ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Состоит из:

а) системы конфиденциального электронного документооборота;

б) системы защиты информации в компьютерных сетях;

в) системы защищенного хранения электронных документов;

г) системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система конфиденциального электронного документооборота должна делать:

1) Возможность создания электронных документов, в том числе по типовым формам;

2) Возможность создания электронных документов, содержащих графику, таблицы и т.д.;

3) возможность создания электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

4) возможность сканирования бумажных документов;

5) Возможность создания электронных документов с использованием информации из:

- электронной почты;

- различных сетевых ресурсов;

- внешних носителей;

6) Создание регистрационной карточки электронного документа. Связывание электронной карточки с копией документа и задание атрибутов документа. Основные атрибуты документа следующие:

- дата создания, получения, исполнения;

- регистрационный номер документа;

- ФИО получателя, отправителя или исполнителя;

- права доступа;

- степень конфиденциальности;

- количество листов;

7) Разделение документов по степени конфиденциальности и грифование документов. Разграничение прав пользователей на работу с документами по мандатному принципу;

8) Возможность получения и отправки документов по корпоративной сети или электронной почте;

9) Возможность работы с ссылками внутри документов или учетных карточек;

10) Контроль движения документов, т.е. отсылка квитанции о получении документа каждым новым исполнителем или инстанцией;

11) Автоматизированный контроль исполнения документа;

12) Поиск электронных документов по:

а) реквизитам;

б) ключевым словам;

в) дате создания;

г) контрольным строкам использования и т.д.;

13) Анализ электронных документов по:

а) тематике;

б) исполнителям;

в) контрольным строкам и т.д.;

14) Архивирование электронных документов с заданной периодичностью и возможность восстановления из архива.

Система конфиденциального электронного документооборота должна предоставлять следующие возможности:

1) систематизировать и упорядочивать документы различных видов и форм;

2) обеспечивать гарантированное хранение документов;

3) отслеживать обработку документов, выдаваемых из хранилища. Удаление бумажных и электронных копий документов;

4) обеспечивать поиск документов;

5) уменьшать избыточность документов.

Система защиты должна состоять из следующих блоков:

а) блок технических и программных средств защиты электронного ДП;

б) блок технических средств защиты от побочных излучений и наводок;

в) блок организационных методов защиты.

Блок защиты электронного документооборота состоит из 3 основных контуров или рубежей:

1. Защита средствами ПО как системного, так и прикладного, на котором основаны системы документооборота.

2. Средства защиты самой системы документооборота.

3. Специально установленные программно-аппаратные средства защиты.

При защите систем электронного ДП должны выполняться следующие требования:

1) криптографическая защита информации на носителях. Создание шифрованных «цифровых сейфов» (виртуальных шифрованных дисков);

2) шифрование информации при передаче по корпоративной компьютерной сети;

3) шифрование информации при передаче по электронной почте;

4) защиту корпоративной сети при подключении к сети Интернет и др. глобальным сетям.

5) Мандатный принцип доступа пользователей к ресурсам в систему электронного документооборота;

6) Защиту от вредоносных программ (вирусов, червей и т.д.);

7) Парольные аутентификации пользователей при включении компьютера, доступе в ОС, доступе в компьютерную сеть, доступе в систему электронного документооборота и запросе любого ресурса из системы. Смена пароля не реже, чем раз в полгода.