Введение. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Также немало важную роль играют информационные технологии и в сфере архивного дела. Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди – необозримое поле деятельности.

Актуальность данной работы заключается в том, что на сегодняшний день информационные технологии играют очень важную роль в делопроизводстве и архивном деле. Эффективность делопроизводства значительно увеличивается с переходом на компьютерную обработку деловой документации, это также касается и архивного дела.

Объектом изучения курсовой работы является информационные технологии.

Предметом изучения являются особенности использования информационных технологий в ДОУ и архивном деле.

Цель курсовой работы: построить концепцию новых информационных технологий обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

Для достижения данной цели ставятся следующие задачи:

- проанализировать сущность процесса автоматизации работы с документами;

- выявить автоматизированные рабочие места;

- показать сущность электронных офисных систем;

- раскрыть технические средства рабочих мест в ДОУ;

- раскрыть модель операционной системы компьютера;

- показать влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства;

- изучить архивные информационные технологии на современном этапе;

- рассмотреть внедрение информационных технологий в архивном деле.

При написании работы был использован Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Для написания данной курсовой работы была использована книга Н.В. Козлова «Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой». В книге рассмотрены все этапы работы с документами, виды самих документов в коммерческой деятельности предприятия (фирмы), правила их составления и пользования. Показывается, как работать с документами на компьютере, как создавать и редактировать документы в текстовом редакторе Word и табличном редакторе Excel в соответствии с принятыми стандартами и правилами. Даются образцы документов. Отдельная часть книги посвящена подробному описанию работы с офисной техникой (принтером, факсом, ксероксом и т.д.).

Также была использована книга Н.В. Макаровой «Компьютерное делопроизводство: учебный курс». Книга посвящена изучению технологии организации компьютерного делопроизводства. Она содержит как теоретические сведения, касающиеся организации документооборота, так и большое количество практических примеров и заданий, что позволит быстро научиться работать с документами в наиболее распространенных программных средах: Windows, Word, Excel, Access, Power Point, Outlook.

Ещё одна книга, которая была использована при написании работы –это книга С.Л. Кузнецова С.Л. «Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве». В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем и компьютеризированных технологий: составление, оформление, приём-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.