності підприємств

Відповідальні особи дають письмові пояснення в разі заперечень або зауважень за фактами порушень чи зловживань, викладених в акті ревізії.

За результатами відомчих перевірок, що проводяться вищестоящими організаціями, складається доповідна записка, яка подається керівнику, від імені якого проводила­ся ревізія, а копія — керівнику підприємства, де було здійснено ревізію.

Для відображення фактів одно­рідних порушень оформлюють нагромаджувальними відомостями. Цифровий матеріал ревізії узагальнюється в ана­літичних таблицях, розрахунках, схемах, рисунках, графіках тощо.

2. Побудова акта комплексної ревізії та вимоги, які до нього висуваються.

Результати перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства оформлюються Актом ревізії, який підписується керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером підприємства, що перевіряється.

Результати перевірки можуть оформлюватися і довідкою, але у всіх випадках виявлення порушень діючих законодавчих та нормативних актів, зловживань, приписок, при вагомих недоліках щодо ведення обліку та звітності, коли державі були нанесені збитки складається Акт ревізії, а не довідка. Один примірник акту ревізії або перевірки надається керівникові підприємства, що перевіряється під розписку на першому примірнику цього документа.

Всі факти в акті ревізії викладаються таким чином, щоб по кожному з них можна було мати документально підтвердженні відповіді на наступні запитання:

- що порушено (інструкція, стандарт, наказ, постанова тощо, з посиланням на пункт, параграф і зміст порушення);

- хто порушив (із зазначенням посадових або матеріально- відповідальних осіб);

- час порушення;

- спосіб порушення;

- чим викликано порушення (причини і умови, які сприяли порушенню);

- розмір нанесеного збитку.

При складанні акту ревізії дотримуються наступної його структури:

Розділ I.Вступна частина. Містить загальні дані, необхідні для осіб, які

користуються актом. Тут зазначаються найменування і підпорядкованість підприємства, що ревізується, склад ревізійної групи (бригади), на основі якого документу проведена ревізія, за який період, прізвище та ініціали керівника та головного бухгалтера підприємства, що ревізується, тривалість їх роботи, на яких ділянках діяльності підприємства проведена суцільна перевірка документів і операцій, а на яких - вибіркова, ким і за який період

проведена попередня ревізія.

Розділ II.Висвітлюються результати перевірки виконання вказівок та пропозицій за матеріалами попередньої ревізії. Тут наводяться факти невиконання пропозицій за результатами попередньої ревізії із зазначенням, через чию вину та за яких причин це було допущено.

Розділ III. Викладається коротка характеристика результатів виконання основних показників бізнес-плану. Перевірка не повинна обмежуватися встановленням фактичного виконання планових показників, а повинна супроводжуватися поглибленим вивченням підсумків роботи та встановленням причин, що призвели до тих чи інших недоліків в роботі, порушень та зловживань.

Розділ IV. Відображаються результати перевірки документів та операцій за їх видами: виробничі, постачальницько-збутові, грошові, розрахункові тощо. Першими описують найбільш значні, характерні факти порушень та зловживань. В кожній частині цього розділу акта ревізії викладаються результати перевірки цінностей у матеріально відповідальних осіб. Такі перевірки оформлюються проміжними актами.

Розділ V. Зазначаються недоліки в роботі підприємства, що ревізується, пов'язані з марнотратством, крадіжками та недостачами. Тут конкретно наводиться суть виявлених недоліків: незадовільний підбір кадрів матеріально відповідальних працівників; відсутність контролю за їх роботою, недотримання термінів та порядку контрольних інвентаризацій; несвоєчасне стягнення шкоди заподіяної розтратами, крадіжками; незадовільна організація охорони та пропускної системи тощо.

Розділ VI. Описуються відхилення від нормального стану обліку, порушення встановлених правил обліку та діючих стандартів, факти недоброякісності документів та звітності тощо, але акт не нагромаджується детальним описом організації та ведення обліку.

