Организация работы туристической фирмы с деловыми партнерами

Цель изучения возможных партнеров по сбыту заключается в том, чтобы выбрать наиболее перспективные турфирмы, заинтересованные в сотрудничестве и соответствующие требованиям туроператора в отношении деловых качеств.

Выбор посредников на туристском рынке является более сложным в виду их территориальной разобщенности и удаленности от туроператора (часто партнеры являются резидентами других стран). В то же время надежность партнера по сбыту имеет в турбизнесе особое значение: это и своевременные расчеты по сделке, и обеспечение планируемых объемов реализации туруслуг. Если партнер отказывается от забронированных им туров, туроператор несет убытки в виде аннуляционных выплат поставщикам туруслуг.

Наиболее трудным является начало деятельности на рынке, когда еще не наработаны связи и отсутствует опыт.

Изучение партнеров должно иметь системный характер и проводится на конкурсной основе . Устанавливаются предварительные контакты с несколькими кандидатами, в дальнейшем наиболее привлекательные турфирмы отбираются для окончательных переговоров.

В качестве источников информации о возможных партнерах используются:

справочники, рекламная продукция (каталоги, проспекты, объявления в прессе),

встречи и контакты с представителями фирм; контакты с представителями турбизнеса на туристских выставках, рекомендации экспертов.

обращения к национальным ассоциациям туристских агентств с просьбой рекомендовать фирмы, заинтересованные в разработке данного направления;

представительства национальных туристских организаций в крупных городах;

Интернет (сервер «Тревелнет») и др.

Рекомендуется проводить активную работу по продвижению турфирмы в деловой среде турбизнеса на интересующем территориальном рынке с целью получения ответного отклика потенциальных партнеров.

Все источники информации подразделяют на объективные и субъективные.

К условно - объективным источникам относят публикации в прессе, особенно в специальных туристских изданиях, отчеты и обзоры официальных туристских организаций, отчеты о деятельности ассоциаций туристических агентств, справочники.

К субъективным источникам относят сведения, полученные от самой турфирмы (переговоры, письменные ответы на запросы). Субъективная информация о деловых качествах турфирмы может быть получена также от ее конкурентов и партнеров по бизнесу (во время устных бесед и переговоров).

Для того чтобы нацелить информацию, получаемую от потенциального партнера, на интересующие аспекты, используют типовые вопросники (анкеты).

Содержание типовой анкеты:

полное юридическое название турфирмы;

почтовый и юридический адрес, телефон, факс, е - почта офиса;

организационно-правовая форма (форма собственности);

документ, подтверждающий юридический статус (лицензия, патент с указанием номера, даты, срока действия);

год создания турфирмы;

размер уставного капитала;

наличие основных фондов (здание офиса, гостиницы, автотранспорт, др.)

виды деятельности (направление, прием, специализация, оптовые / розничные операции);

годовой оборот в разбивке по статьям (продажа туров, транспортных документов, отдельных услуг, страхование, обмен валют и т.д.);

рынки действия (территория, сегменты, их социально-экономические и мотивационные характеристики);

наименование и справка обслуживающего банка, наличие у банка корреспондентских отношений с другими банками;

членство в национальной ассоциации туристских агентств и международных туристских организациях;

аккредитация турфирмы со стороны транспортных компаний, наличие права на продажу билетов;

наличие агентской сети и собственных филиалов, их количество и размещение;

виды и объемы рекламы (образцы);

численность персонала и организационная структура управления;

размер страхового фонда (bonding);

образцы ваучеров;

прогнозы спроса на туристские поездки по предлагаемому направлению;

список контактных лиц (руководители и работники с перечнем курируемых вопросов).

Вся полученная информация должна быть систематизирована: отсеяны второстепенные вопросы и выделены сведения, позволяющие дать оценку деловым качествам потенциального партнера.

Основные критерии оценки партнера по сбыту:

- правоспособность;

- кредитоспособность;

- дееспособность;

- функциональные характеристики.

1) Правоспособность подразумевает наличие у фирмы юридического основания заниматься продажей туруслуг и является главным условием установления деловых отношений.

Правовой статус определяется национальным законодательством и в разных странах подтверждается разными юридическими документами (лицензия, патент, регистрация в торговом реестре). Если юридическое лицо не имеет правового статуса турфирмы, в случае нарушения им договорных обязательств, невозможно удовлетворение претензий через судебные органы, так как в соответствии с международным законодательством заключенные сделки признаются недействительными.

О правоспособности фирмы свидетельствуют копии соответствующих юридических документов, справки или сертификаты официальных органов и т.д. Косвенные свидетельства правоспособности: членство фирмы в национальных или региональных ассоциациях, наличие аккредитаций транспортных компаний.

2) Кредитоспособность – наличие у фирмы денежных и материальных средств, необходимых для обеспечения своевременных расчетов по сделке. В отличие от правоспособности, которая неизменна в течение определенного срока, кредитоспособность постоянно меняется.

Кредитоспособность подтверждают:

банковская гарантия: банк принимает на себя материальную ответственность за действия фирмы. При выдаче гарантии со счета фирмы снимается определенная сумма в качестве депозита;

страхование коммерческого риска. В ряде стран обязательное страхование введено законодательно (турфирмы вносят страховой депозит как гарантию ответственности перед туристами);

наличие крупных основных фондов, недвижимости.

согласие на внесение авансовых платежей или предоплаты за операции по продаже туров.

