Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных предложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовительных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы Лексикон, Word и другие художественные редакторы (Paint, AcrobatExchange и т. и.) издательские системы (например FrameWake;), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы AdobePublishingCollection.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются DBase, Clipper, Approach, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются:

- организация работы с электронными документами;

- контроль исполнения документов;

- распечатка и тиражирование документов;

- электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), DocsOpen, LanDocs, LinkWorks, Workflow, WorkMan, EffectOffice, OfficeMedia, Acrobat, Dyntcxt, WorldView и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (WaterMarkProfessional,Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система MicrosoftOfficeforWindows, включающая в себя текстовый редактор MSWord, табличный процессор MsExcel, СУБД MSAccess (в профессиональной версии MicrosoftOffice), электронную почту MSMail и ее расширение MSFormDesigner, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MSAtWorkPCFax, техники для презентаций MSPowerPoint и др.

Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов – текстовым редактором MSWord, табличным процессором MSExcel, электронной почтой Mail, OpenMail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — DocsOpen. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. DocsOpen базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим интегрированную систему TeamOffice — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты CroupWise, SoftSolutim, PaperWise.

В заключение можно предложить общие рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.

2. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, DocsOpen.

3. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы.