Стадии разработки УСД (УФД)

УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных

форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных

в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;

нормативных и методических документов по их разработке, ведению и

применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов

установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской

унифицированной формы документов; Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:
- отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;
- руководящие документы;
- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.
Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской

унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта

общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской

унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.

14. Структура и задачи ЕСКК

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств их ведения и нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи:

1. классификация и кодирование ТЭСИ;
2. упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;
3. обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов;
4. создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
5. создание распределенного автоматизированного банка ОК;
6. обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;
7. создание комплекса взаимоувязанных ОК и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
8. использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта по классификации и кодированию информации;
9. гармонизация ОК с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию объектов с учетом отечественной практики;
10. развитие практики прямого применения международных классификаторов, стандартов по классификации и кодированию объектов ТЭСИ;
11. упорядочение и минимизация информационных документопотоков.

+ Принципы функционирования:

учет социально - экономических изменений в стране;

открытость и общедоступность ЕСКК для пользователей в той части,

которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

автоматизация процесса обработки технико - экономической и

социальной информации;

обеспечение методического и организационного единства ЕСКК;

комплексность ЕСКК, предусматривающая наиболее полный охват

технико - экономической и социальной информации, используемой при

межотраслевом обмене;

постоянная актуализация технико - экономической и социальной

информации;

обязательность применения ЕСКК при формировании государственных

информационных систем и ресурсов;

совместимость ЕСКК, государственных информационных систем и

ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве

Российской Федерации на основе использования ЕСКК;

гармонизация ЕСКК с международными и региональными

классификаторами и стандартами.

15. Иерархический метод классификации

ГОСТ 6.011-87 дал следующее определение понятию «классификация». Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальная информация классифицируемых объектов детализируется на каждой ступени классификации. Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, имеют неограниченную емкость, которая зависит от глубины классификации (число ступеней деления) и основания кода (число знаков в алфавите кода). Выбор необходимой глубины классификации и соответственно структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых и предназначен данный классификатор.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и их использованием по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или решаемых с помощью классификатора задач, требуется коренная перестройка всей классификационной схемы.

При разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает качество классификатора и удобство его использования. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на первой ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на первом уровне классификации, не должны включать аналогичных понятий.

2-е общее правило: на каждой ступени классификации для разделения вышестоящей группировки должны использовать только один признак.

3-е правило: логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие ступени и полнота этого деления. В соответствии с этим на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращаться наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножеств всегда должна давать делимое множество объектов и не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок. Таким образом, достоинства иерархического метода обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.

16. Порядковый и серийно-порядковый методы кодирования

Кодирование представляет собой процесс перевода информации из одной системы знаков в другую, т.е. перевод записи на естественном языке в запись с помощь. Кодов

Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классификационного множества кодируется с помощью текущего номера.

Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Таким образом, этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора (каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер).

Недостатки:

1.отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта;

2.сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками;

3.не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, т.к. резервные коды располагаются в конце ряда. Т.е. метод не часто применяется отдельно при создании классификатора ТЭСИ. Чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования. (Пример – классификатор валют).

Серийно-порядковый метод кодирования(например, ОКПДТР, классификатор специальностей по образованию)

- это метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии кроме кодов имеющихся объектов классификации, как и при порядковом методе кодирования, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии, и это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.

Метод обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.

17.Фасетный метод классификации

В современных классификаторах ТЭСИ широко используется и второй метод классификации – фасетный. Под ним понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. Т.е. заранее жесткой классификационной схемы не создается. Разрабатывается лишь система таблиц по признакам объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасета и их объединение в определенной последовательности. Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов разрабатываются новые фасеты или дополнительными новыми признаками (значениями признаков) уп. существующие без коренной перестройки структуры всего классификатора.

При разработке классификатора на основе фасетного метода также должны соблюдаться определенные правила, несоблюдение которых затрудняет использование классификатора. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Второе правило: включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков на них, которые необходимы для решения конкретной задачи.

