Первичная документация по учету производственных запасов

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете":

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах, соответствующие строко-графы прочеркиваются.

Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (с изменениями от 25 января, 2 июля, 11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г., 21 января 2003 г.) утверждены первичные документы по учету материалов:

Ø М-2 "Доверенность",

Ø М-7 "Акт о приемке материалов",

Ø М-8 "Лимитно-заборная карта",

Ø М-17 "Карточка учета материалов",

Рассмотрим порядок заполнения вышеперечисленных форм первичной документации по учету материалов.

Доверенность (формы N М-2 ) (приложение 1).

Применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Акт о приемке материалов (форма N М-7) (приложение 2).

Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Лимитно-заборная карта (форма N М-8) (приложение 3).

Применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Карточка учета материалов (форма N М-17) (приложение 4).

Применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35)

Форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Таким образом, изучение практики показало, что для синтетического и аналитического учета материально-производственных запасов принимаются унифицированные формы первичных документов, которыми оформляются операции движения материально-производственных запасов.

Глава 2. Организация бухгалтерского учета материально-производственных запасов и анализ использования материальных ресурсов в ЗАО «МАРЗ-1»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ЗАО «МАРЗ-1»

ЗАО «Магнитогорский авторемонтный завод № 1» является закрытым акционерным обществом, созданным посредством выкупа трудовым коллективом на основе договора аренды от 31.10.1990 г. ликвидированного АРЗ-1.

Целью общества является извлечение прибыли.

Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления разрешения (лицензии) на занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то общество в течение срока действия лицензии не вправе осуществлять иные виды деятельности, кроме предусмотренных лицензией и им сопутствующих.

Основными видами деятельности ЗАО «МАРЗ-1» являются:

- производство и реализация продукции машиностроения;

- производство и реализация товаров народного потребления;

- производственное и жилищное строительство, оказание строительных услуг;

- оказание платных услуг производственного и непроизводственного характера предприятиям, организациям, учреждениям и населению;

- осуществление внешнеэкономической деятельности всех видов (торгово-закупочная, посредническая и другие виды коммерческой деятельности).

Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам, установленным обществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законом.

Вмешательство в административную и хозяйственную деятельность общества со стороны государственных, общественных и других организаций не допускается, если это не обусловлено их правами по осуществлению контроля ревизии согласно действующего контроля ревизии согласно действующего закона.

Учредителями общества являются члены трудового коллектива ЗАО «МАРЗ-1», состоящие в списках предприятия по состоянию на 1 октября 1992 г. и проработавшие на данном предприятии не менее одного года.

Высшим органом правления ЗАО «МАРЗ-1» является собрание акционеров. Один раз в год общество проводит годовое собрание акционеров. В период между собраниями полномочия собрания осуществляет Правление, избираемое на год. Правление является исполнительным и распорядительным органом общества. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Правления осуществляется Ревизионной комиссией, избираемой из числа акционеров на срок 3 года.

Коллективным договором ЗАО «МАРЗ-1» предусматривается программа социальной защиты работников – рабочее время и время отдыха, продолжительность отпусков, оплата труда и охрана окружающей среды, социальное страхование, медицинское обслуживание, организация отдыха и санитарно-курортное лечение, гарантии и компенсации в социальной сфере.

Под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первоначального наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

На основании Федерального Закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998г. № 34н, Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/98 «Учетная политика предприятия», утвержденного приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. № 60н и в соответствии с ним составлена учетная политика ЗАО «МАРЗ-1».

Формы первичной документации, их периодичность и порядок составления определять в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации.

Лимит стоимости средств в обороте считать равным не более 10 тысяч рублей и сроком полезного использования не превышающим 12 месяцев.

Первоначальная стоимость инвентаря и хозяйственных принадлежностей погашать с применением 100% амортизации при передаче в эксплуатацию, с последующим ведением оперативного учета до полного износа.

Первоначальную стоимость нематериальных активов погашать линейным способом исходя из норм, исчисленных организацией на основе полезного использования.

Первоначальную стоимость основных средств погашать линейным способом по установленным нормам в течение их нормативного срока службы (Единые нормы амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР от 22.10.1990г. № 1072).

