ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ. АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.

АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – информационная система, реализуемая с использованием средств ВТ и связи.

АВТОР ДОКУМЕНТА – организация или лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ – наименование учреждения, организации, предприятия или лица, которому направляют документ.

АДРЕС – 1) место расположения или нахождения учреждения, организации, предприятия или лица; 2) приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или учреждению.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа путем проставления реквизита «Адресат» в правом верхнем углу листа.

АКТ – 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; 2) документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АКЦЕПТ – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

АННОТАЦИЯ – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

АРХИВ – учреждение или структурная часть, осуществляющая прием, хранение документов и организующая их использование в политических, научных, народно-хозяйственных, социально-культурных и иных целях.

АТТЕСТАЦИЯ – характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей и политического развития, моральных качеств, достоинств, недостатков.

АУТЕНТИЧНЫЙ текст – действительный, подлинный, соответствующий подлинному.

БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

БЛАНК ДОКУМЕНТА – носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

ВЕДОМОСТЬ – перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

ВИД ДОКУМЕНТА – классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

ВИЗА ДОКУМЕНТА – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ – учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием их порядковых номеров, индексов, названий дат и номеров листов дела.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – копия части документа.

ГРАФИК – текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГОСТ (Государственный общесоюзный стандарт) – документ, содержащий единые нормы и требования, предъявляемые к определенному виду сырья, полуфабрикатов, готовых изделий, материалов и документов, обязательные к соблюдению при их поставках, заготовках, изготовлении и оформлении.

ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ (секретности) – специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к коммерческой или государственной тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации.

ДЕЛО – совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

ДИАЗОКОПИРОВАНИЕ – то же, что и светокопирование.

ДОГОВОР (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени заверителя.

ДОКЛАД – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – письменное сообщение, составляемое сотрудником на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, содержащее обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

ДОКУМЕНТ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

ДОКУМЕНТАЦИЯ – оформленная по единым правилам совокупность документов.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

ДУБЛИКАТ – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

ЖАЛОБА – заявление о неправильных действиях лиц или учреждений и необходимости ликвидации последствий этих действий.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА – совокупность реквизитов: «Эмблема», «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Ссылка на номер и дату входящего документа», «Заголовок к тексту».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, оценки, выводы комиссии, специалиста, должностного лица по какому-либо вопросу (документу).

ЗАКОН – акт высшего органа государственной власти, обладающий высшей юридической силой и изданный в установленном порядке.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ (о заседании, собрании, конференции) – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный на одном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

КВИТАНЦИЯ – расписка, выданная организацией подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ – документ о нарушениях (порче, хищений), допущенных при транспортировке грузов.

КОММУНИКАТИВНЫЙ формат – коммуникабельный, склонный, способный к коммуникации, установлению контактов и связей, легко устанавливающий их.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНСТИТУЦИЯ – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, принципы организации и деятельности органов государственной власти и управления, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

КОНТРАГЕНТ – одна из сторон контракта, договора.

КОНТРАКТ – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОПИЯ – точный список, точное воспроизведение, повторение чего-либо.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ – документ, содержащий основные сведения о работнике учреждения, организации, предприятия.

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем.

НАКЛАДНАЯ – документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

НАРЯД – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЗОР – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или деятельности группы предприятий в определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.

ОБХОДНОЙ ЛИСТ – документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолженности перед учреждением у лица, увольняющегося с работы или уходящего на каникулы.

ОПИСЬ – список предметов с их краткими характеристиками.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) – документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первый, подлинный экземпляр документа.

ОТЗЫВ – документ, содержащий мнение предприятия или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты поступления.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему предприятию или должностному лицу.

ОФЕРТА – письменное предложение о заключении контракта.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, созданные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПЕРЕЧЕНЬ – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения наиболее важных документов предприятия, свидетельствующий о их подлинности.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПОВЕСТКА – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению – выслать своего представителя.

ПЛАН – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

ПОДЛИННИК – подлинная вещь; все что сделано по образцу; не подражательно, не список, не подделка, а вещь на лицо, как она сделана.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единственный экземпляр документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения о времени, месте создания которого и содержащейся в нем информации соответствуют действительности.

ПОДПИСЬ ДОКУМЕНТА – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и

ее расшифровки.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и использующийся ею.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

ПРЕЙСКУРАНТ – перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.

РАСПИСАНИЕ – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПИСКА – документ, подтверждающий получение чего-либо, заверенный подписью получателя.

РЕЕСТР – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

РЕПРОГРАФИЯ (от репродукция и графия) – обобщенное название процессов копирования документов фотографическим или другими способами, не связанными (в отличии от полиграфии) с применением печатных форм.

СПЕЦИФИКАЦИЯ – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

РЕШЕНИЕ – 1) правовой акт, принимаемый исполкомами местных Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

СВОДКА – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

СКАНЕР – устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел и т.п. подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный (ее подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочий.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СПРАВКА – 1) документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факт биографического или служебного характера.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СТЕНОГРАММА – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СЧЕТ – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

ТАБЕЛЬ – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

ТАБЛИЦА–документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТЕЗАУРУС – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ – краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).

ТЕЛЕГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его трудового стажа и основанием для назначения пенсии.

УДОСТОВЕРЕНИЕ (свидетельство) – документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА – придание документу юридической силы посредством его подписания (утверждения), проставления печати и даты.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ЛИЧНОСТИ – документ, удостоверяющий личность предъявителя.

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – заполнение реквизита «Гриф утверждения» должностным лицом, как правило, руководителем.

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

УСТАВ – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

ФАКСИМИЛЕ – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФАЙЛ – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

ФИРМА – предприятие, компания, организация (в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах), обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА – группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

ХАРАКТЕРИСТИКА – описание характеристик качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого (чего) – либо.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – перечень должностей в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

ЦИКУЛЯЦИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ

ДОКУМЕНТОВ – изучение документов в целях определения сроков их хранения.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК) – комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

ЭКСПЕДИЦИЯ – специальный отдел организации для приема и отправки документов.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО – учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, номера, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.