Организация и документирование управленческой деятельности в УСЗН

Организация местного самоуправления в г. Красноярске регулируется Уставом города Красноярска. Устав в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Красноярского края определяет цели, принципы и основы городского самоуправления в осуществлении народовластия, является нормативным правовым актом прямого действия, обязательным для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, находящимися на территории г. Красноярска.

Согласно Уставу, местное самоуправление в городе Красноярске- форма осуществления народом своей власти, обеспечивающая самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов городского значения исходя из интересов населения с учетом исторических и иных местных традиций.

Городское самоуправление осуществляется на принципах:

- законности;

- соблюдения прав и свобод человека и гражданина;

- подконтрольности органов городского самоуправления населению, их ответственности перед населением;

- гласности деятельности органов городского самоуправления и учета ими общественного мнения;

- приоритета интересов города и сочетания их с интересами Российской Федерации и края;

- административно-правовой и финансово-экономической самостоятельности города при решении вопросов городского значения;

- компетенционной обособленности представительного, исполнительно-распорядительного и иных органов городского самоуправления и единства их при решении вопросов городского значения;

- скоординированности действий органов городского самоуправления и органов территориального общественного самоуправления.

Организационной основой городского самоуправления является система форм непосредственного осуществления гражданами городского самоуправления и участия граждан в осуществлении городского самоуправления, система органов городского самоуправления и органы территориального общественного самоуправления.

Правовую основу городского самоуправления составляют общепризнанные принципы и нормы международного права, международные договоры Российской Федерации, Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, издаваемые в соответствии с ними иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав края, законы и иные нормативные правовые акты края, настоящий Устав, решения, принятые на городских референдумах, и иные правовые акты города.

Уставом определяется, что администрация района в городе является территориальным органом (подразделением) администрации города, осуществляющим функции управления административным районом города. Районная администрация обладает правами юридического лица.

Управление социальной защиты населения администрации Октябрьского района в городе Красноярске (далее – Управление) является структурным подразделением администрации Октябрьского района в городе Красноярске, осуществляющим деятельность по решению вопросов социальной поддержки и социального обслуживания населения Октябрьского района. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края, Уставом города Красноярска и иными правовыми актами города Красноярска, а также Положением об управлении социальной защиты населения администрации Октябрьского района в городе Красноярске. Координацию деятельности, методическое руководство и контроль за деятельностью Управления осуществляет главное управление социальной защиты населения администрации города Красноярска.

Положение определяет основные функции, задачи, права, организацию деятельности, ответственность Управления. К функциям Управления в области документационного обеспечения управления относятся:

- прием, регистрацию заявлений и документов, необходимых для предоставления социальных услуг, принятие решений о признании гражданина нуждающимся в социальном обслуживании либо об отказе в социальном обслуживании, уведомление граждан о принятом решении;

- составление и пересмотр индивидуальных программ предоставления социальных услуг;

- организацию предоставления социальных услуг гражданам в форме социального обслуживания на дому, в полу стационарной и стационарной формах муниципальными учреждениями социального обслуживания;

- организацию социального сопровождения граждан.

Управление принимает от граждан заявления и иные документы, необходимые для назначения мер социальной поддержки, предоставления дополнительных мер социальной поддержки и социальной помощи, в соответствии с законодательством формирует личные дела граждан, обеспечивает сохранность дел, конфиденциальность информации, проводит подготовку и сдачу документов на архивное хранение.

Управление осуществляет прием граждан, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления, и принимает по ним необходимые меры и решения. Порядок приема и рассмотрения обращений регулируется нормами Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Письменное обращение может быть доставлено:

-лично гражданином или его представителем;

-почтовым отделением связи;

-средствами электросвязи, в том числе электронной почтой;

-представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц.

Письменные обращения могут быть получены во время личного приема граждан должностными лицами.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации по месту их поступления. Регистрация осуществляется однократно.

Регистрация обращений граждан осуществляется в Системе электронного документооборота (СЭД) путем заполнения РКК. В РКК вносятся следующие реквизиты:

-фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже);

-адрес заявителя;

-источник поступления;

-вид обращения;

-способ доставки;

-должностное лицо, ответственное за рассмотрение данного обращения;

-тематика обращения (в соответствии с Тематическим классификатором обращений и запросов граждан, организаций и общественных объединений Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций);

-содержание обращения.

При регистрации коллективного обращения указывается первый гражданин, в адрес которого направляется ответ.

