Денежные документы

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)
• ценные бумаги (учитываются на счете 58)
• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)
• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Рассмотрим корреспонденцию на следующем примере: Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей).

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий:

· поступления (прихода) денежных средств в кассу;

· выбытия (расхода) денежных средств из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

· поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйст­венные, операционные и командировочные расходы;

· поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);,

· поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других орга­низаций;

· поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;

· поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации,с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке.

В остальных случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

· под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

· на командировочные расходы;

· на выплату заработной платы;

· на выплату пособий по социальному страхованию;

· на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

· на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для слу­жебных поездок;

· на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной докумен­тации по учету кассовых операций:

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ РФ, в частности кассовую заявку (форма № 0408027) и денежный чек.

Наличные денежные средства организация, как правило, получает со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в соответствиис установленным порядком

Для получения наличных денежных средств с расчетного счета в банке на заработную плату и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслужи­вающие банки кассовые заявки по форме № 0408027.

До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которойпоказываются источники поступле­ния наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

Кассовая заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии.

Поступление и расход наличных денег раскрываются в заявке с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартали предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.

Кассовая заявка подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью организации.

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в преде­лах, установленных законодательством РФ, на основаниинадлежащим образом оформ­ленного документа специальной формы — денежного чека.

Обслуживающий банк выдает организации денежные чеки в виде чековой книжки, со­держащей, как правило, 25 или 50 чеков.

Банк осуществляет выдачу чековой книжки на основании заявления организации и взи­мает определенную плату за каждую выданную чековую книжку. Выданные чековые книжки и номера чеков фиксируются в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати» данной организации.

Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о вы­даче с расчетного счета организации указанной в чеке суммыналичных денег.

Каждый отдельный чек состоит из корешка чека и отрезной части чека (собственно че­ка) с контрольной маркой, расположенной в верхнем правом углу чека. Все эти части одно­го конкретного чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например чек АЛ 1233598.

При выдаче чековой книжки банк на лицевой стороне каждого чека указывает данные о чекодателе (наименование организации и номерее расчетного счета) и ставит штамп с названием банка на месте реквизита «Наименование учреждения банка».

Для получения наличных денег по чеку организация должна заполнить чек в соответст­вии с установленным порядком его заполнения.

Порядок заполнения чека, как правило, указывается на обороте обложки чековой книж­ки. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека. В соответствии с установленным порядком заполнения все записи на корешке чека и непосредственнона чеке производятся от руки чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.

Корешок заполненного чека остается в чековой книжке, а отрезная часть (собственно чек) представляется в банк для получения наличных денег. После выплаты наличных де­нег чек остается в кассе банка.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным.

Если допущена ошибка при составлении чека, то его перечеркивают, и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный (испорченный) чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек. Корешки оплаченных и ис­порченных чеков, а такжеиспорченные чеки организация-чекодатель обязана хранить не менее трех лет.

В случае закрытия расчетного счета организация обязана возвратить банку полученные ею ранее чековые книжки с неиспользованнымикорешками и чеками с указанием в сопро­водительном письме номеров неиспользованных чеков.

Заполненные образцы лицевой и оборотной сторон денежного чека приведены на сле­дующих двух страницах. Поступление наличных денежных средств в кассу организации, в том числе по чеку, оформляют приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т. п.), отражающие совершенные хозяйственные операции. На основании представленных доку­ментов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему,которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При составлении приходного кассового ордера ему присваивается очередной порядко­вый номер и до передачи в кассу он регистрируетсябухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Как правило, нумерация приходных кассовых ордеров начинается с начала года с по­рядкового номера один (№ 1) и продолжается до концатекущего года.

По графе «Дата составления» указывается дата составления приходного кассового ор­дера в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например «06.02.2009».Эта же дата в виде — число, месяц прописью, год — приводится в квитанции к приходному кассовому ордеру, например «"06" февраля 2009 г.».

Суммы поступающих денежных средств в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним указываются и цифрами, и прописью.

По графе «Дебет» указывается счет (или субсчет), на который приходуются поступившие наличные денежные средства, например счет 50 «Касса».

По графе «Кредит (корреспондирующий счет, субсчет)» указывается счет (субсчет), с кредита которого поступили в кассу наличные денежные средства. Например, при поступлении наличных денег из банка по чеку необходимо указать счет 51 «Расчетные счета».

