Общая характеристика документооборота и функции системы документооборота

Согласно ГОСТУ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" документационным обеспечением управления (ДОУ) является деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Таким образом, ДОУ совокупностью документирования, организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов

В настоящее время в общегосударственном масштабе сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Документационное обеспечение в РФ существенно отличается от других стран по детальности проработки технологии работы с документами, по масштабам распространения. В период внедрения автоматизированных систем управления в ДОУ в РФ, в отличие от Запада, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии.

Документационное обеспечение управления в государственных и муниципальных органах власти имеет три ярко выраженных особенности:

- контроль за документом, начиная с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

Документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают под контроль сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала донесен руководству, а лишь затем, сопровождаемый резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он отправляется к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью ДОУ является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота принципиально важно внедрение автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время имеется возможность включить в автоматизированную систему связи карточки с электронным образом собственно документа. Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках традиционного делопроизводства.

Российская модель документооборота в органах власти вполне совместима с современными подходами к процессам управления. Утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Можно выделить три особенности российского делопроизводства:

1 контроль за документом начиная с момента его поступления;

2 централизация контрольных функций;

3 единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов, картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.[3]

Документы вне зависимости от их содержания проходят следующие операции: прием, отправление, регистрация, передача по назначению, контроль за ходом их исполнения, выдача справок по документам и т.д. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Документ, поступивший в орган власти, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют исполнителя, срок исполнения документа и выносят резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшем движении документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако, в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.[4]

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов очень часто может занимать довольно много времени. Документ, созданный в органе власти, также регистрируется. При этом, если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый. Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

Процесс управления в органах власти пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления - важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой, подчиненной руководителю организации, службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы информационно-документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением).

Задачи службы ДОУ включают:

-совершенствование форм и методов работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-сокращение документооборота;

-унификацию форм документов;

-разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

-внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. Они представлены в таблице 3.

Таблица 1.5.1 Функции, выполняемые службой документационного обеспечения управления если таблица более чем на одном листе, ее выносят в приложения. В тексте таблицы рисунки и диаграммы не более 70% страницы

Глава 2 Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления на примере Управления социальной защиты населения Администрации Октябрьского района г.Красноярска