Процесс ночного аудита.

Функции ночного аудита могут выполняться вручную, с помощью механической и электронной техники.

При неавтоматизированной (ручной) системе аудитор в основном пользуется следующей документацией:

· бухгалтерской книгой;

· ведомостями учета наличных средств;

· суточными и дополнительными стенограммами;

· итоговыми аудиторскими ведомостями.

Компьютеризированные системы позволяют аудитору больше времени уделять проверке операций и анализу работы гостиницы.

Процесс аудита.

Учетная система бухгалтерии гостиницы во многом зависит от операционной документации, которая позволяет обеспечить точные записи и сохранить эффективные операционные действия. Нахождение и устранение ошибок - это сущность процесса ночного аудита. Он разработан так, чтобы обеспечить интеграцию счетов с помощью перекрестных ссылок.

В компетенцию ночного аудитора обычно входят:

· завершение неоконченных записей;

Аудитор строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Если, например, гостиница не использует компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные издержки должны быть учтены в полном объеме. Аудитор также может записывать ранее не учтенные операции с наличностью

· правильность заполнения счетов;

Ночной аудитор имеет право удостовериться, что расхождения между дневным отчетом поэтажной службы и системы статуса номеров СПиР были согласованы к концу дня. Чтобы минимизировать ошибки поэтажные службы должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают.

Аудитор, проверив все обстоятельства, должен предъявить лист для закрытия и определиться со статусом номера.

· согласование расхождений в статусе номеров;

Ночной аудитор сводит баланс всех отделений, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов СПиР и информации по операциям других подразделений.

Детальный аудит отдельного подразделения предусматривает проверку всех записей до тех пор, пока ошибка не будет найдена. Процесс аудита может быть запутанным с этой точки зрения. Обычно считается более эффективным сначала свести баланс по всем отделениям, а потом искать отдельные ошибки в записях.

· составление балансов всех подразделений;

· проверка расценок на номера и места;

· проверка заранее заказанных номеров;

· подготовка отчетов;

· депозит наличности;

· поддержание системы;

Этот шаг применим только к компьютерным системам. Так как компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.д., то СПиР становиться очень зависимой от правильно функционирующей компьютерной системы.

· распределение отчетов.

Отчет по работе за сутки содержит некоторые ключевые оперативные данные, такие как процент заполняемости гостиницы (ROP) и среднесуточная цена продажи номера (ADR).