Специфика организации бизнес-событий.

Чаще всего деловые мероприятия – это имиджевые мероприятия, главная цель которых – формирование положительного образа компании. Бизнес-мероприятияотличаются от корпоративных и имеют свою специфику. В организации бизнес-события нужно понимать и учитывать, прежде всего, цель мероприятия и его целевую аудиторию.

Деловые мероприятия не могут считаться обычной встречей людей, поскольку проводятся по четко просчитанному механизму для эффективного решения сформулированных задач, независимо от формата, инструментов организации и прочих факторов. В остальном же работа при организации делового мероприятия схожа с современными event-проектами, но в ходе подготовки следует учитывать многие ключевые моменты, которые определяют специфику события.

Ивент-менеджмент(Event-menegment) - это направление менеджмента, сформировавшееся в 70-х г прошлого столетия в связи с профессионализацией сферы досуга и рекреации. Один из европейских теоретиков событийного менеджмента, У. Хальцбаур, указывает, что в событийном менеджменте сталкиваются две тенденции. С одной стороны – это типовые технологии менеджмента, функционирующие по строгому алгоритму и дающие возможность прогнозировать исход мероприятия. А с другой- технологии, базирующиеся на креативности, творческой фантазии, делающие мероприятие СОБЫТИЕМ, явлением неповторимым. Ключевым понятием event-менеджеров является – event. Ему присущи следующие характеристики:

-это мероприятие воспринимается и зрителем и организаторами как исключительное событие. Таким образом, результат мероприятия тоже уникален (в этом, кстати, отличие от менеджмента), результат у event всегда изменчив, его невозможно сохранить или накопить. Поэтому следует развести понятия мероприятие и event.Мероприятие может быть выполнено по всем правилам менеджмента, быть исключительно организовано, но не обладать характеристиками event. И наоборот, проект может быть явлением уникальным и запоминающимся, однако не отвечать требованиям менеджмента, носить стихийный характер. Практики событ.менедж. назыв. это «автономное мероприятие». Словом, в этом и заключена и уникальность, и одновременно, отличие событийного менеджмента от общего менеджмента и маркетинга.

На сегодняшний день принято выделять два подхода (школы): американская и европейская.Американская модель событийного менеджмента более поликомпонентна, нежели европейская, и включает в себя логистику мероприятия, прогнозирование коммерческой выгоды (книга Майкла Вульфа «Экономика развлечений: как новые технологии меняют нашу жизнь»), PR-технологии, соблюдение принципов авторского права и тд. Европейская – напротив, отделяет event от рекламы и PR. Да, кстати, в США на сегодняшний день существуют специализированные периодические издания:

Журнал «Факты об индустрии развлечений: годовой статистический анализ» (лицензирование и деятельность компаний на рынке развлекательного сервиса.)

Журнал «Meeting and Convention»

Entertaiment Marketing Letter – ежемесячный информационный бюллетень об индустрии развлечений. (новые тенденции, компании на рынке)

PROMO – современные промо-акции, организация конференций.

Разработка мероприятия.

Шкала планирования мероприятия с целями и системой функциональных обязанностей.

Техническое обеспечение мероприятия.

Составление коммерческого предложения мероприятия, спонсорского пакета.

Разработка сценарного плана мероприятия

Особенности работы на мероприятии, его контроль, координация служб.

Анализ результатов, в том числе исп.формул и алгоритмов (USP – коэффициент уникальности мероприятия, графики расчета потоков посетителей, коэффициент сменяемости аудитории)

Национальные особенности event-менеджмента по большей части заключаются в том, что в России часто все делается очень спонтанно: заблаговременно планировать что-то умеют далеко не все. Наши люди в большинстве своем не привыкли к отчетности, четкому выполнению задач, пунктуальности и обязательности. Это русское «авось» мешает работать с клиентами и подрядчиками начинающим event­-менеджерам. Но, я считаю, что все это появится со временем – жизнь заставит научиться аккуратности в отношениях с заказчиками и партнерами. Если люди хотят расти и развиваться, они будут работать над собой.

Еще одно отличие заключается в особенностях нашего event-бизнеса: у нас большая емкость рынка, и на этот рынок в ближайшие годы придут еще сотни новых event-компаний. Конечно, в течение трех-пяти лет все эти компании «проранжируются» и выберут себе специализацию, но пока большинство новичков хватается за все сразу. Сегодня проводится все больше разноплановых мероприятий. Каждое из них имеет свою специфику – деловые, частные, корпоративные события. Event-менеджер должен разбираться во всех областях, но прийти к какому-то одному направлению. Это позволит ему расти и развиваться в этой сфере, самосовершенствоваться.

Пока event-рынок пускает всех. Это с одной стороны, безусловный плюс – есть возможность начать бизнес, но с другой стороны, это и его минус. Появляется много людей, считающих, что event – это очень просто. Они уничтожают само понятие event-менеджмента, занимаясь простым проведением мероприятий. Опять-таки надежда только на то, что в условиях возникающей конкуренции выживут лучшие: требования заказчиков меняются, и ивентерам придется им соответствовать. А значит, изучать и науку управления событием.

Особое развитие сейчас приобретает деловой туризм, индустрии MICE, котораяструктурируется вокруг центрального понятия – событие.

Meetings (встречи, стратегические, цикловые совещания, переговоры, презентации),
Incentives (инсентив, поощрительные поездки,мотивационныепрограммы, стимулирование лояльности партнеров, сотрудников, дилеров),
Conferences/Conventions (конференции, форумы, конгрессы),
Exhibitions/Events (выставки, событийныйтуризм, корпоративные события)

В крупных бизнес-трэвел-компаниях вся деятельность разделена между несколькими отделами. Это может быть отдел деловых поездок, визовый центр, отдел бронирования, отдел корпоративных мероприятий (конференций, семинаров), отдел конгрессно-выставочных и массовых мероприятий, а также отдел индивидуальных поездок, специализирующийся на эксклюзивных маршрутах.

Почти для каждого делового мероприятия важной оказывается развлекательная часть. Некоторым может показаться, что два эти понятия являются несовместимыми, но практика доказывает обратное – у развлекательной части для деловых мероприятий существует свое предназначение.

Важно понимать, что при организации деловых мероприятий любая мелочь имеет важное значение, именно поэтому в нашей работе на них обращается должная внимание.

Благодаря возможностям нашей компании доступна организация деловых мероприятий любой сложности. Проведение конференции и семинара возможно практически в любом месте. Со стороны наших сотрудников соблюдаются все формальности и учитываются различные нюансы для качественного результата.