Розділ VII.Викладаються результати перевірки спеціального завдання ревізору.

При наявності незгоди щодо змісту акту ревізії керівник, головний бухгалтер, які його підписують роблять свої помітки перед своїми підписами та не пізніше ніж через 5 днів з дня підписання акту надають письмові пояснення з даного приводу. В процесі складання акта ревізії ревізори також беруть пояснення від інших посадових осіб, які спричинили порушення та зловживання.

Сутність причин та фактів, викладених в поясненнях посадових осіб ревізори детально перевіряють і в 15 денний строк надають по ним письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного підрозділу.

При відмові посадових осіб від підписання акту або довідки по результатам ревізії або перевірки службові особи контрольно-ревізійного підрозділу (т.б. ревізори) підтверджують цей факт відповідним актом.

По результатам ревізії або перевірки діяльності підприємства ревізори інформують вищі органи управління та відповідні органи державної влади, а у випадках необхідності матеріали ревізії передаються до правоохоронних органів.

Результати ревізії викладаються в акті на підставі перевірених даних та фактів, які отримані з оригіналів документів підприємства, а також, на підставі даних про результати проведених зустрічних перевірок, результати інвентарізації, контрольних замірів і контрольних запусків сировини та матеріалів, аналізів сировини, матеріалів та готової продукції.

При складанні акта ревізії повинна бути дотримана об’єктивність, ясність описання виявлених фактів і даних. Не дозволяється включення до акту ревізії різного роду висновків, пропозицій та непідтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність підприємства, а також даних із слідчих матеріалів та інформації із свідоцтв посадових осіб, які надають свідчення слідчим органам. У акті ревізії ревізор не може кваліфікувати та оцінювати діі посадових осіб, т.б. використовувати термінологією “вкрав засоби”, “злочинець”, “шахрай”, “перевищив службові обов’язки”.

У акті ревізії необхідно вказати, які господарські та фінансові операції, а також документи були перевірені, за який період та яким способом.

3. Реалізація матеріалів ревізії.

Реалізація матеріалів ревізії та перевірок здійснюється на підставі Закону України “Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні” затвердженого КМУ від 26.01.93 року №2939.

Взагалі, реалізація матеріалів ревізії - це завершальний етап. Від цього, безпосередньо залежить ефективність ревізій, які проводяться. Ревізія може виявити значні порушення і зловживання з боку керівників підприємств, інших посадових і матеріально-відповідальних осіб, або незначні порушення та упущення в господарській діяльності.

В залежності від характеру виявлених фактів застосовується наступні форми реалізації ревізійних матеріалів:

1) усунення виявлених недоліків і стягнення завданої шкоди підприємству в ході ревізії;

2) усунення виявлених недоліків і стягнення завданої шкоди після проведення ревізії органом, який її призначив.

Керівник ревізійної групи по завершенню ревізії або перевірки готовить лист на ім’я керівника перевіряємого підприємства з переліком обов’язкових до виконання вказівок, який передається підприємству за підписом керівника контрольно-ревізійного органу. Керівник підприємства по матеріалам ревізіі проводить збори трудового колективу або виробничу раду та видає наказ (копія даного наказу передається в КРВ). Якщо встановлено значні порушення в виробничій і фінансовій діяльності підприємства, то на винних осіб покладаються адміністративні стягнення або матеріали передаються до правоохоронних органів. При наявності адміністративного правопорушення та встановлення вини особи в його здійснені виникає потреба оформлення протоколу про адміністративне правопорушення ( даний документ складається під час проведення ревізії, або на наступний день після її закінчення). Протокол підписує ревізор, який його слав та винна особа. Якщо винна особа відмовилася від підписання протоколу, то у ньому робиться відповідний запис: “з протоколом ознайомлений, від підпису відмовився”, який повинен завірити своїм підписом ревізор. Оформлений протокол разом з матеріалами ревізії та довідкою про заробітну плату винної особи за останні 3 місяця, протягом 5 днів передається до КРУ головному юрисконсульту. Строки погашення адміністративних стягнень передбачено Кодексом України “Про адміністративні правопорушення”. Адміністративне стягнення може бути викладене не пізніше ніж через 12 місяців з дня здійснення порушення. Не пізніше ніж через один місяць після закінчення ревізії підприємство надає в КРВ довідку про виправлення встановлених порушень. Достовірність наданої інформації перевіряє один з членів ревізійної групи.

