Довідково-інформаційні документи

Тема 4. Загальна документація

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Розпорядчі документи.

3. Організаційні документи.

Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи - це найчисельніші групи документів. Вони включають інформацію про фактичне положення справ, яка береться до уваги і може бути основою для прийняття рішення.

Акт- «документ, складений кількома особами, який підтверджує встановлені факти та події». Акт, як правило, складається комісією. Він оформляється на загальному бланку. Текст акта розподіляється на такі частини.

Ввідна частина. Для всіх актів однакова. В ній вказуються: підстава для складання акта, особи, що його складали, та, за необхідності, особи, які були присутніми при його складанні. Слово ПІДСТАВА розпочинає текст акта та друкується від лі­вого поля. Далі називається склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім членів комісії в алфавітному порядку з перелі­ком їхніх посад та назвами установ. Після слів БУЛИ ПРИСУТНІМИ, надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, перелічуються також в алфавітному порядку по­сади, прізвища та ініціали присутніх осіб.

Констатуюча частина. Розпочинається з абзацу. В ній викла­даються цілі, завдання і суть проведеної роботи, її результати.

У деяких актах текст має третю частину - висновки комісії, пропозиції.

У кінці тексту, за необхідності, подаються відомості про кількість примірників та місце знаходження кожного.

Акт підписують голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються. Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті події, яка актується. Зразок.

Відгук -це документ, який містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд Вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, який містить:

♦ вступ;

♦ короткий виклад основних положень роботи, що аналізується;

♦ висновок з пропозиціями, оцінкою і конкретними зауваженнями.

4. Підпис.

5. Печатка.

6. Штамп підтвердження підпису.

7. Дата.

При потребі підпис особи, яка склала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа. Зразок

Рецензія -це відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю тощо. Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, видавництво).

3.Текст, що складається з двох частин:

♦ короткий виклад змісту роботи;

♦ висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

4.Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу.

5.Дата.

Якщо потрібно, підпис у рецензії завіряють печаткою або спеціальним штампом. Зразок.

Висновок- це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і за­твердження. Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Текст, що складається з двох частин:

♦ у першій подаються загальна оцінка питання (документа) і загальні пропозиції;

♦ у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. Відсутність зауважень і пропозицій констатується в кінці висновку.

4.Підписи.

5.Дата.

6.Печатка.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду. Зразок.

Довідка - це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка. Зразок.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службо­вих доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної за­писки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

Підпис. Зразок

Пояснювальна записка - цей термін використовується для назви двох документів:

1. Вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

2. Документ особистого характеру, а якому пояснюються певні дії особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначен­ням таких реквізитів:

1. Адресата.

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складення.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформля­ють на бланку і реєструють. Зразок.

Звіт- це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Стати­стичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові - на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

♦ вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

♦ основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

♦ висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться. Зразок

Лист - це документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.

Усі листи поділяються на такі, що потребують відповіді (про­хання, звертання, пропозиції, запити, вимоги), й такі, що не потребують її (попередження, нагадування, підтвердження, відмови, розпорядження, гарантійні, інформаційні).

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, ли-сти-відмови, супроводжувальні листи, гарантійні листи, лис-ти-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу одні­єї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колекти­вний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівни­ків кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чисто­му аркуші паперу.

Реквізити:

1. Штамп.

2. Назва установи-адресата.

3. Номер.

4. Текст, що складається з двох частин:

♦ опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

♦ висновки та пропозиції.

5. Дата.

6. Підпис.

7. Печатка.

Листи, які надсилають установи, повинні друкуватися на бланках. Зразок

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці «Кар'єра менеджера» зазначає, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя.

У розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому наба­гато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Письмове мовлення має свої сильні та слабкі сторони.

Сильні сторони

Той, хто пише, має змогу планувати зміст та форму листа. Читачу легше зрозуміти деталі повідомлення, особливо ци­фровий матеріал.

Адресат може перечитати місця, які не зрозумів. Письмове повідомлення може стати підставою для дискусії. Друковане слово надійно зберігається.

Слабкі сторони

Той, хто пише, не має можливості прикрасити своє мовлен­ня мімікою та жестами.

Читач може легко відвернути увагу від тексту.

Той, хто пише, не має змоги дізнатися про те, хто ознайом­люватиметься з його матеріалом та коли це відбудеться.

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома:

♦ привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; •:♦ дати змогу легко зрозуміти написане;

♦спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Оголошення -це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

♦ оголошення про майбутню подію;

♦ оголошення про потребу в послугах або можливість їх
надання. Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

♦ дату;

♦ місце;

♦ організатора;

♦ зміст (порядок денний) події;

♦ коло осіб, які запрошуються на подію;

♦ умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) - якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа («Оголошення») розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: «Найму», «Продам», «Потрібні», «Робота за кордоном» та ін. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближа­ється до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до рек­лами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, при­кметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо. Зразок:

План - це документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимча­сові координати керівників і конкретних виконавців.

За терміном, на який розраховані, плани поділяються на:

♦ перспективні (охоплюють кілька років);

♦ річні;

♦ піврічні;

♦ квартальні;

♦ місячні;

♦ тижневі;

♦ щоденні.

За структурою плани бувають простими та складними. Ос­новний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:

♦ зміст роботи;

♦ термін виконання;

♦ виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх вико­нання, або керівниками установи. Затверджується план коле­гіальним органом або керівником установи (структурного під­розділу). Деякі види планів перед затвердженням узгоджують­ся з вищими або суміжними установами.

Реквізити:

1. Назва установи (структурного підрозділу). ^

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказується період, на який складено план).

3. Коди.

4. Текст.

5. Підписи.

6. Дата складання.

7. Візи.

8. Гриф узгодження.

9. Гриф затвердження

10. Печатка. Зразок

Протокол -це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи на­рад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та ос­новної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При вели­кій кількості присутніх на засіданні їх список складається окре­мо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кіль­кість присутніх. У цій частині подається також порядок ден­ний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пун­ктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

♦ слухали;

♦ виступили;

♦ ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літера­ми, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема допо­віді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказуєть­ся, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується ухвалене рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записують питання, які обговорюють, прізвища доповідачів і виступаючих, ухвалені рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання). Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7.Підписи голови й секретаря. Зразок

Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу.

7. Підпис секретаря або голови засідання.

8. Печатка. Зразок

Телеграма - це документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телегра­ма пишеться без абзаців, переносів, великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді - без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

♦ відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, її категорію - звичайна чи термінова, серію художнього бланка - за бажанням);

♦ працівником відділення зв'язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові. Реквізити:

1. Герб.

2. Назва міністерства.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Адресант. Зразок

Телефонограма- це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інфор­мацію вищих органів. Особа, якій адресується телефоногра­ма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і та­ким чином підтверджує свою відповідальність за виконан­ня переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як пра­вило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, райо­ну, області.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер.

3. Дата.

4. Адресант.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Підпис. Зразок

Факс - це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера. Обов'язкові реквізити факсу такі:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата відправлення.

Вони подаються англійською мовою або українські слова запису­ються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Факс - це поширений, але менш доступний спосіб передачі ін­формації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авто­рів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу. Зразок