Ведение трудовых книжек сотрудников, правила оформления и ведения необходимых записей. Образцы организационно-распорядительной и финансово-хозяйственной документации

В cт. 66 Трудового кодекса РФ говорится о том, что «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

При ведении трудовых книжек необходимо соблюдать ряд требований. К таким требованиям относят:

1) технику ведения оформления записей в трудовой книжке;

2) язык оформления записей в трудовой книжке;

3) состав записей в трудовой книжке;

4) содержание записей в трудовой книжке;

5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.

В инструкции сказано, что записи нужно прописывать в трудовой книжке без сокращений. Например, «переведен», а не «пер.»; «приказ», а не «пр.» и т.п.

Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е. прямо возрастающая, но только в одном разделе.

В инструкции сказано, что заполнение трудовых книжек должно осуществляться только на государственном языке Российской Федерации. Также записи можно вести на языке той республики, которая находится в составе Российской Федерации и установила свой государственный язык на территории республики. Поэтому записи, вносимые в трудовую книжку, сначала записываются на русском языке, а потом на языке, принятом в республике.

В трудовую книжку вносят следующие виды сведений (записей):

· сведения (записи) о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

· сведения (записи) о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

· записи о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством);

· сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Стоит обратить особо внимание на то, что взыскания в трудовую книжку не вносятся.

К содержанию трудовых книжек предъявляются следующие основные требования:

1) полное содержание всех сведений (порядковый номер, дата, наименование и т.п.);

2) соответствие формулировок сведений трудовому кодексу и распоряжению (приказу) (например, приказ об увольнении сотрудника организации и т.п.);

3) соответствие сведений реальной ситуации.

Особо стоит отметить, что все вносимые изменения в трудовую книжку должны быть документально обоснованы. Инициалы сотрудника в трудовую книжку вносят в именительном падеже, полностью прописывая фамилию, отчество и имя без всяких сокращений. Такие же требования предъявляются к занесению сведений о дате рождения. Даты фиксируются арабскими цифрами, число и месяц прописывают двумя парами двузначных чисел. Год пишется четырехзначным числом, отделяя при помощи точки числа друг от друга.

На титульном листе трудовой книжки ставится заверительная подпись сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство в организации и оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи.

Запись о выдаче вкладыша трудовой книжки или дубликата трудовой книжки должна соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи могут быть оформлены при помощи постановки штампа (например, «Выдан вкладыш» и т.п.) или записи от руки с фиксированием номера, серии документа, который был выдан, на оригинале трудовой книжки.

Оформление самой трудовой книжки в соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек осуществляется работодателем или другим лицом, обладающим правом ведения кадрового делопроизводства в организации (например, кадровый делопроизводитель, директор по персоналу и т.д.):

1) не позднее 5 дней со дня приема сотрудника на новое место работы;

2) в присутствии владельца трудовой книжки (работника организации).

И на основании следующих документов:

1) паспорта гражданина РФ или другого документа, удостоверяющего личность – сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника;

2) документа об образовании – сведения об образовании работника, сведения о профессии и (или) специальности.

Дата заполнения трудовой книжки желательно должна быть зафиксирована арабскими цифрами или алфавитно-цифровым способом, где месяц прописывается буквенным способом, т.е. словом в родительном падеже.

П. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся информация в трудовую книжку должна вноситься на основании приказов или распоряжений, которые были изданы работодателем, не позднее недели с момента их издания. Это правило также распространяется и на оформление сведений или записей относительно награждений работников и т.п.

Приведем пример записи в трудовой книжке.

К организационно распорядительной документации ДОу можно отнести Штатное расписание , которое несёт и финансовую нагрузку, т.к это – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание (рис. 9).

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Пример

В деятельности руководителя наиболее часто встречается Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

пример