Учет процесса приобретения и изготовления материалов осуществлять в оценке по фактической себестоимости с применением счета 10 «Материалы».

Вариант оценки материально-производственных запасов и расчета фактической себестоимости отпущенных в производство ресурсов производить по методу фактической себестоимости первых по времени приобретения (метод ФИФО).

Товары в учете отражать по стоимости их приобретения без применения счетов 15 и 16.

Учет затрат на производство вести с подразделением на прямые, собираемые по дебету счета 20 «Основное производство» и косвенные, отражаемые по дебету счета 25 «Общепроизводственные расходы» и по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

В конце отчетного периода косвенные расходы списывать в дебет счета 20 «Основное производство». Калькулировать полную фактическую себестоимость продукции (работ, услуг).

Косвенные расходы, собираемые на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и на счете 26 «Общехозяйственные расходы» распределять между видами (работ, услуг) пропорционально заработной плате основных производственных рабочих.

Затраты на ремонт основных средств включать в себестоимость продукции отчетного периода, в котором были произведены ремонтные работы.

Коммерческие расходы признавать в себестоимости проданных товаров (работ, услуг) полностью в отчетном году их признания.

Расходы будущих периодов, если есть таковые, списывать равномерно.

Учет выпуска готовой продукции организовывать на счете 43 «Готовая продукция» без применения счета 37 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Оценку готовой продукции осуществлять по фактической произведенной себестоимости.

Не создавать из своей прибыли фондов специального назначения и работать с нераспределенной прибылью.

Учет незавершенного производства оценивать по стоимости в процентном отношении готовности продукции.

Затраты на оплату отпусков работникам включать в себестоимость продукции в тот отчетный период, за который начислены отпускные.

Выручку от реализации продукции (работ, услуг), а также излишне приобретенных товаров определять по мере ее оплаты. При безналичных расчетах – по поступлении средств за товары (работ, услуг) на счета в учреждениях банков, а при расчете наличными деньгами – по поступлении средств в кассу, а также проведением взаимного зачета с организациями, в т. ч. на экспорт.

Дивиденды акционерам начислять и выплачивать из остатка нераспределенной прибыли.

Отчет по подотчетным суммам предоставлять в течение 3-х дней после прибытия из командировки.

Организация строит свои отношения с другими юридическими и физическими лицами во всех сферах деятельности исключительно на основе договоров. В своей деятельности организация учитывает интересы потребителей, их требования к качеству товаров, работ и услуг.

В ЗАО «МАРЗ- 1» бесцеховая структура управления предприятием (рисунок №1).

Рисунок 1. Структура управления предприятием.

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и находится в непосредственном подчинении директора завода. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору завода и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Эффективность хозяйствования промышленных предприятий во многом зависит от организации бухгалтерского учета. В своей деятельности бухгалтерия должна руководствоваться действующим законодательством, постановлениями Минфина по вопросам учета и отчетности и согласно выбранной учетной политики.

Структура бухгалтерии представлена на рис.2.

Рисунок 2. Структура бухгалтерии ЗАО «МАРЗ-1»

Бухгалтерия обеспечивает правильную постановку и достоверность учета всех имущественных и товарно-материальных ценностей и всех денежных средств предприятия.

Бухгалтерская отчетность ЗАО «МАРЗ-1» состоит из:

- бухгалтерского баланса;

- отчета о прибылях и убытках;

- пояснительная записка.

Промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках.

На предприятии ведется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, где накопление учетных данных первичных документов и их систематизация ведется путем составления накопительных и группировочных ведомостей, основные учетные регистры – журналы-ордера и ведомости. Журналы-ордера ведутся по кредитовому остатку, т.е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Кредитовый признак раскрывает большие возможности в установлении причины экономических событий. Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражаются в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные корреспондирующие с дебетом этого счета.

В ведомостях записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом другого счета. Тем самым раскрывается причинно-следственная связь конкретно хозяйственной операции. Поэтому записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производится по шахматному принципу, т.е. в один рабочий прием сумма операций записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Исключением являются регистрация записей по счетам денежных средств.