Советы по составлению коммерческого предложения.

Если коммерческое предложение представляет собой доклад, всегда дополняйте его сопроводительным письмом, в котором кратко опишите свои цели и акцентируйте аспекты, на которые вы хотели бы обратить внимание потенциального клиента. Сопроводительное письмо должно быть дружеским и не слишком длинным, не больше страницы. В конце письма обоснуйте, почему ваша компания может выполнить эту работу. Кроме того, упомяните, каковы будут ваши дальнейшие действия (например, «Я свяжусь с Вами такого-то числа, чтобы ответить на все возможные вопросы…» Сопроводительное письмо не только задает тон всему коммерческому предложению, но и дает контактную информацию.

Используйте графики или схемы там, где это возможно. Форма доклада облегчает чтение и понимание информации. Не используйте слишком сложные, нагруженные информацией схемы. Одна грамотно составленная схема стоит тысячи слов. Используйте боковое меню и описательные заголовки. Поскольку ваша цель – привлечь внимание к тексту, сделайте заголовок максимально интересным. Просмотрев все коммерческое предложение, убедитесь, что в тексте преобладают глаголы активного, а не пассивного залога.

Коммерческое предложение – это своеобразный образец, материальное свидетельство вашего профессионализма, которое получает клиент еще до личной встречи. Проверьте текст на наличие ошибок и опечаток, которые свидетельствуют о неряшливости и невниманию к деталям. Если возможно, попросите коллегу проверить грамотность коммерческого предложения, презентация которого – лучшая реклама предлагаемых вами услуг или товаров.

Составьте список обязательных пунктов предложения.Закончив работу над текстом, проверьте, включили ли вы следующие ключевые моменты:

• Действительно ли ваше предложение ориентировано на потребности потенциального клиента?
• Существует ли опасность недопонимания, неверного толкования вашего подхода?
• Достаточно ли деталей вы предоставляете??
• Учитывает ли коммерческое предложение перспективы вашего клиента? Понятным ли языком оно написано? Знаете ли вы его личные цели и цели организации?
• Достаточно ли четко оговорены расценки? Охарактеризовали ли вы ваш подход и все потенциальные выгоды?
• Поймет ли клиент, как ему поступить по прочтении предложения?

При необходимости сделайте соответствующие поправки. Теперь предложение готово к отправке. Можно послать его по почте стандартным или заказав ночную доставку. Конечно, ночная доставка дороже, но получатель обращает внимание на такие вещи. А это как раз то, что вам нужно.

Если есть возможность, сами отдайте коммерческое предложение потенциальному клиенту.Это свидетельствует о вашей заинтересованности в проекте и, кроме того, позволяет встретиться с клиентом лично. В любом случае, обязательно позвоните через определенное время, достаточное для ознакомления с документом, и спросите, нужно ли прояснит какие-либо аспекты.

Если в течение 7-10 дней вы не получите результата, пошлите клиенту письмо, еще раз подтвердив свой интерес в сотрудничестве. Будьте настойчивы, но не назойливы. Если вы сделали все, что в ваших силах, и, тем не менее, не добились никакого ответа, оставьте ваши тщетные и переключитесь на более перспективные потенциальные сделки. Вы приобрели определенный опыт, а написанное коммерческое предложение послужит основой для других проектов. В большинстве случаев вас извещают о результатах рассмотрения предложения. Если вам объяснили причины отказа, постарайтесь их проанализировать и учесть при составлении следующего коммерческого предложения.

СОСТАВЛЕНИЕ КРАТКОГО ВАРИАНТА КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Бывают ситуации, когда в полной версии коммерческого предложения нет необходимости, и все же нужно наладить контакт. В этом случае используйте краткий вариант документа. Коммерческое предложение, написанное в сжатой форме, - прекрасное маркетинговое средство, т.к. его легко составлять, а клиенты обычно благожелательно принимают такие документы на рассмотрение. К тому же, краткие коммерческие предложения не требуют больших затрат. Они представляют собой нечто среднее между полноценным предложением и неформальным обсуждением, при этом преследуют все ту же цель – заинтересовать клиента в сотрудничестве.

В краткой версии коммерческого предложения вы высказываете ваше видение проблемы клиента и предлагаете ее эффективное решение. Если краткое предложение заинтересовало клиента, следующим этапом может стать либо заказ, либо запрос на официальное коммерческое предложение. Сжатая версия состоит обычно из 3-5 страниц сопроводительного письма объемом в 1 страницу. В кратком коммерческом предложении вы высказываете мысли относительно данной проблемы, над которой вы работаете уже в течение определенного времени.

Как и в полной версии, вы должны убедить клиента в вашем профессионализме в данной области. Однако вдаваться в детали не стоит: если полная версия содержит множество таблиц и пояснений к ним, то в кратком варианте можно ограничиться перечнями и списками. Обратите внимание на то, что краткое коммерческое предложение является конечным продуктом само по себе. Предполагается, что оно не требует доработки, изменений или дополнений.