При регистрации обращений, поступивших из органов государственной власти, местного самоуправления, содержащих просьбу проинформировать о результатах рассмотрения, ставится отметка «Особый контроль». Срок рассмотрения обращения устанавливается в соответствии с запросом. Отметку об установлении особого контроля и сокращенных сроков рассмотрения обращения обозначают соответствующей записью в РКК и оттиском штампа «Особый контроль».

Коллективные обращения в РКК отмечаются индексом «Ко».

Рассмотрение письменных обращений включает в себя:

-рассмотрение обращений должностным лицом и выдачу указаний по их исполнению в форме резолюции;

-проведение исполнителем необходимой работы по рассмотрению обращений (направление запросов, получение информации);

-подготовку ответа и направление его заявителю.

Если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым, остальные – соисполнители.

Ответственному исполнителю передается оригинал резолюции и подлинник обращения. Соисполнители получают копии резолюции, текст обращения распечатывают из СЭД.

Срок рассмотрения обращений граждан составляет 30 дней с даты регистрации обращения. При необходимости дополнительной проверки сведений, изложенных в обращении, а также при направлении запросов о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Продление срока рассмотрения обращения оформляется в виде служебной записки на имя должностного лица, в компетенцию которого входит контроль за рассмотрением обращения, с обоснованием причин продления. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется гражданину и, при необходимости, в орган, который запрашивает информацию о результатах рассмотрения данного обращения.

Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все вопросы, изложенные в обращении, приняты необходимые меры и направлен ответ всем заинтересованным органам и лицам.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому обращению, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

В случае отказа в удовлетворении обращения заявителю разъясняется порядок обжалования принятого решения.

Многократные обращения гражданина, переписка с которым по конкретным вопросам прекращена, списываются в архив руководителем органа, принявшим решение о прекращении переписки, без уведомления их автора.

Зарегистрированные и исполненные обращения граждан хранятся в службе делопроизводства на бумажном носителе и в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

Подлинники обращений, внутренние документы с оригинальной подписью должностного лица, запросы, относящиеся к рассмотрению обращений, ответы заявителям подлежат возврату в службу делопроизводства в течение 2 дней после их фактического исполнения.

В структуре Управления находится 11 отделов. Вопросы организационно-правового и документационного обеспечения управления решает организационно-правовой отдел и отдел по приему документов.

К компетенции организационно-правового отдела относится:

-правовое обеспечение деятельности Управления;

-организация ДОУ;

-кадровый учет личного состава Управления и др.

Отдел по приему документов ведет работу по обращению граждан.

Особенности документирования деятельности в Управлении социальной защиты населения администрации Октябрьского района определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков – угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

В Управлении используются следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк правового акта: постановления, распоряжения администрации города, распоряжения руководителя администрации района в городе, приказа руководителя органа администрации города;

-бланк письма – угловой и продольный.

Общий бланк используют для изготовления внутренних документов, в том числе внутренних служебных писем. Реквизиты общего бланка: герб города Красноярска, наименование органа местного самоуправления, дата документа.

Реквизиты бланка правового акта: герб города Красноярска, наименование органа местного самоуправления либо органа администрации города, наименование вида правового акта.

Реквизиты бланка письма: герб города Красноярска, наименование органа, справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, официального сайта и др.), код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, дата, регистрационный номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Протокол – документ, фиксирующий факт проведения заседания (совещания), содержащий запись хода обсуждения вопросов, представленных тезисов докладов и выступлений и принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков их исполнения. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов и материалов. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой «Для служебного пользования».

В зависимости от вида заседания (совещания), его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

1 полный протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, выступления участников, заданные вопросы, реплики, замечания, принятые решения и т.п.;

2 сокращенный протокол – фиксирует только принятые решения по итогам заседания (совещания).

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании (совещании), принимает председательствующий.

Обязательными реквизитами полного варианта оформления протокола являются: вид документа, регистрационный номер, вид заседания, место проведения заседания, время проведения заседания, дата протокола. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1–2 межстрочными интервалами.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Утвержденные на заседаниях документы, за исключением проектов правовых актов, прилагаются к протоколу заседания.

Датой протокола заседания (совещания) является дата проведения заседания (совещания). Подписанный протокол заседания (совещания) подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) в СЭД ведется раздельно для каждого вида протокола. Виды протоколов определяются в Управлении в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник протокола заседания (совещания) хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовка и оформление поручений.

Поручения руководителя Управления, заместителей руководителя, имеющие срочный характер исполнения, могут быть оформлены в виде отдельного документа.

Текст поручения содержит:

-основание поручения;

-фамилию, инициалы и должность исполнителя;

-содержание поручения;

-подпись должностного лица, выдавшего поручение;

-форму представления отчета об исполнении поручения;

-срок исполнения поручения.