По графе «Код целевого назначения» указывается номер кода платежа, присвоенного организацией. Например, при поступлении по чеку наличных денег из банка можно исполь­зовать код «01», при поступлении выручки — код «02» и т. д. Если организация не использу­ет такие коды, то в этойграфе ставится прочерк.

В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним по строке «Принято от» указывается; наименование организации, кредитного учреждения или фамилия, имя, отчество физического лица — источника поступления наличных денежных средств.

В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним по строке «Основание» указываются; содержание хозяйственной операции. Например, получено по чеку с таким-то номером на заработную плату и хозяйственные нужды.

В случае если по приходному кассовому ордеру на основании кассовых чеков оформляется поступление выручки, то по строке «В том числе» должна указываться сумма НДС, которая записывается цифрами. Если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы; с указанием их номеров и дат составления.

В квитанции к приходному кассовому ордеру перед подписями главного бухгалтера и кассира необходимо указать дату получения наличных денеги заверить квитанцию печатью (штампом) организации.

При реализации товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документане реже одного раза в день по окончании дня на основании кассовых чеков.

Образец заполненного приходного кассового ордера представлен на следующей странице.

При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

· наличие на документах подписи главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного;

· правильность оформления полученных документов;

· наличие сопроводительных документов, прилагаемых к приходным кассовым орде­рам;

· соответствие хозяйственной операции, указанной в приходном кассовом ордере, на­именованию операции в квитанции к нему.

При приеме денег кассир обязан проверить соответствие сумм вносимых денежных средств суммам, указанным в сопроводительных документах, приходном кассовом ордере и квитанции к нему.

После получения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему не­медленно подписываются кассиром, а квитанция к приходномукассовому ордеру заверя­ется печатью (штампом) кассира.

Подписанная и заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ор­деру вручается кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или прикладывается к выписке из банка (при поступлении наличных денег по чеку).

Операции по поступлению денежных документов в кассу организации также оформля­ются приходными кассовыми ордерами.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам.

К таким документам, например, относятся платежные и расчетно-платежные ведомо­сти, по которым выдается заработная плата работникам организации, заявления на выда­чу денег и др.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при об­работке информации с применением средств вычислительной техники.

Выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

На основании представленных документов работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем организа­ции и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемыхк расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и др. имеется раз­решительная надпись руководителя организации, подпись егона расходных кассовых ор­дерах необязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или дру­гого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и но­мер документа, кем и когдаон выдан, и отбирает расписку получателя.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег не­скольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяю­щие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов, Од­нако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на де­нежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, ко­пеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописьюне указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельнона каждое лицо, или по отдель­ной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом орде­ре или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном по­рядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчестваполучателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается как приложение к рас­ходному кассовому ордеру или ведомости.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или дове­ренному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производят­ся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

· в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не про­изведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

· составить реестр депонированных сумм;

· в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по пла­тежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

· записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости но­мер расходного кассового ордера.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданныхи депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т. д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчетный счет организации также осуществляется на основании расходных кассовых ордеров.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается руко­водителем организации и главным бухгалтером, а затемрегистрируется в журнале регист­рации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

По графе «Код целевого назначения» указывается номер кода платежа, присвоенного организацией. Например, при сдаче наличных денег в банкможно использовать код «01», при выдаче заработной платы сотрудникам — код «02», при выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды —код «03», при выдаче подотчетных сумм на командировочные рас­ходы — код «04», при выдаче займов — код «05» и т. п. Если организацияне использует та­кие коды, то в этой графе ставится прочерк.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяй­ственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Суммы выданных денежных средств в расходном кассовом ордере указываются и циф­рами, и прописью.

Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются расходными кассовыми ордерами.

Образец заполненного расходного кассового ордера представлен на следующей стра­нице.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заме­няющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, ша­риковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, по­марки и исправления в этихдокументах не допускаются.

Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожают­ся и вместо них составляются новые документы.

Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка. Лицу, вносяще­му деньги в банк, выдается квитанция, которуюон представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в' банк.

Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в кото­рой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмот­ренными ранее первичными учетными документами.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронуме­рована, прошнурована и опечатана печатью на последнейстранице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано_______ листов». Общее количество прошнуро­ванных листовв кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня».

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первыеи вторые экземпляры листов нуме­руются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а такжеглавного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаетв бухгалтерию в качестве отчета касси­ра второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при которомее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется маши­нограмма «Отчет кассира».Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, преду­смотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматиче­ски в порядке возрастания с начала года.

За каждый месяц в последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под распискуво вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вклад­ной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организациии книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.