Структура текстового документа пояснительной записки

Структура текстового документа включает набор обязательных и факультативных (необязательных) элементов. Обязательными элементами пояснительной записки к дипломному проекту являются:

– титульный лист;

– задание на дипломный проект;

– реферат;

– содержание;

– введение;

– основная часть документа;

– заключение;

– список использованных источников.

Факультативными элементами записки являются:

– приложение к заданию;

– перечни условных обозначений, сокращений и терминов.

Титульный лист, как правило, оформляется электронном виде и служит обложкой документа. Допускается оформление титульного листа с использованием компьютера, принтера (струйного или лазерного) и современного текстового редактора на листе белой бумаги формата А4 с рамкой. Пример компьютерного оформления титульного листа приведен в Приложении Б.

Задание на дипломный проект, как правило, оформляется в электронном виде, распечатывается на принтере и выдается студенту руководителем дипломного проектирования.

Реферат (как составная часть документа)является обязательным структурным элементом следующих документов: дипломного проекта (работы); курсового проекта (работы); отчета по учебно-исследовательской работе.

Реферат, общий объем которого, как правило, составляет от 500 до 1000 знаков, должен содержать:

- сведения о количестве страниц документа, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников;

- сведения о графической части дипломной работы – количество плакатов, формат листов;

- перечень ключевых слов;

- текст реферата.

Перечень ключевых слов должен включать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста документа, которые в наибольшей мере характеризуют его содержание. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются прописными буквами в строку через запятые.

В тексте реферата должны быть отражены наиболее существенные характерные черты выполненной работы: объект исследования или разработки, цель работы, методы исследования, полученные результаты, область применения, экономическая эффективность или значимость работы. Пример оформления реферата приведен в Приложении Г.

Содержание включает введение, наименования всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименования), заключение, список использованных источников, приложения (при наличии). Строки Содержания заканчиваются указанием номеров страниц, на которых расположено начало соответствующей части документа.

Перед словами “Введение”, “Заключение”, “Список использованных источников”, “Приложение”, номера не ставятся. Заголовки разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименования) имеют номера.

Заголовок “Содержание” в виде заголовка размещают с красной строки с прописной буквы, остальные строчные буквы. Наименования, включенные в Содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы. Содержание включают в общее количество страниц документа. Пример оформления Содержания приведен в Приложении Г.

Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой проблемы, основные исходные данные для разработки. Во введении должны быть показаны актуальность и новизна темы.

Заключение должно содержать краткиевыводы и оценку полученных результатов.

Перечни условных обозначений, сокращений и терминов, если они необходимы в документе, размещают в конце документа и включают в его Содержание.

Если в документе принята специфическая терминология, то перед списком использованных источников должен быть помещен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.

Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем принятых терминов. Перечень допустимых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне принятых условных обозначений, который помещают в конце документа перед перечнем принятых сокращений.

Список использованных источниковсодержит библиографическое описание всех литературных источников, использованных в процессе выполнения дипломной работы. Сведения о каждом из источников располагают в порядке их упоминания в тексте. Допускается располагать сведения об источниках в алфавитном порядке. Образцы библиографического описания наиболее важных типов литературных источников (с учетом требований нормативных документов) приведены в Приложении Д.

Нумерация страниц документа, включая приложения, должна быть сквозная по всему тексту (все без исключения листы документа должны быть пронумерованы). Номера страниц проставляются в низу страницы (по центру) без точки в конце. На титульном листе номер страницы не ставится, а только подразумевается (первая страница).