Нормативно-правовая и нормативно-методическая база кадрового делопроизводства

Законодательство Российской Федерации - основа регламентации работы с кадровой документацией

Кадровая документация является неотъемлемой частью унифицированной системы документации. Поэтому работа с ней подчиняется общепринятым законам и нормам.

В настоящее время все большее количество норм документирования основываются на законодательном регулировании. О повыше­нии статуса документов по личному составу (кадровых документов) в нашей стране свидетельствует закрепление термина «документы по личному составу» в законодательном акте[1].

Законодательные и нормативные документы, определяющие порядок работы с кадровой документацией, представляют собой четырехуровневую систему. Федеральные законы, законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ относятся к документам первого уровня.

К документам второго уровня относятся законы и нормативные правовые акты субъекта Федерации. На третьем уровня находятся нормативные акты отдельных министерств и ведомств по вопросам ведения кадровых документов. На четвертом уровне – локальные нормативные акты организаций, разрабатываемые на основе документов первых трех уровней и собственной практики. Подробнее остановимся на каждом из перечисленных уровнях.

Нормативно-правовая и нормативно-методическая база кадрового делопроизводства

Современное кадровое делопроизводство базируется на федеральных законах и законах субъектов Федерации, описывающих общие нормы работы с документами, федеральных законах, регулирующих трудовые отношения и подзаконных актах.

В числе законодательных актов, определяющих общие нормы составления и оформления документов, - Закон РФ от 25.10.1991г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»[2]. Согласно ст. 16 этого Закона официальное делопроизводство в государственных органах РФ, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.[3]

Этот закон имеет принципиальное значение для работы служб, ведущих кадровую документацию. Поскольку, руководствуясь законодательством, работники кадровых отделов имеют право не принять от работника трудовую книжку, справку или иные документы, если они оформлены на языках союзных республик или субъектов РФ. В этом случае помимо подлинника документа работник должен представить заверенный нотариусом перевод данного документа[4].

Работники кадровых служб ежедневно имеют дело с информацией о гражданах – работниках организаций или граждан – соискателей вакансий. В связи с этим, необходимо иметь четкое представление о мере ответственности за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах. Поэтому особую актуальность приобретает Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» следует руководствоваться кадровым работникам при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

В федеральном законе «О персональных данных» рассматриваются принципы и условия обработки документированной информации, составляющей персональные данные[5]. Закон установил критерии законности действий, связанных с обработкой персональных данных, а также пределы ограничения прав физических лиц – субъектов персональных данных в связи с обеспечением общественных интересов, безопасности государства и общества[6].

Согласно закону персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации. Перечни персональных данных, получаемых и собираемых государственными и негосударственными организациями, устанавливаются на уровне федерального закона. Состав персональных данных, получаемых юридическим лицом, закрепляется в соответствии со ст. 87 Трудового Кодекса (ТК) РФ внутренним локальным нормативным актом организации – Положением о хранении и защите персональных данных.

В соответствии со ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях[7] нарушение установленного законом порядка работы с персональными данными влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда (далее МРОП); на юридических лиц – от пятидесяти до ста МРОП.

Таким образом, закон «О персональных данных» имеет принципиальное значение при обеспечении сохранности информации о работниках организации, им регулируются и меры ответственности за разглашение персональных данных работников.

Об обязательности документирования говорится в ряде законодательных актов. Так, в ст. 47 Гражданского кодекса РФ(далее – ГК РФ) устанавливается обязательность документирования. Государственной регистрации подлежат следующие актов гражданского состояния: рождения, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения, установления отцовства, перемены имени, смерти гражданина. В этой же статье указывается, что регистрация актов гражданского состояния производится путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей.

Руководствуясь данной статьей, работники кадровых служб обязаны все сведения о гражданском состоянии работников организации получать только из документов, выданных органами записи актов гражданского состояния. Органы записи актов гражданского состояния осуществляют исправления и изменения актов гражданского состояния. Отсюда следует, что кадровый работник не вправе вносить какие-либо исправления и подчистки в документы, касающиеся гражданского состояния работника.