З метою підвищення ефективності ревізій і інвентаризацій не слід одним і тим самим ревізорам й інвентаризаторам доручати перевірку в тих само організаціях і підприємствах.

Прийняття рішення за матеріалами ревізії є заключною стадією перевірки, але не останньою - необхідно встановити контроль за виконанням прийнятого рішення. Від нього залежить ефективність проведеної ревізії. Тут застосовуються такі форми контролю:

виїзд ревізора на місце для перевірки виконання пропозицій за результатами ревізії. Якщо пропозиції виконані, складається службова записка, а якщо ні – акт. Контроль за виконанням результатів ревізії може здійснюватись без спеціального виїзду ревізора на підприємство, а перевірити виконання рішень ревізії, при наступній плановій ревізії.

4. Оцінка стану ревізійної роботи в контрольно-ревізійному відділку

Результати ревізійної роботи характеризуються слідуючими показниками:

1. кількість ревізорів;

2. кількість запланованих ревізій та перевірок;

3. кількість фактично проведених ревізій та перевірок і їх результат, який відображається у “звіті про виконані ревізії” .

Але цих даних не досить для повної характеристики стану контрольно-ревізійної роботи, тому в економічній літературі пропонується оцінювати стан контрольно-ревізійної роботи в КВВ за допомогою наступних показників:

- кількість ревізій, проведених одним ревізором;

- кількість виявлених фактів порушень та зловживань;

- тривалість та повторюваність ревізій;

- розмір встановленого матеріального збитку;

- ступінь відшкодування матеріального збитку.

При оцінці контрольно-ревізійної роботи ці показники розглядаються у комплексі. Тому, вагоме значення для організації та покращення контрольно-ревізійної роботи відіграє забезпечення комплексності ревізії. Але на практиці не всі ревізії проводяться комплексно. Крім того, негативними сторонами при ревізії є наступне:

- часто ревізори при проведені ревізії користуються типовими програмами, не враховуючи особливостей ревізуємих підприємств;

- обмежено використовуються ревізорами методи економічного аналізу ;

- не завжди приділяється увага контролю якості автоматизації обробки інформації;

- нерідко ревізори не з’ясовують всіх наслідків встановлених порушень та недоліків, а обмежуються лише посиланнями на них.

Значна кількість недоліків в роботі ревізорів допускається при складанні додатків до акту ревізії, які носять інформаційний характер, але при цьому не зазначається на підставі яких документів були складені додатки. Такі факти перешкоджають перевірці достовірності даних, які відображені в додатках.

Після закінчення ревізії ревізори не завжди надають допомогу ревізуємому підприємству щодо розробки заходів, спрямованих на усунення виявлених під час перевірки недоліків та порушень.

В загальному вигляді ефективність проведених ревізій можна представити як співвідношення правильно і неправильно проведених ревізій. Використання такого показника вимагає здійснення ретельної перевірки та оцінки кожного акта ревізії виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств.

Основними напрямками удосконалення контрольно-ревізійної роботи є:

1. покращення структури та організації діяльності контрольно-ревізійного підрозділу;

2. забезпечення ревізорів технічними засобами опрацювання інформації ;

3. удосконалення методики проведення ревізії (т.б. розробка відповідних інструктивних матеріалів);

4. застосування обчислювальної техніки в процесі ревізії;

5. підвищення інформативності перевіряємих документів.