Отражение командировочных расходов в учете и отчетности

Выдачу сотруднику аванса на командировку оформите записью:

Дебет 71 Кредит 50 (52)

- выданы сотруднику наличные деньги (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если деньги для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, сделайте записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

- перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

- учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного сотрудника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:

Дебет 26 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд.

Если командировка была связана с продажей готовой продукции или товаров, то расходы по ней отразите проводкой:

Дебет 44 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Затраты на командировку, связанную с покупкой того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Эти затраты отразите так:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

- списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если сотрудник ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите записью:

Дебет 28 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением фирмой прочих доходов (например, заключение сотрудником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такую же проводку делают, если сотрудник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.) и ваша фирма их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

- учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- произведен налоговый вычет НДС.

Обратите внимание: списать НДС по командировочным расходам можно только при наличии счетов-фактур. Исключение - проездные билеты. Для вычета НДС по проезду их достаточно. Однако сумма налога должна быть выделена в них отдельной строкой.

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимают. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

- списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Пример

Сотрудник ООО "Пассив" Петров 22 декабря 2005 года направлен в командировку в Самару на 8 дней.

Расходы Петрова составили:

- на покупку авиационных билетов - 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.);

- на проживание в гостинице - 7080 руб. (в том числе НДС - 1080 руб.);

- на оплату услуг связи - 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.).

Все расходы подтверждены документально.

Приказом руководителя "Пассива" утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 300 руб. в сутки. Петрову выданы суточные в сумме 2400 руб. (300 руб./дн. х 8 дн.).

Сумма аванса, выданного Петрову для оплаты расходов в командировке, составила 10 000 руб.

Ситуация 1

Петров направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов.

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

- 10 000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

- 1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 1656 руб. - произведен вычет по НДС;

Дебет 10 Кредит 71

- 9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в себестоимости материалов.

Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Ситуация 2

Петров направлен в командировку для заключения договора о продаже готовой продукции "Пассива".

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

- 10 000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

- 1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

- 1656 руб. - произведен вычет по НДС;

Дебет 44 Кредит 71

- 9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в расходах на продажу.

Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

- оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день ее поступления;

- выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи;

- отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день утверждения авансового отчета;

- скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день утверждения авансового отчета или на день составления бухгалтерской отчетности (если к этому времени задолженность не была погашена).

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отразите так:

Дебет 71 Кредит 91-1

- отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отразите так:

Дебет 91-2 Кредит 71

- отражена отрицательная курсовая разница.