Персоналу кадровых служб должны быть известны и положения, определенные Федеральным законом от 29.07. 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»[8]. В статье 5 этого закона приведен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну[9]. Среди них названы сведения о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в т.ч. об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, а также о наличии свободных рабочих мест. Таким образом, указанные выше сведения должны предоставляться органам государственной власти, иным государственным органам и органам местного самоуправления без ограничений.

Законом «О коммерческой тайне» регламентируется так же поведение работодателя и работников по охране конфиденциальности информации[10] в рамках трудовых отношений. Например, работодатель обязан ознакомить Работника под расписку с установленным режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение[11]. Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученную в рамках трудовых отношений, является работодатель. Доступ к ней определяется трудовым договором.

Следовательно, Закон «О коммерческой тайне» определяет обязанности работодателя и работника по охране конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, а также определяет порядок регулирования этих отношений.

Важнейшее значение для работника кадровых служб имеет Трудовой кодекс Российской Федерации[12].

Если рассматривать Трудовой Кодекс с точки зрения закрепления требований к кадровой документации, то следует отметить, что он содержит нормы, которые условно можно разделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы[13].

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность разработки и применении для регулирования трудовых отношений организации со своими работниками ряда локальных правовых актов: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков положения об использовании и защите персональных данных и др.

В Трудовом кодексе РФ определены документы, которые необходимы при приеме, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания работников. Часть этих документов давно и повсеместно используется (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); создание и условия некоторых регламентированы впервые (уведомления).

Для юридически грамотного ведения кадровой документации особое значение имеет ст. 14 ТК РФ, которая устанавливает порядок исчисления сроков, связанных с возникновением и прекращением трудовых отношений.

Кроме этого, Трудовым Кодексом регулируются и конкретные сроки подготовки таких кадровых документов, как: приказ о приме на работу (ст. 68); приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193); сроки выдачи копий документов, связанных с работой (ст.62); предупреждения работника об увольнении (ст. 79, 80) и др. Таким образом, в работе с кадровой документацией дата составления документа влияет на законность принятия многих управленческих решений.

Трудовой кодекс РФ предусматривает и ряд новых обязанностей работодателя, связанных с личными документами работника. Среди них следует отметить: выдачу работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62); оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65); разработку локального нормативного акта, который устанавливает порядок передачи персональных данных работников в пределах организации и ознакомление с ним работников (ст.88); составление, ведение графика отпусков и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123). Введенные Кодексом, эти нормы становятся обязательными для организации всех организационно-правовых форм и форм собственности. Реализовывать их должны кадровые службы, что приводит к расширению состава их функций.

Таким образом, ТК РФ изменил многие нормы документирования – во первых, ввел новые нормы, которые направлены на усиление правовой значимости документов, создаваемых в процессах установления трудовых правоотношений, учета личного состава, движения кадров. Во вторых, расширил круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку, ряд документов принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников. Все это говорит о том, что Трудовой кодекс в большей мере защищает права работников и закрепляет эти права в целях недопущения их нарушения.

Регулирование отношений, связанных с гражданской службой, осуществляется на основе ряда федеральных законов.

27 мая 2003 г. был принят Федеральный закон № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации». Согласно этому закону под гражданской службой следует понимать «… профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, субъектов Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации»[14]. В соответствии с Законом государственная служба включает в себя: государственную гражданскую, военную, правоохранительную службу.

Статья 12 Закона регламентирует общий порядок поступления на государственную службу, её прохождения и прекращения.

Порядок исчисления стажа (общей продолжительности) государственной службы устанавливается ст. 14 Закона. Персональные данные государственных служащих вносятся в учетные документы. Форма и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственных служащих, определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. Этот закон заложил основы выделения граждан - государственных служащих в отдельную категорию работников.

