Наименование документа
| Статус документа при документировании
| Код формы документа (ОКУД)
| Срок хранения и номер статьи
| Каким нормативным документом введен
| |
|
|
|
|
| |
1. Документирование трудовых отношений
1.1. Основания к приказам по личному составу
| |
1. Трудовой договор
| обязательный
| не унифицирована
| 75 л. ЭПК; статья 657
| Трудовой кодекс РФ, ст. 57
| |
2. Договор о материальной ответственности материально-ответственного лица
| обязательный
| не унифицирована
| 5 л. после увольнения материально ответственного лица – статья 457
| Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85
| |
3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности
| обязательный
| не унифицирована
| 5 л. после увольнения материально ответственного лица – статья 457
| Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85
| |
4. Заявление о приеме на работу
| не обязательный
| ОКУД 02810714
| Документ в перечне не значится.
| Отменено Трудовым кодексом РФ, так как не входит в перечень обязательных документов, сопровождающих процесс приема на работу.
| |
5. Заявление о переводе
| не обязательный
| ОКУД 02820718
| Документ в перечне не значится.
| Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1
| |
6. Заявление о согласии на обработку персональных данных
| обязательный
| не унифицирована
| 75 л., ЭПК; статья 666
| Трудовой кодекс РФ, ст. 86; Федеральный закон «О защите персональных данных, ст. 9.
| |
7. Докладная записка о переводе
| не обязательный
| Оформление по ГОСТ Р 6.30-2003. Составление - произвольная форма
| 1 г. – статья 20
| Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1
| |
8. Представление о переводе
| обязательный
| ОКУД 02821416
| 1 г.– статья 20
| Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1
| |
9. Представление о поощрении, премировании
| обязательный
| ОКУД 02851417
| 1 г. – статья 20
| Трудовой кодекс РФ, ст. 191
| |
10. Заявление об увольнении
по инициативе работника
| обязательный
| ОКУД 02830711
| 1 г. – статья 20
| Трудовой кодекс РФ, ст. 80
| |
1. 2. Приказы по личному составу
*Примечание: Приказ, как распорядительный документ, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению УСОРД изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
| |
11. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
| обязательный
| УФ Т-1 ОКУД 0301001
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
12. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
| обязательный
| УФ Т-1а ОКУД 0301015
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
13. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
| обязательный
| УФ Т-5 ОКУД 0301004
| 75 л.– статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
14. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
| обязательный
| УФ Т -5 а ОКУД 0301018
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
15. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
| обязательный
| УФ Т- 6 ОКУД 0301005
| 5 л. – статья 19; ЭПК
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
16. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
| обязательный
| УФ Т- 6 а ОКУД 0301019
| 5 л. – статья 19; ЭПК
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
17. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работникам
| обязательный
| УФ Т- 8 ОКУД 0301006
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
18. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работниками
| обязательный
| УФ Т- 8 а ОКУД 0301021
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
19. Приказ о направлении работника в командировку
| обязательный
| УФ Т- 9 ОКУД 0301022
| 5 л. – статья 19; ЭПК
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| |
20. Приказ о направлении работников в командировку
| обязательный
| УФ Т- 9 а ОКУД 0301023
| 5 л.– статья 19; ЭПК
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
21. Приказ о привлечении к сверхурочным работам
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| В перечне не значится.
| Трудовой кодекс РФ, ст. 99
| |
22. Приказ об изменении режима работы
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6..30-2003
| 5 л. – статья 19
| Трудовой кодекс РФ, ст. 74, 93, 94, 96, 97
| |
23. Приказ (распоряжение) о поощрении работника
| обязательный
| УФ Т-11
ОКУД 0301026
| 75 л. – статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
24. Приказ (распоряжение) о поощрении работников
| обязательный
| УФ Т-11 а
ОКУД 0301027
| 75 л.– статья 19
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
25. Приказ о наложении дисциплинарных взысканий
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 5 л. – статья 19; ЭПК
| Трудовой кодекс РФ, ст. ст. 192, 193
| |
26. Приказ об установлении профессии
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. - статья 19
| Основание для внесения записи в трудовую книжку - Постановление Правительства РФ от16.04.2003 г.
