Вопрос № 57. Технологии планирования деятельности учреждений социокультурной сферы.

Технологии планирования деятельности учреждений социокультурной сферы.

Планирование деятельности социокультурного учреждения связано с реальной практикой управления, поскольку менеджмент по определению представляет собой не что иное, как эффективное и рациональное достижение целей любого учреждения социокультурной сферы на основе планирования, организации, руководства и контроля.

Планирование - это процесс определения целей и показателей деятельности учреждения на будущее, а также постановки задач и оценки необходимых для их решения материальных и людских ресурсов.

Собственно, планирование как определяющая функция менеджмента не может не включать в себя все другие функции управления, поскольку: организация предполагает назначение рабочих задач, их конкретизацию в отделах и секторах учреждения и распределение ресурсов между ними; руководство связано с использованием влияния менеджеров для мотивации сотрудников к достижению поставленных целей учреждения, высоких результатов совместной деятельности; контроль означает наблюдение за действиями сотрудников, точным выполнением намеченных целей.

Планирование - это процесс определения целей и показате­лей деятельности учреждения на будущее, а также постанов­ки задач и оценки необходимых для их решения материальных и людских ресурсов.
Планирование – функция менеджера

Приведенный перечень учреждений социально-культурной сферы далеко не охватывает весь многообразный набор направ­лений социально-культурной деятельности и типов учреждений, а лишь демонстрирует возможные варианты целевой миссии в их деятельности.
Стратегические цели.
Не являясь коммерческой, социально-культурная сфера в своих стратегических планах на первый план не выдвигает зада­чу получения прибыли, но все другие приоритеты в полной мере соответствуют ее миссии.
Сами стратегические цели представляют собой не что иное, как миссию учреждения культуры, искусства, других уч­реждений социокультурного профиля.
Заявляя о свой миссии, то или иное учреждение обычно кратко описывает цель своей деятельности и определяет пере­чень нравственно-моральных, эстетических, культурных, соци­альных ценностей, которыми оно руководствуется в своей дея­тельности.
В стратегических планах определяются действия, которые учреждение намеревается предпринять для достижения страте­гических целей, направления распределения его ресурсов, твор­ческого потенциала, расширения площадей, сценического обо­рудования, увеличения аудитории и т.д. Такие стратегические планы, как правило, носят долгосрочный характер, охватываю­щий временной отрезок на 2-5 лет вперед.
Тактические и оперативные планы
Результаты, которых должны добиться отделы, сектора и другие подразделения социально-культурных учреждений называются тактическими целями. Ответственность за их достижение и реализа­цию планируемых действий несут менеджеры среднего звена. Тактические цели являются важнейшим фактором достижения стратегических целей учреждения.
Тактические планы способствуют реализации стратегиче­ских планов, они имеют более короткий планируемый период (обычно один год). Разработка тактических (годовых) планов осуществляется в корпоративной взаимосвязи менеджерами среднего звена.
Менее трудоемкими, но не менее важными являются опе­ративные планы. Они разрабатываются на низших уровнях уч­реждения культуры, определяют последовательность действий по достижению оперативных целей, часто преследуют решение промежуточных тактических задач (подготовка фрагментов или сюжетов культурных программ, подбор исполнителей, написа­ние сценария, изготовление реквизита, пошив костюмов и т.д.), но в конечном итоге они обеспечивают выполнение тактических планов.
На основе оперативных планов строится вся деятельность специалистов, творческих работников отделов и секторов.
Сетевое планирование
Оперативные планы предполагают раз­работку планов-графиков как для каждого специалиста (менеджера), так и персональ­но для творческой элиты, хозяйственников и других работников отделов и секторов учреждения культуры, искусства, других социально-культурных организаций.
Планы-графики— важнейший составляющий элемент пла­нирования, так как они определяют конкретные временные рам­ки и объем работы в решении каждой операционной задачи, без чего невозможно достичь ни тактических, ни стратегических целей.
Планы-графики составляются в виде последовательной "цепочки" действий решения всех необходимых операций. Ха­рактер членения планируемой работы на операции зависит от кадрового состава работников учреждения, их опыта и масшта­бов планируемой работы.
План-график представляет собой графическое изображение необходимых операций. Такой план часто называют сетевым графиком или сетевым планом.
Сетевой план разрабатывается на основе собственного ме­тода планирования. Метод сетевого планирования предполагает:
— расчленение всей планируемой работы на операции с ука­занием ответственных исполнителей и сроков выполнения;
— ранжирование выделенных операций в определенной по­следовательности выполнения;
— полученный график накладывается на календарь.
В сетевом графике каждая операция вытекает из предыду­щей и является началом последующей, другими словами, в сете­вом графике не должно быть работ нацеленных на исходную операцию равно как и работ, направленных на конечный ре­зультат всего плана с "перескакиванием" через очередные опе­рации.
Сетевое планирование в виде сетевого графика работ дает возможность руководителю учреждения культуры рационально в плановом порядке расставлять специалистов по участкам работы и позволяет оперативно контролировать ход работы на ка­ждом участке а в случае необходимости - вносить изменения в списке ответственных и сроках выполнения. В данном случае сетевые графики выступают не только средством и методом планирования, но и контроля.
Реалистичность планов
Как правило, за достижение стратегических целей отвечает высшее руководство (директор, художественный руководитель, арт-директор, замести­тели директора генеральный менеджер), тактических — специа­листы, менеджеры, творческие работники среднего звена, оперативных — руководители творческих коллективов, рядовые со­трудники, менеджеры первой линии.
Во многих социокультурных учреждениях по финансовым и другим причинам происходит сокращение работников средне­го звена и передача их функций рядовым сотрудникам, что, в общем-то, не всегда отрицательно влияет как на процесс плани­рования, так и на содержание деятельности этих учреждений.
Итак, подводя некоторые итоги, отметим, что все рассмот­ренные виды планов самым тесным образом связаны с целями каждого социокультурного учреждения. Цели учреждения на всех уровнях планирования имеют определенные характеристи­ки.
Во-первых, на всех уровнях планирования цели могут но­сить как количественный, так и качественный характер.
Во-вторых, менеджмент не имеет возможности определить конкретные цели по всем аспектам деятельности учреждения, каждого работника, поэтому следует выделять несколько клю­чевых направлений: не более четырех-пяти для каждого отдела или вида деятельности, иначе большое количество целей ниве­лирует смысл усилий сотрудников.
В-третьих, цели учреждения должны быть труднодостижи­мыми, но реальными.
В-четвертых, цели учреждения всегда предполагают кон­кретные сроки достижения, то есть определение конечных дат, возможно, с разбивкой целей на промежуточные временные этапы реализации.
И, наконец, в-пятых, каждый сотрудник социокультурного учреждения вправе рассчитывать на определенное вознагражде­ние при условии успешного достижения поставленной цели.
Планирование по целям
Целевой метод планирования предусматривает определение менеджерами и сотрудниками целей для каждого отдела, сектора и работников, используемых для наблюдения за последующими результатами деятельности уч­реждения на всех стадиях.
Целевой метод планирования дает следующие пре­имущества:
а) усилия менеджеров, творческих специалистов и техниче­ских работников концентрируются на действиях, направленных на достижение целей;
б) улучшаются результаты деятельности на всех уровнях социокультурного учреждения;
в) все сотрудники мотивированы к достижению цели;
г) цели отделов, секторов, персонала соответствуют целям всего учреждения.
Между тем при целевом планировании, как, впрочем, и других методах планирования следует быть готовым к возник­новению определенных проблем. Они связаны с изменением внешней среды, отношением населения к социокультурному учреждению, социальными экономическими проблемами.
Снижают эффективность целевого планирования и дости­жение результата, плохие отношения между руководителями и сотрудниками учреждения, недоверие между менеджерами и творческими специалистами.
Любое планирование предполагает выполнение определенного объема бумажной работы, и когда она превра­щается в самоцель, а отчеты превалируют над реальной рабо­той, начинает снижаться действенность самого планирования.
Типология планов работы социокультурных организаций весьма разнообразна. Помимо изложенных видов и типов пла­нов следует различатьодноразовые планы, постоянные планы, ситуационные планы или сценарии. Указанные виды планов разрабатываются в особых случаях, когда следует решать цели учреждения в нестандартных условиях деятельности. С помо­щью одноразовых планов решаются задачи, которые вряд ли мо­гут возникнуть когда-либо еще в будущем.
Одноразовые планы.
К одноразовым планам следует относить программы достижения определенных целей, крупные проекты, выполнение которых может потребовать длительного вре­мени, масштабные планы, которые включают в себя несколько проектов (создание системной, материально обеспеченной и на­учно обоснованной модели организации творческого развития детей и подростков в регионе), проекты, представляющие со­бой набор планов, направленных на достижение определенной цели, такие проекты отличаются от программ меньшими мас­штабами и сложностью и могут являться частью одной крупной программы.
Например, разработка пакета сценарных материалов для организации циклов мероприятий учреждения культуры для оп­ределенных категорий населения.
Постоянные планы социокультурного учреждения опреде­ляют политику общего руководства действиями, основанную на общих целях учреждения, регламентирующую условия приня­тия решений. Например, политика взаимозаменяемости сотруд­ников, принятия коллективных решений, разработка инноваци­онных методик и форм работы.
Постоянные планы — это и правила, и процедуры, которые относятся к той или иной области деятельности, предписывают надлежащее выполнение тех или иных действий и варьируются в зависимости от меняющихся условий.
Сюда же относятся и ситуационные планы, в которых оп­ределяется порядок действия сотрудников учреждения в случа­ях снижения интереса населения к деятельности социокультур­ного учреждения, уменьшения финансирования, увольнения ве­дущих творческих специалистов и других.
Методы планирования
Профессионально подготовленный работник социокультурных учреждений обязан знать и использовать многие другие методы, которые применялись и при­меняются сегодня в планировании. Среди них следует выделить аналитической метод планирования.
Аналитический метод планирования основывается на науч­ном и статистическом анализе информации, объективных дан­ных бухгалтерского учета и отчетности, социологических опро­сов и т.д.
В экономических системах с плановой экономикой широко используется нормативный метод планирования, который строится на обосновании заданий и планов нормами и нормати­вами. В условиях рыночной экономики данный метод планиро­вания, особенно в сфере коммерческой деятельности, использу­ется в меньшей степени.
В любом виде планирования составление плана всегда под­крепляется оценкой возможностей и ресурсов реализации наме­чаемых задач. Речь идет о балансовом методе планирования, который тесно соприкасается с другими методами планирова­ния. Балансовый метод предполагает обоснование возможно­стей осуществления любого плана: перспективного, текущего, тематического, конкретного мероприятия, культурной програм­мы и т.д. Следует различать финансовые, материальные и кадровые балансы. Вполне очевидно, что деятельность любого социаль­но-культурного учреждения не может осуществляться без со­ставления сметы доходов и расходов, как на определенный пе­риод времени, так и на конкретные мероприятия. Такая смета фактически представляет собой стоимостной баланс, в котором, прежде всего, указываются источники и ста­тьи доходов и расходов, имеющегося бюджетного финансиро­вания. Наиболее эффективным в практике пла­нирования деятельности учреждений социально-культурного типа является не отдельно взятый метод, а сочетание различных методов.