Ведение личного дела государственного служащего регулируется Указом Президента РФ от 01. 06. 1998 г. № 640 [15], в котором установлено, что личные дела ведутся кадровыми службами соответствующих государственных органов, а также предусмотрены конфиденциальность сведений, включенных в личные дела, состав документов дела, сроки их хранения.

В развитие закона «О системе государственной службы Российской Федерации» был принят Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», который установил правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы РФ.

Предметом регулирования Закона являются отношения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу РФ, ее прохождением и прекращением, а также с определением правового положения (статуса) федерального государственного гражданского служащего и государственного гражданского служащего субъекта РФ. В связи с этим, закон предусмотрел правила оформления документов, с помощью которых документируются поступление на службу, ее прохождение и прекращение. В соответствии с законом основным документом, регламентирующим трудовые отношения государственного служащего с нанимателем, является контракт. Закон определяет содержание служебного контракта, порядок его заключения, изменения и расторжения. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом РФ.

Статья 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» устанавливает правила работы кадровой службы государственного органа по обработке, хранению и передаче персональных данных гражданского служащего и порядок формирования его личного дела.

Законом определен и порядок проведения аттестации государственных служащих, состав документов, которые при этом являются обязательными. Были введены многие нормы гражданской службы, например, такие, как взаимосвязь гражданской службы и муниципальной службы (ст. 7), классификацию должностей гражданской службы и подразделение должностей гражданской службы на категории и группы (ст. 9), основные права и обязанности гражданского служащего (ст. 14, 15), ограничения, связанные с гражданской службой (ст. 16), а также квалификационные требования к должностям гражданской службы (ст. 12).

Таким образом, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» является основным законодательным актом, устанавливающим отношения, связанные с гражданской службой. Для кадровых служб именно он определяет работу с кадровыми документами государственных служащих.

В ряде федеральных законов, регламентирующих деятельность организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности[16], наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации этих организаций, значительное внимание уделяется порядку документирования их деятельности, правилам ведения тех или иных документов.

В законодательной базе установлены такие нормы, как порядок назначения руководителей, их компетенция, состав должностных лиц, являющихся руководством. Кадровые службы действуют сообразно с соответствующими законами при документировании трудовых отношений с такими должностными руководящими лицами, как директор (генеральный директор), главный бухгалтер, в частности при оформлении их приема, перевода, увольнения.

Поэтому, перечисленные законодательные акты должны быть детально изучены работниками кадровых служб, которые ведут учет личного состава организаций, где работают эти категории служащих.

Российское законодательство в сфере трудовых отношений устанавливает единые правила работы с одним важнейшим кадровым документом - трудовой книжкой.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В настоящее время действуют два нормативных документа, определяющие порядок работы с трудовыми книжками.

Постановлением Правительства РФ в 2003 г. введена новая форма трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек[17]. Правила содержат общие нормы оформления трудовых книжек, внесения в нее записей о работе, порядок исправления ошибочных записей, выдачи дубликата и вкладыша трудовой книжки. Кроме того, Правилами установлен порядок учета бланков трудовой книжки в организациях и трудовых книжек работников.

Вторым нормативным документом, разработанным Минтрудом России в 2003 г., является Инструкция по заполнению трудовых книжек[18], с введением которой утратила силу инструкция, действовавшая с 1974 года[19].

Новая Инструкция описывает порядок работы с трудовыми книжками в соответствие с нормами трудового права РФ. Инструкция регулирует особенности внесения записей о работе, увольнении, награждении, связанные с различными правовыми основаниями, а также особенности оформления дубликата трудовой книжки. В неё включены формы учетных книг (журналов), предназначенных для регистрации выдаваемых и принятых на хранение трудовых книжек.

Так как сотрудники кадровых служб несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность, им необходимо досконально изучить эти нормативные документы.

При документировании трудовых отношений иностранных граждан, кадровые службы руководствуются федеральным законодательством и нормативными актами РФ, которые, определяя порядок трудовых отношений с иностранными гражданами, устанавливают и состав документов, которыми оформляется работа таких граждан.

