Организация документирования и делопроизводства.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре­ференты (секретари). Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

· образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

· номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

· правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

· сроки хранения документов и файлов;

· порядок регистрации документов;

· правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);

· сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

· правила формирования и оформления дел;

· порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

· правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

· порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.