Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом предприятия, государственными органами, кредиторами и инвесторами

В силу п.3 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации и ликвидации ведется бухгалтерский учет. Для этого в организации должна быть создана бухгалтерская служба. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие – управление ею. Но все они находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления. Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей. Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации. Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией. Задачами бухгалтерской (финансово-бухгалтерской) службы являются:

· организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;

· поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;

· своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;

· эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;

· сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала; обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами. Поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

· Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает: разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

· составление графика документооборота организации;

· создание номенклатуры дел и организацию хранения документов; формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации); создание технологии обработки получаемой информации (переменяемая форма ведение учетного процесса).

Бухгалтерская служба решает методами бухгалтерского учета следующие задачи:

· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а так же внешним – инвесторам, кредиторам, и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

· обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразность, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организаций и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера организации, определены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Однако в соответствии с данным Законом и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 27 августа 1998 г. № 34н, установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации. Руководители организации в зависимости от объема работы могут:

а) Учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

б) Ввести в штат должность бухгалтера;

в) Передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) Ввести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично. В этом случае он должен создать необходимые условия для его правильного ведения. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. По российскому законодательству главный бухгалтер: отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление достоверной бухгалтерской отчетности; обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации, соответствие законодательству осуществляемых фактов хозяйственной деятельности; дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по документальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений. За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством. При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а пре его отсутствии – создать данный документ. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса. Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Приступающий к работе главный бухгалтер знакомится с ним под расписку или вносит дополнения и изменения, которые утверждаются руководителем организации. Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности. В инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписывания. Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы: «Общие положения»; «Функции работника», «Права и обязанности»; «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»; «Организация работы»; «Правила оценка результатов работ». Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись. Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводится до сведения работников бухгалтерии. В штатном расписании должны быть указаны общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатом которой работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.п. Кроме этого, необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случает болезни, отпусков и т.п. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количество работников бухгалтерии и формируется ее организационная структура. Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати. Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организует синтетический и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается в представлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечение учета доходов (маржи) и расходов. Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Возможны два варианта организации учетного процесса: централизованный; децентрализованный.При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности. В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетиче6ского учета, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации. 2. Составление приказа об учетной политике хозяйствующего субъекта. Ведение бухгалтерского учета осуществляется аудиторской фирмой, оказывающей услуги такого характера. Как показывает практика, совсем не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугами аутсорсера, то есть передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности специализированной организации, например аудиторской фирме, оказывающей услуги такого характера. Аутсорсинг - это выполнение всех или части функций по управлению организацией сторонними специалистами. Аутсорсинг (от английских слов "out" (внешний) и "source" (источник) - использование внешних источников) состоит в заключении договора со сторонней организацией на выполнение определенных задач, работ, функций, которые обычно не являются частью основной деятельности компании-заказчика, но необходимы ей для полноценного функционирования. Принцип аутсорсинга: "оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других".Таким образом, аутсорсинг - это стратегия управления бизнес-процессами, которая позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном направлении. Рассмотрим, насколько применима такая стратегия в отношении функций бухгалтерского учета.Как известно, бизнес не может существовать без бухгалтерского учета. Тем не менее, бывают ситуации, когда компания не хочет или не может полностью вести собственную бухгалтерию. Бухгалтерский учет - дело объемное и сложное, требующее повышенного внимания, значительного времени, квалифицированных кадров и финансовых средств. Те организации, которые не хотят отвлекаться на ведение бухгалтерского и налогового учета, могут передать эти функции специализированной сторонней организации. Бухгалтерский аутсорсинг привлекателен для самых различных компаний как отечественных, так и иностранных. Нормативные основы передачи бухгалтерии на аутсорсинг. Использование вместо собственного штата бухгалтерской службы услуг сторонней специализированной организации не противоречит нормам бухгалтерского законодательства. Так, возможность ведения бухгалтерского учета сторонней организацией предусмотрена пп. "в" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Профессиональные бухгалтеры во всем мире выполняют в обществе важную роль. Инвесторы, кредиторы, работодатели, правительство и население в целом полагаются на профессиональных бухгалтеров в плане достоверного и полного финансового учета и отчетности, эффективного финансового управления и компетентных рекомендаций по различным вопросам. Подход и поведение профессиональных бухгалтеров при предоставлении ими таких услуг влияют на экономическое благосостояние всей станы.

Профессиональные бухгалтеры смогут оставаться в таком привилегированном положении только в том случае, если они по-прежнему будут предоставлять обществу свои услуги на высоком уровне, полностью оправдывая общественное доверие, так как пользователи финансовой информации полагаются на объективность данных и порядочность профессиональных бухгалтеров в коммерческой деятельности. Поэтому представители бухгалтерской профессии всего мира более всего заинтересованы в соблюдении не только высокого уровня качества работы, но и этических требований, призванных обеспечить такой уровень.