Основным законодательным актом, определяющим правовой статус иностранцев в России, является Федеральный закон от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ (в ред. от 02.11.2004 г.) «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»[20]. Работодатель иностранного гражданина (физическое или юридическое лицо) должен получить разрешение на привлечение и использование труда иностранцев. Постановлением Правительства РФ[21]и Положением о привлечении и использовании иностранной рабочей силы в Российской Федерации[22] установлены порядок и условия выдачи разрешения работодателю и разрешения иностранному гражданину на работу. На основе этих документов заключается трудовой договор с каждым иностранным гражданином, сведения о котором передаются в Федеральную миграционную службу МВД России. Данный закон имеет важное значение для кадровых работников поскольку именно им необходимо руководствоваться в первую очередь при оформлении трудовых отношений с иностранным работником.

Кроме того, в ряде законодательных актах закреплены нормы оформления трудовых отношений с различными категориями работников, например, гражданских служащих, иностранных граждан, определен также порядок проведения контроля за исполнением этих норм.

Так, Закон РФ 08.08. 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок.

Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

Большое внимание законодательством уделяется сфера регламентации хранения документов, в т.ч. сохранности документов по личному составу, так как они имеют длительный срок хранения в силу своей значимости для каждого человека.

Так, Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[23] регулирует организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций, независимо от их форм собственности.

Важно отметить, что в Закон включены определения понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. К ним относятся такие термины как «архивный документ», «временное и постоянное хранение документов», «архив организации», «муниципальный и государственный архивы», «депозитарное хранение» и др. Кроме того, в этом Законе впервые дано определение документов по личному составу[24].

Закон определил так же полномочия РФ и субъектов Федерации в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности. В закон включено положение, согласно которому государственные и частные организации обязаны соблюдать действующие правила хранения документов, т.е. их отбор, подготовку к архивному хранению, упорядочивание архивных документов[25].

Особо следует подчеркнуть то, что в законе четко прописаны необходимость соблюдения действующих правил хранения документов по личному составу. Тем самым было ликвидировано положение, которое существовало в 1990-е гг., когда кадровые службы многих негосударственных организаций игнорировали действующие правила формирования, хранения, экспертизы документов, ссылаясь при этом на свое право собственности и, следовательно, полную свободу в выборе формы и порядка хранения документов.

Отсутствие законодательной базы, обусловленной целым комплексом причин, явилось серьезным препятствием получения гражданами необходимой информации по документам по личному составу, например для установления трудового стажа.

Закон «Об архивном деле в РФ» предусматривает и создание архивов организаций, а также порядок передачи документов этих архивов на дальнейшее хранение в случаях ликвидации (банкротства), реорганизации, присоединения организаций – собственников архивных документов. Это необходимо для обеспечения сохранности документов по личному составу.

Следует отметить, что целым рядом ранее вышедших законодательных актов РФ установлены обязательность и порядок хранения документов. Так, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 27.07.2006 г. № 146-ФЗ), ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004 г., ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 г. № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 08.12.2003 г.) определяют обязанности обществ и предприятий по хранению документов, их состав.

Законами установлены перечни документов, которые обязаны сохранить в этих организациях, в их число включена и документация по личному составу. Были прописаны как обязательность хранения документов обществ и предприятий по месту нахождения их исполнительного органа, так и обязательность передачи документов на государственное хранение. При этом за упорядочивание документов отвечает организация-собственник, которая обязана проводить работу по сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

Отдельным нормативным правовым актом установлены правила хранения документов акционерных обществ. Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ[26] установило обязательные нормы хранения документов акционерных обществ до их сдачи в архив, порядок оформления перед сдачей в архив и порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Подверглись строгой законодательной регламентации и вопросы хранения документов на уровне субъектов Федерации. Регламентирование осуществляется или в форме закона субъекта Федерации, или нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами, которые устанавливают общие правила хранения документов организаций различных организационно-правовых форм или только правила хранения документов по личному составу. Например, постановлением Губернатора Саратовской области от 28 ноября 2000 г. № 463 «Об улучшении организации хранения документов по личному составу» (в ред. Постановления Губернатора Саратовской области от 27.09.2005 г. № 236) предусмотрена обязанность государственных унитарных предприятий и учреждений области включать в свои учредительные документы положения, связанные с хранением архивных документов. А именно, учредительные документы должны содержать условия и порядок своевременной передачи документов по личному составу на хранение в установленном порядке при ликвидации юридического лица, а так же ответственность за обеспечение учета и сохранности архивных документов.