18. Последовательный метод кодирования

Сложные классификационные методы кодированияпредполагают предварительное разделение множества объектов на классификационные группировки в соответствии с выбранными признаками классификации. Классификационные методы бывают двух видов – последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования – метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных соподчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов коду вышестоящей группировки. Этот метод используется при иерархическом методе классификации.

Достоинства:

- логичность построения кода;

- большая емкость;

- возможность получения итогов по высшим разрядам кода.

Недостатки:

- обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации;

- ограниченные возможности идентификации объектов;

- использование этого метода связано с определенными трудностями: в результате зависимости значений последующих разрядов кодов от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетания имеющихся признаков также сложно и практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестрой классификатора.

Применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильна в течение длительного времени.

19. Стадии разработки классификаторов ТЭСИ

Разработка любого ОК ТЭСИ, в том числе ОКУД в соответствии с Правилами по стандартизации 1994г., включает выполнение 5 стадий:

- организация разработки ОК;

- разработка первой редакции проекта ОК;

- разработки окончательной редакции и проекта ОК и представление его для принятия;

- принятие и государственная регистрация ОК;

- издание ОК.

Вносить изменения в технологический процесс разработки ОК можно только с согласия Госстандарта РФ, Технология разработки ОК других категорий, т.е. отраслевых или классификаторов предприятий может включать выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.

20. Категории классификаторов ТЭСИ и их статус

Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, который представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.

Уровни классификаторов/категории:

• международные;
• межгосударственные (внутри СНГ)
• общероссийские;
• отраслевые/вида экономической деятельности
• предприятия

Сейчас 31 классификатор, из них 10 выровнены на международный уровень (ОКСМ, ОКВД). Межгосударственный: ОК стандартов.

Общероссийский классификатор – это классификатор, принятый Госстандартом РФ и обязательный для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с министерствами и ведомствами.

ОК разрабатывается в тех случаях, когда они:

1. обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;
2. когда эти классификаторы обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;
3. когда они информационно связаны с действующими ОК;
4. когда он используется в общероссийских УФД.

ОК ТЭСИ относится к нормативным документам и по своему статусу соответствует ГОСТу. Порядок разработки ОК должен соответствовать правилам ПР 50.733-93 «Порядок разработки ОК ТЭСИ».

Отраслевой классификатор – это классификатор, принятый министерством/ведомством и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства/ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления н/т политики в отрасли. Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:

1. Включают информацию, которая создается в УФД (отраслевых) и отсутствует в ОК;
2. Представляют собой выборки из ОК, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации.

Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор предприятия - это классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый эти хозяйственными субъектами. Классификатор предприятия разрабатывается в тех случаях, когда:

1. они включают информацию, которая создается в УФД предприятия и отсутствует в ОК и отраслевых классификаторах.
2. КП может быть выборками из ОК или отраслевого классификатора, допускаются перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующих в них объектами и признаками.

Статус КП соответствует стандартам предприятия. Порядок разработки, принятия, учета, ведения, опубликования и применения отраслевого классификатора и классификатора предприятия устанавливается соответственно министерством/ведомством или предприятием.

21. Параллельный метод кодирования

Относится к классификационным метод код-я, как и последовательный. Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использование кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом методе кодирование признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов:

1. каждый фасет или признак внутри фасета имеют свои коды, которые включаются в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

2. для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать значения какого признака приведено в определенных разряда кода объекта.

Достоинства:

- гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Этот метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков;

- хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем. Этот метод целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, т.к. в противном случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и емкость классификатора будет использоваться неполностью. И это является недостатком данного метода кодирования.

Классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию по классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в отличие от них регистрационные методы, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, не несут информацию об их свойствах. Поэтому и идентификационные, и классификационные методы чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.

22. Структура классификаторов ТЭСИ

Создание интегрированных систем обработки информации, реализованных на основании автоматизированных банков данных, предъявляет определенные требования к построению классификатора. В соответствии с этими требованиями структура классификатора, как правило, должна иметь блок кодов (блок идентификации) и блок дополнительных признаков объектов на естественном языке .

