Документы кадровой службы: локальные нормативные акты

Последний уровень правовой базы, регламентирующей организацию работы с кадровыми документами, представлен локальными нормативными актами.

Под локальными нормативными актами следует понимать документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда и создают организационно-правовую базу трудовых отношений с работниками на уровне организации (предприятия, учреждения).

Локальные нормативные акты необходимы для адаптации трудового законодательства к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником.

Необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты (далее – ЛНА). Нужно учитывать, что нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Кроме того, при принятии ЛНА следует учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

1. Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

2. Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

3. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

4. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

5. График отпусков (статья 123 ТК РФ);

6. Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.[61]

Принятие локальных нормативных актов осуществляется одним из следующих способов:

1) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно статье 372 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее:

«При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 103 ТК РФ).

«Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 123 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 135 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 162 ТК РФ).

«Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 136 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 190 ТК РФ).

Работодатель обязан обеспечить:

«разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 212 ТК РФ).

2) в других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.

В ТК РФ предусматриваются условия действия локальных нормативных актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Иными локальными нормативными актами организации могут являться Положение об оплате труда, Положение о премировании работников и др. Сведения об ознакомлении с указанными документами и подпись работника, подтверждающая такое ознакомление с ними, может ставиться как в конце каждого из указанных документов, так и в трудовом договоре, который заключается с работником. В случае если ссылка на ознакомление работника с локальными документами организации делается в трудовом договоре, то должны быть указаны полные и точные реквизиты каждого документа, в том числе дата их утверждения.

Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства. Также необходимо иметь четкое представление о тех вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем), и тех, которые определены законодательно.

Итак, существующая законодательная и нормативно-правовая база современного кадрового делопроизводства представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда и Госстандарта. Правовая регламентация работы с кадровыми документами развивается в нескольких направлениях: дано определение документов по личному составу; определен состав документов, необходимых в той или иной области деятельности; определены требования к защите информации, содержащейся о кадровых документах, на разных стадиях ее создания и хранения; созданы правовые основы хранения кадровых документов; установлены единообразные правила подготовки и оформления документов; предусмотрены нормы работы с кадровыми документами; установлены нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за работу с документами. Все это следует учитывать работникам кадровых служб при изучении законодательной и нормативной базы, регулирующей порядок работы с кадровыми документами, так как доскональное владение правовой базой позволит сократить трудозатраты на оформление кадровых документов и избежать ошибок при их заполнении.

[1] Впервые определение документов по личному составу было дано в 2004 г. в Федеральном законе от 22.11.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

[2] Закон РФ от 25.10.1991г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002 г.). Ведомости СНД и ВС РФ. 1991. № 50 Ст. 1740; СЗ РФ. 2002. № 50. Ст. 4926.

[3] Там же.

[4] Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ от 11.02.1993 № 4462-ФЗ // № 10. Ст. 357; СЗ РФ. 2005. № 27. Ст. 2717.

[5] Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определенному на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Ст. 3. ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

[6] См.: Говорухин О. Персональные данные: сбор, обработка, зашита / О. Говорухин // Служба кадров и персонал. - 2008. - № 2. - С. 88.

[7] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, с изм. от 15.01.2007, кроме ч.1., ст. 4,5 и ст. 15,14, с изм. от 20.01.2007 // Правовая система Гарант. – (www. garant.ru) (дата обращения: 20.01.2009).

[8] Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», с изм. от 01.01.2008 г. // Правовая система Гарант. – (www. garant.ru) (дата обращения: 12.12.2008).

[9] Коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Ст. 3. ФЗ от 29.07. 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

[10] Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передовать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя. Ст. 2 ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

[11] п. 2.Ст. 11. ФЗ от 29.07. 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

[12] Трудовой кодекс Российской Федерацииот 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона РФ от 30.06.2006 №90 – ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признаний недействующим на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»). Кодекс был введен в действие с 1 февраля 2002 года.

[13] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2006). С. 26.

[14] Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» // Правовая система Гарант. - (www. garant.ru)(дата обращения: 12.12.2008).

[15] Указ Президента РФ от 01.06.1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 31.05. 1999 г., с изм. от 30.05.2005 г.) // СЗ РФ. 1998. № 23. Ст. 2501; СЗ РФ. 2005. № 23. Ст. 2242.

[16] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 31.12.2008 № 146-ФЗ) // правовая система Гарант. - (www. garant.ru).; Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. от 29.04.2008). // СЗ РФ.2008. № 7. Ст.785; 2005. № 1 (ч. 1). Ст. 18; Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изм. от 18.12.2006). // СЗ РФ.2006. № 48. Ст.4746; 2003. № 50 . Ст. 4855.

[17] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, с изм. от 19.05.2008 г. // Российская газета 24.05.2008 г.

[18] Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. № 49.

[19] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в организациях и учреждениях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162 (в ред. от 19.10.1990) // Правовая система Гарант. - (www. garant.ru) (дата обращения: 14.12.2008).

[20] Федеральный закон от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ (в ред. от 02.11.2004 г.) «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2002. № 30. Ст. 3032; СЗ РФ. 204. № 45. Ст. 4377.

[21] Постановление Правительства РФ от 30.12.2002 г. № 941 «О порядке выдачи иностранным гражданам и гражданам без гражданства разрешения на работу» // СЗ РФ. 2003. № 1. Ст. 134.

[22] Положение о привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы, утв. Указом Президента РФ от 16.12.1993 г. № 2146 (в ред. от 05.10.2002) // СЗ РФ. 1993. № 51. Ст. 4934; СЗ РФ. 2002. № 40. Ст. 3905.

[23] Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст.4169.

[24] Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 3.

[25] Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 23.

[26] Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07. 2003 № 03-33/ пс. Зарегистрировано в Минюсте России 21.08.2003 № 4994 // Российская газета от 26 августа 2003 г. № 168.

[27] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ, с изм. от 15.01.2007, кроме ч.1., ст. 4,5 и ст. 15,14, с изм. от 20.01.2007. Ст. 13.20.

[28] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008.– 432 с.–(Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2006). С. 30.

[29] Там же.

[30] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. –М.: ВНИИДАД, 1991.

[31] См.: Санкина Л.В. Указ. соч. С. 30.

[32] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 // Российская газета. 2006. № 24.

[33] ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»; ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 6.15.1-75. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения».

[34] ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 № 65-ст. М.: Изд-во стандартов, 2003.

[35] Стандарт разработан ВНИИДАД в соответствии с Программой стандартизации РФ на 2006-2007 годы и утвержден приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст. Данный национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

[36] В стандарте указывается, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность. Ларин М.В., Варламова Л.Н.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования” // Справочник секретаря и офис-менеджера.2007. №7 (http:// ippnou.ru/ article.php?idarticle=003513).

[37] Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Унифицированные формы. Инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1982.

[38] Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

[39] См.: Санкина Л.В. Указ. соч. С. 47.

[40] Там же.

[41] ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.

[42] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2008). С. 47.

[43]

[43] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (с изм. На 27.10.2003). М.: Росархив, 2000.

[44] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2006).С. 47.

[45] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 2001.

[46] Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004.

[47] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2008). С. 51.

[48] Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 (в ред. от 01.03.2005) // М.:Изд-во стандартов, 1995; ИЧС «Национальные стандарты». 2005. № 3.

[49] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2008). С. 53.

[50] Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. М.: Изд-во стандартов, 2003.

[51] Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 01.08.2005) // ИПК Изд-во стандартов, 1995; ИЧС «Национальные стандарты». 2005. №7.

[52] Для оформления сведений о состоянии граждан в браке предусмотрены следующие формулировки: никогда не состоял (не состояла) в браке, состоит в зарегистрированном браке, состоит в незарегистрированном браке, вдовец (вдова), разведен )разведена), разошелся (разошлась).

[53] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 25.07.2005). М.: Минтруд России, 1998.

[54] Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994г. №. 367 (в ред. от 01.03.2005 г.).

[55] Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. М.: Приор, 2001.

[56] Тарифная сетка – совокупность тарифных разрядов работ (профессий, должностей), определенных в зависимости от сложности работ и квалификационных характеристик работников с помощью тарифных коэффициентов. Ст. 129. Трудовой кодекс Российской Федерацииот 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона РФ от 30.06.2006 №90 – ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признаний недействующим на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации») // Правовая система Гарант. - (www. garant.ru).

[57] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11. 1991 № 78. М.: ЦБНТ Минтруда, 1991.

[58] См.: Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: 2008. – 432 с. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика», 11-2008). С. 54.

[59] Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 05.06.2002 № 39 // Бюллетень Минтруда России. 2002. № 6 (постановление); Бюллетень Минтруда России. 2002. № 10 (нормативы).

[60] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационном обеспечению управления, утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152; Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23 // Бюллетень Минтруда России. 2002. № 4 (постановление).

[61] Постановление правительства РФ от 28.10.2000 №78 «О Федеральной инспекции труда» (ред. от 08.01.2003) // Правовая система Гарант. – (www. garant.ru) (дата обращения: 11.01.2009).