Реквизитами поручения являются: вид документа, регистрационный номер, наименование должности, основание поручения, содержание поручения, дата выдачи поручения, форма представления отчета о выполнении поручения, срок исполнения поручения, отметка о снятии с контроля, дата снятия с контроля

Датой поручения является дата его подписания. Подписанное поручение подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Поручения рассылаются только ответственным исполнителям поручений. Подлинник поручения хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Входящие документы.

Входящие документы – документы, поступающие в Управление из органов государственной власти, местного самоуправления, от юридических и физических лиц.

Документы доставляются:

-почтовым отделением связи;

-фельдъегерской службой;

-средствами электросвязи;

-по электронной почте;

-представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц, физическими лицами (далее – нарочно).

Документы могут быть переданы руководителю Управления, должностным лицам при личном приеме. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в службу делопроизводства для регистрации.

При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица) и приложений к нему. При обнаружении повреждений, отсутствия документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документов составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня с даты их поступления. При существенных замечаниях к оформлению документа он возвращается отправителю в течение 3 дней с даты получения.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документа составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в службе делопроизводства, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю. В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документа в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению. Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю, о чем составляется соответствующий акт.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая отметку «Лично», передается помощнику руководителя, который принимает решение о необходимости регистрации документа.

Конверты от вложенных документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

-дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

-поступают письма граждан;

-только по конверту можно определить адрес отправителя.

Входящие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Документы регистрируются однократно при поступлении в службу делопроизводства Управления. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Документы, требующие срочного исполнения, регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителям в день регистрации.

Регистрация документов осуществляется в СЭД путем заполнения РКК. При регистрации входящей документации в РКК вносятся следующие основные реквизиты: наименование организации (адресанта), дата регистрации документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ, регистрационный номер документа, вид документа, краткое содержание, фамилия, инициалы должностного лица, ответственного за рассмотрение документа, отметка о наличии приложений, отметка о контроле (сроке исполнения) документа, отметка о конфиденциальности.

Результаты рассмотрения руководителем документов отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа, включающей подпись руководителя, дату, и вносятся в РКК.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются федеральными законами, Уставом города Красноярска. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города, его заместителями или руководителями органов администрации города, а также могут содержаться в документе, поступившем в Управление.

В случае если руководителем не указан срок исполнения документа, он не должен превышать 30 календарных дней.

Кроме того, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

имеющие пометку «Срочно», «Незамедлительно» – в трехдневный срок;

имеющие пометку «Оперативно» – в десятидневный срок;

документы без установленного срока – в срок не более 30 дней.

Течение срока, определенного периодом времени, начинается со дня регистрации документа.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, рассмотрения запросов и сообщения результатов заинтересованным органам и лицам или при наличии иного документального подтверждения исполнения. Отметка об исполнении документа в СЭД устанавливается службой делопроизводства.

Исходящие документы.

Исходящие документы – документы, отправляемые органами Управлением в другие органы местного самоуправления, государственной власти, юридическим и физическим лицам.

Для осуществления оперативных связей с вышестоящими органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами в Управлении готовятся служебные письма:

1 как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

2 как сопроводительные письма к направляемым документам;

3 как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

-причину возникновения вопроса или его краткую историю;

-ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

-констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.

Регистрация исходящих документов осуществляется только при наличии в РКК основных реквизитов:

-наименование адресата документа;

-фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ;

-вид документа;

-краткое содержание;

-отметка о наличии приложений;

-отметка об исполнителе документа;

-отметка о контроле (сроке исполнения) документа.

Служба делопроизводства проводит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.). Обработка документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Неправильно оформленные, некомплектные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Служба делопроизводства формирует карточку отправления в СЭД с занесением ее в реестр, печатью конвертов и уведомлений для заказной корреспонденции.

Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

-сортировку и вложение в конверты;

-указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

-определение и проставление стоимости отправления;

-проставление оттиска отправителя;

-передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Внутренние документы – совокупность различных по виду и содержанию документов, обеспечивающих оперативный информационный обмен между органами и должностными лицами Управления.

Основными видами внутренних документов являются внутренние письма, информационные сообщения в электронном виде и телефонограммы.

Внутреннее письмо представляет собой документ информационно-справочного характера, составленный органом или должностным лицом администрации города и направленный в другой орган или должностному лицу в СЭД.

Информационное сообщение в электронном виде – внутренний документ, содержащий информацию служебного характера (приглашения, извещения, экстренные сообщения), передаваемый по электронной почте с помощью почтовой программы.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый посредством телефонной связи.