Блочное построение классификаторов удобно для использования их в АС при организации автоматизированных баз или банков данных. Так как структура массивов информации в банке данных тоже имеет блочный характер. При блочном построении классификаторов может войти в банк данных и по наименованиям объектов на естественном языке и по идентификационным кодам и по набору кодов признаков объектов. Блочное построение классификаторов удобно и при ведении классификаторов, т.к. наличие набора кодов признаков объекта позволяет решать поисковые задачи, возникающие в процессе ведения классификатора. Кроме того, в структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы.

Выбор структуры построения классификаторов определяются характером объектов классификации и типом задач, для решения которых предназначен классификатор.

+ ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ (Из Правил по стандартизации 2000 г.)

2.1. Классификация - разделение множества объектов на

подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми

методами классификации.

2.2. Объект классификации - элемент классифицируемого множества.

2.3. Признак классификации - свойство или характеристика объекта

классификации, по которому проводится классификация.

2.4. Классификационная группировка - подмножество объектов,

полученное в результате классификации.

2.5. Ступень классификации - этап классификации при иерархическом

методе классификации, результатом которого является совокупность

классификационных группировок.

2.6. Глубина классификации - число ступеней классификации.

2.7. Код: Знак (символ) или совокупность знаков (символов),

принятых для обозначения классификационной группировки или объекта

классификации.

2.8. Кодирование - присвоение кода классификационной группировке

или объекту классификации.

2.9. Алфавит кода - система знаков (символов), принятых для

образования кода.

2.10. Иерархический метод классификации - метод классификации,

при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные

подмножества.

2.11. Фасетный метод классификации - метод классификации, при

котором заданное множество объектов делится на подмножество

независимо, по различным признакам классификации.

2.12. Последовательный метод кодирования - метод кодирования, при

котором в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят

от результатов разбиения на предыдущих ступенях.

2.13. Параллельный метод кодирования - метод кодирования, при

котором признаки классификации кодируются независимо друг от друга

определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения.

2.14. Порядковый метод кодирования - метод кодирования, при

котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда.

2.15. Серийно - порядковый метод кодирования - метод кодирования,

при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с

закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами

классификации с одинаковыми признаками.

2.16. Классификатор технико - экономической и социальной

информации (классификатор) - нормативный документ, представляющий

систематизированный свод наименований и кодов классификационных

группировок и (или) объектов классификации.

2.17. Общероссийский классификатор (ОК) - классификатор, принятый

Госстандартом России и обязательный для применения при межотраслевом

обмене информацией.

2.18. Отраслевой (ведомственный) классификатор - классификатор,

принятый федеральным органом исполнительной власти (министерством,

ведомством), на который возложено выполнение определенных видов

экономической деятельности, и не подлежащий применению при

межотраслевом обмене информацией.

2.19. Классификатор организации - классификатор, принятый

организацией, предприятием или их группами, занимающимися аналогичными

видами экономической деятельности, применяемый только этими

хозяйствующими субъектами.

2.20. Международная классификация - классификация, принятая

международной организацией.

2.21. Ведение классификатора - поддержание классификатора в

достоверном состоянии и информационное обслуживание заинтересованных

юридических и физических лиц.

2.22. Гармонизация классификаторов - приведение данного

классификатора в соответствие с классификатором, выбранным в качестве

основы, установленными путями гармонизации.

2.23. Переходной ключ - таблица, устанавливающая соответствие

каждой группировке или объекту классификации одного классификатора

одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого

классификатора.

2.24. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с

использованием методов унификации документации совокупность

реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде

экономической деятельности задачами и расположенных в определенном

порядке на носителе информации.

2.25. Унифицированная система документации - созданная с

использованием методов унификации документации совокупность

взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым

требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в

общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые

(ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные

системы документации организаций.

2.26. Общероссийская унифицированная форма документа -

унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской

унифицированной системы документации и обязательная для применения на

всей территории Российской Федерации в определенном виде экономической

деятельности.

2.27. Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа

- унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой

(ведомственной) унифицированной системы документации и не

предназначенная для межотраслевого применения.

2.28. Унифицированная форма документа организации -

унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной

системы документации организации и обязательная для применения только

в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся

аналогичными видами экономической деятельности.