Действующие законы и нормативные правовые акты субъектов Федерации разработаны на базе федерального законодательства и являются основой проведения работ по хранению кадровой документации в соответствующем регионе.

Кроме того, предусмотрена и ответственность за нарушение работ по хранению кадровой документации: нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех МРОТ; на должностных лиц – от трех до пяти МРОТ[27].

Между тем пока законодательную и нормативно-методическую базу кадрового делопроизводства еще невозможно рассматривать как комплексную. В то же время необходимо отметить, что в настоящее время большинство разрабатываемых нормативных и методических документов предназначены не только для государственных органов, как это было раньше, но и для коммерческих и общественных организаций.

Освещение законодательной и нормативно-правовой базы регламентации кадрового делопроизводства не является полной без анализа состава нормативно-методических актов, являющихся составной частью трудовых правоотношений.

Поэтому документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы, кроме законодательных и нормативных правовых актов, основывается на целом ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия.

Начиная с 1970-х гг. ведется работа по регламентации, как правил составления и оформления документов (документирования), так и непосредственно делопроизводства. Она осуществляется в нескольких направлениях: стандартизация и унификация документов по личному составу; разработка нормативно-методических документов по делопроизводству и хранению; организация работы кадровой службы, установление нормативов времени на работу по учету кадров.

В связи с этим, нормативно-методические документы можно условно разделить на несколько групп:

1) нормативы по документированию, делопроизводству и хранению документов;

2) классификаторы технико-экономической информации;

3) нормативы по организации работы кадровых служб[28].

Действующие нормативно-методические документы, составляющие первую группу, являются разработками органов руководства архивным делом – Росархива (ранее – Главархива СССР). Поскольку архивные органы долгое время осуществляли общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, были созданы: общая технология делопроизводства, система хранения документов в делопроизводстве и архиве организации, установлены нормативные сроки хранения документов[29].

В области документирования архивное ведомство практически является основным разработчиком всех ныне известных правил составления и оформления документов, а также государственных стандартов на систему организационно-распорядительной документации.

Общая технология делопроизводства отражена в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).[30] Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Она включает в себя две составные части – общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно- распорядительных документов.

Одна из целей создания системы состоит в сокращении количества и повышении качества документов. В нормативной части ГСДОУ определены: порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа; оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; порядок проведения экспертизы ценности документов; подготовка документов для сдачи в архив[31].

Основные положения системы являются единственным в стране нормативом межотраслевого действия, в котором комплексно определены базовые элементы технологии делопроизводства. Несмотря на то, что ГСДОУ разрабатывалась в 1980-е гг. и ряд ее положений устарело, базовые элементы делопроизводства - как общие правила организации документооборота и движения документов, заложенные принципы контроля за исполнением документов, ведения справочно-информационной работы не потеряли свою актуальность и остались неизменными, как для организации административного, так и для кадрового делопроизводства.

Основываясь на основных принципах работы с документами, прописанными в системе ГСДОУ, предприятия могут использовать для организации работы с документами Типовую инструкцию по делопроизводству, содержащую ряд правил по созданию системы делопроизводства, в которой применяется электронная почта, факсимильные сообщения, электронные базы данных.[32]

Общие правила составления и оформления документов с начала 1970-х гг. закрепляются в стандартах на систему организационно-распорядительной документации[33]. В состав этой системы входят документы, создаваемые в любой организации: положения, инструкции, приказы, протоколы, акты, распоряжения, письма, справки и др.

Для работников кадровых служб необходимо знание современных стандартов, так как со временем в них вносятся изменения и дополнения, связанные, прежде всего с постоянно меняющимся законодательством.