№ 225
| |
27. Приказ об изменении анкетно - биографических данных
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. - статья 19
| Основание для внесения записи в трудовую книжку- постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225
| |
28. Приказ о присвоении разряда
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. - статья 19
| Основание для внесения записи в трудовую книжку - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225
| |
29. Приказ о совмещении профессий (должностей)
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. – статья 19
| Трудовой кодекс РФ, ст. 60.2, 151
| |
30. Приказ об установлении надбавки
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. – статья 19
| Трудовой кодекс РФ, ст. 57, 135
| |
1.3. Первичные учетные документы
| |
31. Личная карточка работника (в т.ч. временных работников
| обязательный
| УФ Т- 2 0КУД 0301002
| 75 л., ЭПК – статья 658
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| |
32. Личная карточка государственного (муниципального) служащего
| обязательный
| УФ Т- 2ГС 0КУД 0301011
| 75 л., ЭПК – статья 658
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| |
33. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
| обязательный
| УФ Т- 12 0КУД 0301007
| 5 л. – статья 586
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| |
34. Табель учета рабочего времени
| обязательный
| УФ Т- 13 0КУД 0301008
| 5 л. – 586
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| |
35. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
| обязательный
| УФ Т- 4 ОКУД 0301003
| 75 л. - в перечне не значится.
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
|
36. Личный листок по учету кадров
| рекомендат.
| Форма не унифицирована, тем не менее, применяется
типовая форма.
| 75 л. – статья 656
| Законодательно не утверждался.
|
1.4. Личные документы
|
37. Трудовая книжка
| обязательный
| унифицирована
| До востребования, невостребованная 75 л. - ст. 664
| Трудовой кодекс РФ, ст. 66 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225
|
38. Копии личных документов
| обязательный
| обязательно заверяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
| 75 л. – статьи 656, 697
| Трудовой кодекс РФ, ст. 65
|
39. Резюме
| не обязательный
| не унифицирована
| Не принятых на работу – 3 г. – статья 663
| Трудовой кодекс РФ, ст. 65
|
40. Автобиография
| обязательный
| не унифицирована
| В награждаемых организациях – постоянно; в представляемых организациях – 75 л. – статья 735
| Трудовой кодекс РФ, ст. 65
|
41. Характеристика
| не обязательный
| не унифицирована
| 75 л. – статьи 735, 746
| Трудовой кодекс РФ, ст. 65
|
42. Рекомендательные письма, не принятых на работу и др. документы претендентов на работу
| не обязательный
| не унифицирована
| 3 г. – статьи 663, 672
| Трудовой кодекс РФ, ст. 65
|
43. Личные дела работников
| не обязательный
| порядок ведения Л.Д. устанавливается Положением о порядке ведения личных дел
| Для руководителей – постоянно;
остальных работников – 75 л., ЭПК, статья 656
| Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела».
|
1.5. Иные документы
|
44. Командировочное удостоверение работника
| обязательный
| УФ Т- 10 ОКУД 0301024
| 5 л.; для направленных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 75 л. – статья 668
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
|
45. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
| обязательный
| УФ Т- 10 а ОКУД 0301025
| 5 л., ЭПК; для долгосрочных зарубежных – 10 л. (статья 669).
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
|
46. Уведомление об увольнении с указанием причин
| обязательный
| не унифицирована
| 75 л. – статья 654
| Трудовой кодекс РФ, ст. 71, 79, 81
| |
47. Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочным работам
| обязательный
| не унифицирована
| 5 л. – статья 597
| Трудовой кодекс РФ, ст. 99
| |
48. Уведомление о необходимости получения трудовой книжки или даче согласия на отправку почтой
| обязательный
| не унифицирована
| 3 г. – статья 686
| Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1
| |
49. Справка с места работы (о заработной плате, месте работы, стаже)
| по желанию работника
| не унифицирована
| 5 л. – статья 695
| Трудовой кодекс РФ, ст. 62
| |
2. Документы по управлению персоналом
| |
50. Положение о персонале
| рекомендуемый
| Оформление – ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. - статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| По желанию предприятия
| |
51. Положение о подборе и отборе персонала
| рекомендуемый
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| По желанию предприятия
| |
52. Положение об адаптации персонала
| рекомендуемый
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| По желанию предприятия
| |
53. Положение об управлении карьерой
| рекомендуемый
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| По желанию предприятия
| |
54. Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| Трудовой кодекс РФ, ст. 196
| |
