Содержательная унификация док-тов (и вообще унификация)

Унификация в широком смыс­ле слова представляет собой "приведение элементов заданно-

го множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов за­данного множества".Под унифи­кацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рациональ­ного количества их форм и типи­зации построения.

Основная цель унификации документов заключается в созда­нии стабильных комплексов доку­ментов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач уп­равления как в традиционных ус­ловиях, так и в условиях исполь­зования новых информационных технологий, при минимальных зат­ратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унифика­ции могут быть документы на лю­бых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствова­ния документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация яв­ляется нормативным закреплени­ем результатов унификации.

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и го­сударственные стандарты РФ на унифицированные системы доку­ментации (УСД);

- Типовые методические ука­зания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканс­кой унификации документов, ис­пользуемых в автоматизирован­ных системах управления;

- Основные положения Еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информа­ции и унифицированных систем документации в РФ;

- другие руководящие доку­менты Госстандарта РФ;

- общероссийские классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Боль­шое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Госу­дарственную сидтему стандарти­зации РФ.

Проведение унификации опи­рается на реализацию следую­щих принципов:

> унификация от общего к частному, заключающаяся в по­строении формуляра-образца документов, а на его основе раз­работке конкретных форм доку­ментов;

> единообразие построе­ния форм документов и правил по­строения и оформления, обеспе­чиваемое путем максимальной ти­пизации и трафаретизапии тек­стов, выработки единых требова­ний к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

> комплексность унифика­ции. При ее проведении должны предусматриваться все требова­ния к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обра­ботки и хранения;

> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

> группировка реквизитов в документах в соответствии с пос­ледовательностью их заполнения,

> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

> стабильность требований к документам, исходя из исполь­зования форм документов в тече­ние достаточно длительного пери­ода времени;

> экономичность за счет обоснованного включения доку­ментов в систему документации и широкого применения бланков;

> сопряжение с действую­щими системами классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации.

При проведении унификации примен.методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;
• создание типовых форм;
• построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
• унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой явл.ОКУД, предст.собой систематизированный перечень унифиц.форм управленч.док-тов, разрешенных к применению во всех учр-ях и орг-ях РФ. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учр-я такими ограничит.номенклатурами явл. отраслевые (ведомств.)кл-ры управленч.док-тов, аналогичные кл-ры док-тов предприятий или табели док-тов. Они предст.собой классификац.схемы разрешенных к применению форм док-тов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед орг-ями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Для разработки такого табеля создается классификатор функций, вып.всеми подразделениями орг-и.