Действующая в настоящее время редакция стандарта[34] устанавливает требования к составу и расположению реквизитов, порядок разработки бланков документов, порядок оформления реквизитов, требования к тексту отдельных видов документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является составной частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации и содержит в себе основу унификации документов этой системы. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Стандарт распространяется на все организационно - распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают и сотрудники кадровой службы.

Кроме того, с 1 июля 2007 г. введен в действие ещё один стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[35]. Стандарт носит рекомендательный характер и его действие распространяется на документы всех форматов и на всех носителях.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, что особенно важно, так как все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления, ранее были адресованы исключительно государственным органам. Кроме этого, стандарт четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций, а также закрепляет принципы ответственности сотрудников организации[36]. В стандарте дается определение терминов, относящихся к электронному документообороту, например, таких как «метаданные», «конвертирование», «миграция» и др. Это ещё раз говорит об актуальности ГОСТа, так как основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», уже не охватывает терминологию, присущую новому «электронно-цифровому» направлению в ДОУ.

Несмотря на то, что ГОСТ Р ИСО 15489 носит рекомендательный характер, его использование позволит сделать работу кадровых служб более эффективной за счет урегулирования процесса управления кадровыми документами.

Унифицированные формы документов включены в альбом форм[37], который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положения, приказа, должностной инструкции и др.

Основным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве, являются Основные правила работы архивов организаций[38]. В них определена технология сохранности документов. Основные правила содержат требования к порядку составления и оформления номенклатур дел, устанавливают порядок их согласования, утверждения, использования и хранения[39].

Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в т.ч. личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения[40].

Подготовка документов к сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения отражены в специальном государственном стандарте[41].

Нормативным документом, определяющим сроки хранения, являются Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни, последние создаются отдельными ведомствами, имеющими большое количество нетипичной для остальных организаций документации. Ведомственные перечни имеют преимущественное право использования. Те организации, которые не разрабатывают ведомственные перечни, пользуются типовыми, которые являются нормативом длительного действия и перерабатываются раз в 20-30 лет[42].

В 2000 г. введена в действие новая редакция типового перечня[43]. Перечень предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда РФ, определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение.

Он содержит сроки хранения более 500 документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности, и является основным нормативом, определяющим длительность хранения документов. В разделе «Кадровое обеспечение» пересмотрены некоторые сроки хранения документов по личному составу, установлены сроки хранения ряда документов, которые ранее не имели нормативно закрепленных сроков (например, трудовой договор, личное дело руководителя организации и др.)[44].

Правила оформления документации по личному составу создаются органами статистики. С 1970 –х гг. Госкомстат СССР разрабатывает унифицированные формы документов первичного учета, а также формы по учету труда и заработной платы. Унификация позволяет сократить количество видов и форм документов, улучшить их качество. В результате использования унифицированных форм снижаются затраты на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот и выполнение управленческих задач.

С 2001 г. в практику документирования были внедрены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, предназначенные как для бюджетных, так и для внебюджетных организаций (утратили слу)[45].

В настоящее время действуют Унифицированные формы документов, утвержденные в 2004 г. [46]

Таким образом, сегодня унифицированы многие документы, используемые в деятельности кадровых служб: большинство видов приказов, учетные карточки, организационные документы (штатное расписание, график отпусков), а также документы, сопровождающие оформление командировок, и др.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации обязательно для юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – для всех лиц, кроме бюджетных учреждений.

Вторая группа нормативных документовпредставлена общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ).

Классификатор является нормативным документом и по своему статусу соответствует государственному стандарту. В классификаторе содержится систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийские классификаторы созданы для выполнения целого ряда функций. В документации по личному составу используются классификаторы, служащие идентификатором для обозначения различных понятий – объектов народного хозяйства, профессий, документации, сведений об образовании и др. Каждый классификатор содержит блок наименований объектов классификации и блок, включающий коды. Коды используются при обмене информацией между автоматизированными системами и при заполнении документов на компьютере[47].

