Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Общая характеристика документооборота и функции системы документооборота




 

 

Согласно ГОСТУ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" документационным обеспечением управления (ДОУ) является деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Таким образом, ДОУ совокупностью документирования, организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов

В настоящее время в общегосударственном масштабе сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Документационное обеспечение в РФ существенно отличается от других стран по детальности проработки технологии работы с документами, по масштабам распространения. В период внедрения автоматизированных систем управления в ДОУ в РФ, в отличие от Запада, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии.

Документационное обеспечение управления в государственных и муниципальных органах власти имеет три ярко выраженных особенности:

- контроль за документом, начиная с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

Документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают под контроль сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала донесен руководству, а лишь затем, сопровождаемый резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он отправляется к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью ДОУ является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота принципиально важно внедрение автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время имеется возможность включить в автоматизированную систему связи карточки с электронным образом собственно документа. Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках традиционного делопроизводства.

Российская модель документооборота в органах власти вполне совместима с современными подходами к процессам управления. Утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Можно выделить три особенности российского делопроизводства:

1 контроль за документом начиная с момента его поступления;

2 централизация контрольных функций;

3 единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов, картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.[3]

Документы вне зависимости от их содержания проходят следующие операции: прием, отправление, регистрация, передача по назначению, контроль за ходом их исполнения, выдача справок по документам и т.д. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Документ, поступивший в орган власти, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют исполнителя, срок исполнения документа и выносят резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшем движении документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако, в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.[4]

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов очень часто может занимать довольно много времени. Документ, созданный в органе власти, также регистрируется. При этом, если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый. Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

Процесс управления в органах власти пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления - важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой, подчиненной руководителю организации, службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы информационно-документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением).

Задачи службы ДОУ включают:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота;

-унификацию форм документов;

-разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. Они представлены в таблице 3.

Таблица 1.5.1 Функции, выполняемые службой документационного обеспечения управления если таблица более чем на одном листе, ее выносят в приложения. В тексте таблицы рисунки и диаграммы не более 70% страницы

Виды работ Функции
Технологические
  • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
  • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • ведение информационно-справочной работы по документам организации;
  • машинописное изготовление документов, копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
  • разработка и проектирование бланков документов;
  • подготовка документов к отправке.
Организационные
  • подготовка к докладу руководству поступающих документов;
  • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
  • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
  • организация хранения документов в структурных подразделениях;
  • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
  • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
  • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
  • организация делопроизводства по обращениям граждан;
  • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
Контрольные контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов);
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
  • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические
  • разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
  • проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма делопроизводственного обслуживания чаще всего используется в небольших учреждениях. Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций.

Децентрализованная форма постановки делопроизводства предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами.

Чаще всего в крупных организациях устанавливается смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив в структурных подразделениях.

Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.

Не менее важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений:

-секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения);

-экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);

-бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания);

-отдел (бюро) контроля;

-отдел (бюро) писем и приема граждан;

-группа печати и размножения документов;

-отдел автоматизации;

-архив и др.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности документационной деятельности и способствовать развитию органа власти за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов, которые представлены в таблице:

 

Название этапа жизненного цикла документа Содержание этапа
1 Создание документов Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2 Хранение и использование документированной информации Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).  
3 Передача документов на постоянное (государственное) хранение Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
4 Управление архивами Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Система управления документами должна выполнять следующие функции:[5]

- организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра;

- осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов;

- вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку;

- обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями;

- обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов;

- устанавливать права на работу с документом;

- обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению;

- обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями;

- обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.

Управление документацией понимают как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

 

Глава 2 Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления на примере Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района г.Красноярска


Поделиться:

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 172; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты