Создание документа

В текстовом процессоре Word XP принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Создание документа на основе имеющегося документа. Этот метод потенциально опасен, и потому его использование категорически не рекомендуется! Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы его рассматриваем, чтобы предупредить о воз­можных опасностях и обратить внимание на правильный порядок действий.

При создании документа на основе существующего документа:

- открывают готовый документ (Файл > Открыть);

- сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как);

- выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);

- удаляют его нажатием клавиши DELETE;

- в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраня­ющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может пере­ходить в новый документ. Для рабочих мест, на которых создаются десятки доку­ментов в сутки, этот метод весьма опасен.

Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы докумен­тов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

1. Команда Файл > Создать открывает Область задач в режиме создания документа. Щелкните на этой панели на ссылке Общие шаблоны — откроется диалоговое окно Шаблоны. Надо включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выб­рать шаблон Новый документ на вкладке Общие. Созданный документ приоб­ретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду файл > Сохранить как.

2. Диалоговое окно Сохранение документа (рис. 3) в текстовом процессоре Microsoft Word XP практически не отличается от аналогичного окна других стандартных приложений. Оно обычно предпола­гает сохранение файла в папку Мои документы, но обеспечивает быстрый доступ и к некоторым иным папкам.

3. В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место для сохранения файла.

Рис. .3. Диалоговое окно Сохранение документа

Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.

Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах семейства Windows.

Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте». Есть два случая, когда Рабочий стол исполь­зуют для хранения документов:

- если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;

- если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, это список номеров телефонов коллег по работе).

Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная для хра­нения ярлыков Web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.

Мое сетевое окружение - этот значок обеспечивает быстрый доступ к сохранению документа не на своем компьютере, а в локальной сети, например на файловом сервере. При этом требуются дополнительные операции по навигации, свя­занные с выбором конкретной папки на конкретном сетевом компьютере.

При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представ­ленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.