Например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[48] позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор применяется и при заполнении ряд учетных форм (например, формы № Т-2), используемых в деятельности кадровой службы[49].

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)[50] предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлений подготовки специалистов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[51] служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также контролю за составом документов и исключению дублирования унифицированных форм.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации. В их числе организационно-распорядительная, первично-учетная документация и документация по труду, используемые для документирования кадровой деятельности. Среди них формы документов по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. В классификатор включены наименования и коды информации, которая традиционно имеется во многих кадровых документах. Поэтому при оформлении анкет, личных листков, личной карточки (Т-2) и других учетных форм заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состоянии в браке и т.п. должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор[52].

Координация разработки всех классификаторов осуществляется Госстандартом России, это же ведомство утверждает российские классификаторы технико-экономической и социальной информации, часть которых используется при заполнении целого ряда учетных кадровых документов.

Третья группа нормативных документовпредставлена ведомственными нормативными актами по организации труда, которые в основном являются разработками Министерства труда и социального развития РФ.

В этом ведомстве были созданы нормативные документы, определяющие требования к квалификации кадровых работников, типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, методика расчета численности персонала кадровой службы, определены правила ведения трудовых книжек.

Среди разработок министерства можно выделить Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих[53]. Квалификационные характеристики, включенные в Справочник, являются нормативным документом и основой для принятия решений о соответствии занимаемой должности при проведении аттестации руководителей и специалистов.

Наименования должностей служащих установлены в Справочнике согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов[54].

В нормативном документе содержатся квалификационные характеристики специалистов, руководителей и технических исполнителей. Прямое назначение Справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности работниками кадровых служб. Справочник создает основу разработки должностных инструкций, т.к. содержит минимум требований к квалификации работников кадровой службы.

Наряду с квалификационным справочником, кадровые службы должны пользоваться и Единым тарифно-квалификационным справочником[55], в который включены постановления Правительства РФ о дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки[56], единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, разряды оплаты труда в соответствии с ней, диапазон разрядов для различных категорий и должностей работников, а также тарифные ставки (оклады) и тарифные коэффициенты по оплате труда работников бюджетной сферы. Данный справочник служит основой дифференциации в уровне оплаты труда работников, а также для разработки должностных инструкций. Следовательно, он должен быть на столе каждого кадрового работника.

Особую группу нормативных документов составляют документы межотраслевого действия - нормативы времени на работы по составлению и оформлению документов, подготовленные Минтрудом России. Наиболее значимым для кадровых служб являются нормативы времени на работу с документами по личному составу[57].

Нормативы разработаны как методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Их второе назначение – обоснование численности работников кадровой службы, т.к. их трудозатраты, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. Нормативы определят затраты времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету. В этом документе даны нормы времени на выполнение работ по учету личного состава, которые, в значительной степени устарели, поскольку разрабатывались для ручной технологии создания документов[58].

Поэтому в настоящее время для определения и обоснования штатной численности работников кадровых служб, а также для оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей необходимо использовать нормативы численности, разработанные Минтрудом России[59].

В деятельности кадровой службы можно использовать и другие нормативы времени на делопроизводственные работы[60], которые не только содержат норм времени на отдельные операции, но и закрепляют последовательность их выполнения.

Таким образом, Межотраслевые укрупненные нормативы времени являются своеобразным пособием по делопроизводству кадровой службы, т.к. содержат перечисление всех необходимых операций по документированию, последовательности работы с документами, устанавливают технологию регистрации ряда документов (приказов, трудовых книжек и др.), порядок хранения документов отдела кадров.

Итак, нормативно-методическая база регламентирует форму кадровых документов, определяет состав их реквизитов, сроки хранения, унифицирует текст самих кадровых документов в результате разработки различных классификаторов, а также определяет численность сотрудников, необходимых для ведения кадровой документации. При этом документы нормативно-методической базы носят, в основном, рекомендательных характер и поэтому необязательны для применения.