55. Положение о комиссии по трудовым спорам
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)
| Трудовой кодекс РФ, ст. 384
| |
56. Положение об оплате труда
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост.- статья 411
| Трудовой кодекс РФ, гл. 6, в частности, ст. 135
| |
57. Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост. – статья 411
| Трудовой кодекс РФ, ст. 135, 191
| |
58. Положение о защите персональных данных работников
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Пост.- статья 655
| Трудовой кодекс РФ, ст. 85
| |
59. Положение о нормировании труда
| обязательный
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003
| Постоянно, до замены новыми (статьи 588, 589)
| Трудовой кодекс РФ, ст. 159
| |
60. Положение о структурном подразделении
| рекомендуемый
| Оформление – ГОСТ Р 6.30-2003, структура текста представлена в УСОРД
| Постоянно, до замены новыми;
статья 55
| Трудовой кодекс РФ, часть 3 ст. 68
| |
61. Правила внутреннего трудового распорядка
| обязательный
| ОКУД 02521312
| 1 г. – после замены новыми – ст. 773
| Трудовой кодекс РФ, ст. 189
| |
62. Штатное расписание
| обязательный
| УФ Т-3 ОКУД 0301017
| Пост. – ст. 71
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
63. График отпусков
| обязательный
| УФ Г-7 ОКУД 0301020
| 1г. – ст. 693
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
| |
64. График сменности
| обязательный
| не унифицирована
| 5 л. – 586; при введении вредных и (или) опасных работ – 75 л.
| Трудовой кодекс РФ, ст. 103
| |
65. График дежурств
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 1 г. - статья 881
|
| |
66. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем
| обязательный
| не унифицирована
| Пост. – до замены новыми (если является приложением к Коллективному договору) – статья 576
| Трудовой кодекс РФ, ст. 101
| |
67. Перечень профессий с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда
| обязательный
| не унифицирована
| Постоянно – статья 612
| Трудовой кодекс РФ, ст. 212, 213
| |
68. Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
| обязательный
| не унифицирована
| 75 л. – статья 613
| Трудовой кодекс РФ, ст. 212, 213
| |
69. График проведения аттестации
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 1 г. - ст. 707
| Унификация документа проводится в пределах отрасли или организации
| |
70. Представление на аттестацию
| рекомендуемый
| не унифицирована
| Постоянно для руководителей; остальных работников – 75 л. (статья 656)
| Унификация документов проводится в пределах отрасли или организации
| |
71. Аттестационный лист
| рекомендуемый
| не унифицирована
| Постоянно для руководителей; 75 л., ЭПК; статья 656
| Унификация документа проводится в пределах отрасли или организации
| |
72. Должностная инструкция
| рекомендуемый
| Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003, структура текста представлена в УСОРД
| Постоянно, до замены новыми;
75 л. – статья 657; ЭПК
| Трудовой кодекс РФ, часть 3 ст. 68, ст. 192; Приказ ФСИН России от 05.06.2008 № 379
| |
73. План работы кадровой службы
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 5 л. – статья 719
| По желанию предприятия
| |
74. План (прогноз) потребности в кадрах
| рекомендуемый
| не унифицирована
| Пост. - до минования надобности; ст. 267
| По желанию предприятия
| |
75. Программа развития персонала
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 10 л. – статья 269
| По желанию предприятия
| |
3. Документы по ведению кадрового делопроизводства
| |
76. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
| рекомендуемый
| не унифицирована
| Постоянно - ст. 27
| По желанию предприятия
| |
77. Книга регистрации приказов
по личному составу
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 75 л. – статья 695
| По желанию предприятия
| |
78. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
| обязательный
| унифицирована
| 75 л. – статья 695
| Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69
| |
79. Книга регистрации личных дел
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 75 л. - статья 695
| По желанию предприятия
| |
80. Книга регистрации личных карточек (Т-2)
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 75 л. - статья 695
| По желанию предприятия
| |
81. Книга регистрации трудовых договоров
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 75 л. – статья 695
| По желанию предприятия
| |
82. Акт приема – передачи
| обязательный
| не унифицирована
| После смены руководителя не менее 5 л. – статья 79
| Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
| |
83. Журнал учета работников, совмещающих должности (профессии)
| рекомендуемый
| не унифицирована
| До минования надобности; для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л., статья 574
| Трудовой кодекс РФ, статья 60.2
| |
84. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
| рекомендуемый
| не унифицирована
| 5 л. – статья 695
| Трудовой кодекс РФ, статьи 62, 84.1
| |
| | | | | | | | | | | | |