Виды авансовых платежей:

Депозит – часть общей стоимости сделки, которую партнер переводит до начала реализации сделки в качестве гарантии окончательных расчетов. При окончательном расчете по сделке депозит засчитывается в ее общую стоимость. В случае расторжения договора депозит возвращается на согласованных условиях.

Формы депозита:

депозит, вносимый в счет оплаты туруслуг, предоставляемых в течение года. Вносится в начале года, составляет 10-50% от суммы сделки. Засчитывается в оплату последних операций или переносится на будущий год как гарантия оплаты. Используется при серийных групповых турах, для которых приходится бронировать крупные квоты мест и нести материальную ответственность перед поставщиками.

аванс или предоплата – применяется при расчетах по каждой конкретной продаже туров группе или индивидуалам. Составляет не менее 50% от суммы сделки. Сумма текущей задолженности посредника не должна превышать сумму депозита.

Задаток (безотзывный депозит) – авансовый платеж, не подлежащий возврату в случае расторжения сделки по вине стороны, внесшей его. В международной практике действует правило, по которому при расторжении договора по вине стороны, получившей задаток, последняя должна вернуть его в двойном размере.

3) Дееспособность подразумевает способность выполнять обязанности, вытекающие из заключенной сделки.

Критерии дееспособности: наличие сети турагентств, собственных помещений и автопарка, объем и качество рекламы, связи с транспортными компаниями, членство в национальных и региональных ассоциациях, квалификация и численность персонала, разносторонняя деятельность, положение на рынке, репутация и т.д.

Функциональные характеристики. Значительные различия в функциональных характеристиках турфирм проявляются по следующим аспектам:

- характер операций (оптовые и розничные сделки);

- спектр выполняемых функций (турагентства и туроператоры);

- наличие дополнительных услуг и видов деятельности;

- специализация – является важнейшим принципом деятельности турфирм. В деятельности любой турфирмы можно выделить направления, являющиеся для нее приоритетными. Они соответствуют определенным видам туризма и тем рыночным сегментам, на которые ориентирован маркетинг турфирмы (деловой туризм, молодежный туризм и т. д.)

- территориальное размещение – как правило, турфирмы сконцентрированы в столицах и крупных административно-экономических центрах. В то время как большая часть территории стран, особенно сельские районы, представлена недостаточно.

Анализ и контроль над функционированием сбытовой сети. Основными элементами функционирования сбытовой сети, подлежащими анализу, являются: объемы реализации, издержки на поддержание выбранных каналов распределения, скорость обращения, скорость и качество обслуживания потребителей, соблюдение установленных стандартов и технологий обслуживания и др.

Способы поддержки и стимулирования потребителей и деятельности партнеров

Это использование многообразных средств стимулирующего воздействия, призванных ускорить или усилить ответную реакцию рынка. Средства стимулирования обладают тремя качествами: привлекают внимание и содержат информацию, которая может вывести потребителя на товар, предполагают уступку, льготу, содействие, которые представляют ценность для потребителя, содержат четкое предложение незамедлительно совершить сделку или покупку. Фирмы применяют стимулирование сбыта, которое включает стимулирование потребителей и посредников.

Стимулирование агентств осуществляется посредством высоких комиссий, премий, совместных маркетинговых предприятий.

Туроператор – разработчик тура должен оказывать партнерам по сбыту поддержку в работе, стимулировать деятельность по продаже своего турпродукта.

В качестве таких мер поддержки используются:

регулярное предоставление посреднику исчерпывающей информации о предлагаемых турах, услугах и порядке организации путешествия для ее распространения среди турагентств. Агент должен уметь ответить на вопросы клиентов относительно предлагаемого тура;

снабжение партнера всей издаваемой рекламной продукцией (проспекты, буклеты, плакаты, фолдеры и т.д.) о туристских ресурсах в количестве, достаточном для распространения через турагентства потенциальным туристам;

систематическое проведение занятий и семинаров для работников турагентств по вопросам организации и продвижения туров;

установление наиболее оперативного порядка получения заявок на бронирование туров и их подтверждения между турагентом и туроператором в режиме «реального времени»;

организация по договоренности ознакомительных поездок по маршруту для работников турагентств, проведение во время поездок семинаров;

приглашение руководителей наиболее активных турагентств в качестве гостей;

проведение совместно с заинтересованными турагентствами в отдельных городах презентаций турпродукта;

использование мер по стимулированию деятельности турагентств, четкое соблюдение туроператором своих обязанностей и ответственности по сделке;

участие в рассмотрении дел по жалобам клиентов, быстрая компенсация турагенту его расходов, возникших в результате удовлетворения им ущерба, причиненного ненадлежащим исполнением проданного тура.

создание в своей структуре специального подразделения по работе с турагенствами.

Для результативной работы турагентств особое значение имеют условия комиссионного вознаграждения. С целью стимулирования турагентств используется прогрессивная комиссия:

базовая (основная) агентская комиссия, устанавливаемая на начальном этапе сотрудничества;

прогрессивная дифференцированная комиссия по принципу «чем больше продаж, тем выше размер комиссии»;

дополнительная несезонная комиссия;

бонусы за стабильность в работе и большой объем продаж;

другие поощрительные меры, в том числе организация бесплатных туров.

В условиях развития рынка туруслуг и усиления конкуренции, повышения требовательности со стороны клиентов, туроператор – разработчик вынужден постоянно заботиться об укреплении и консолидации своей сбытовой сети, улучшении качества работы.