По содержанию внутренние письма делятся на две основные группы: инициативные письма, которые составляются по инициативе органа или должностного лица с определенной целью, и письма – ответы на инициативные письма.

Указание почтового адреса не требуется.

На письме в обязательном порядке проставляется виза исполнителя, подготовившего проект внутреннего письма, а также могут проставляться визы иных должностных лиц органа администрации города, подготовившего письмо.

Виза проставляется на лицевой стороне в нижней части последней страницы документа. Все должностные лица, завизировавшие письмо, несут равную персональную ответственность за достоверность содержащейся в нем информации.

Все внутренние письма подлежат регистрации в СЭД.

В отличие от исходящих писем внутреннее письмо готовится в одном экземпляре. Подписанное и зарегистрированное в СЭД внутреннее письмо хранится в службе делопроизводства органа, в котором оно было подготовлено.

Все внутренние письма регистрируются в СЭД однократно по месту подписания и имеют отдельную от исходящей и входящей документации нумерацию.

Одним из видов внутренних документов, используемых для передачи приглашений на совещания, извещений о проведении мероприятий, экстренных сообщений, являются информационные сообщения в электронном виде.

Полученные информационные сообщения в электронном виде относятся к официальной переписке.

Содержащаяся в них информация является обязательной к рассмотрению и исполнению.

Срок исполнения внутреннего письма составляет 30 календарных дней с даты его регистрации.

Контроль и исполнение документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

Организация работы по исполнению документа включает:

-рассмотрение документа руководителем;

-доведение поручения до исполнителей;

-постановку документа на контроль;

-контроль за его исполнением;

-снятие исполненного документа с контроля;

-актуализацию сведений о документе в СЭД в соответствии с представляемой информацией о его исполнении;

-обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа;

-информирование руководителя Управления о состоянии исполнения документа.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, имеющих срок исполнения.

Рассмотрение документов руководителями осуществляется в день их поступления.

Документы передаются исполнителю в день их рассмотрения руководителем. Документы, имеющие резолюцию «Срочно» или для исполнения которых установлен срок не более 3 дней, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

В случае если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Подлинник документа передается основному исполнителю, копии документа – соисполнителям.

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, поручения (протокола), задания (правового акта).

Документы, поручения, резолюции подлежат исполнению в установленные сроки.

Сроки исполнения документов исчисляются:

-в календарных днях с даты регистрации – для входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;

-с даты подписания – для правовых актов;

-с даты выдачи поручения – для протоколов, поручений, перечней поручений.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте служебного письма, протокола, правового акта и других документов.

При невозможности исполнения документа в установленный срок основной исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока, отведенного на исполнение документа, представляет предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения руководителю, выдавшему резолюцию (поручение, задание).

Срок исполнения срочных и оперативных резолюций (поручений, заданий) не продлевается.

Исполнение поручения может завершаться в форме:

-подготовки проекта документа (правового акта, служебного письма, телеграммы, другого);

-проведения совещания и оформления протокола;

-устного доклада автору поручения;

-составления справки об исполнении документа;

-в иной форме по решению руководителя.

В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа и оформление его РКК в СЭД в соответствии с установленными требованиями.

К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого руководителем накладывается резолюция (поручение, задание).

Документ считается исполненным:

-после фактического выполнения резолюции (поручения, задания) по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

-после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

-при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело, и включает в себя:

-ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа;

-слова «В дело»;

-подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

-дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Отметка о списании в дело проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу.

Резолюция (поручение, задание) снимается с контроля должностным лицом, его выдавшим.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры руководствуются правовыми актами, регламентирующими порядок документирования, положением об органе, структурном подразделении органа, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения или ведомственным перечнем.

В номенклатуру включаются заголовки дел, формируемых на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе документы с отметкой о конфиденциальности и т.д.

Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру не включаются периодические издания и документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

Номенклатура Управления разрабатывается ответственным за ведение делопроизводства в органе на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Согласованная с муниципальным архивным учреждением номенклатура ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Возникающие в течение года новые виды документов, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Заголовки дел предварительно должны быть согласованы с экспертной комиссией администрации города, органа администрации города с правами юридического лица и муниципальным архивным учреждением.

Согласование номенклатуры с муниципальным архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры Управления составляется, согласовывается и утверждается новая номенклатура.

После утверждения номенклатуры соответствующие выписки из ее разделов направляются в органы и структурные подразделения для использования в работе.

Сводная номенклатура готовится в двух экземплярах.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения остается в администрации города, органе администрации города с правами юридического лица. Второй экземпляр передается в муниципальное архивное учреждение.