Создание обычных и концевых сносок

http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/RZ001098190.aspx

Обычные и концевые сноски используются в документах и книгах для указания источника материала или ввода поясняющей или дополнительной информации. Обычные сноски располагаются в конце страницы, а концевые — в конце документа. Этот курс поможет вам стать настоящим специалистом по работе со сносками.

Обычные и концевые сноски используются для того, чтобы указывать источники сведений или добавлять пояснительный материал.

При написании документа, который требует тщательного исследования, можно быстро указать источник сведений, сделав обычную сноску в нижней части страницы или концевую сноску в конце документа.

Обычные и концевые сноски можно также использовать для добавления дополнительного пояснительного материала или примечаний, которые не будут непосредственно относиться к основному тексту документа.

Основное различие между обычными и концевыми сносками состоит в том, где они располагаются в документе.

Сноска

Концевая сноска

Знаки сносок

Между обычными и концевыми сносками существует одно основное различие: место, где они располагаются. Обычная сноска размещается в нижней части страницы, а концевая сноска — в конце документа (или, возможно, в конце раздела; этот случай мы обсудим в следующем уроке).

Независимо от типа источника, на который вы ссылаетесь (книгу, периодическое издание, источник в Интернете), можно использовать либо обычную, либо концевую сноску. То же самое справедливо при добавлении комментария или пояснительного замечания.

Причина, по которой можно использовать любую сноску, состоит в том, что внешне они выглядят очень похоже. И для обычных, и для концевых сносок в основном тексте содержатся знаки сносок, которые обозначают, что дополнительные сведения находятся в обычной сноске или в концевой сноске, но при этом для каждого типа сносок используется разная система нумерации, которая указывает читателю, где искать примечание — в конце страницы или в конце документа.

Сноски (и обычные, и концевые) отделяются от основного текста короткой горизонтальной линией. Текст сноски размещается либо в конце страницы, либо в конце документа; для текста сноски (и в обычных, и в концевых сносках) используется шрифт меньшего размера, чем в основном тексте.

Когда сноска содержит слишком длинный текст, лучше использовать концевую сноску.

Поскольку обычные сноски находятся внизу страницы, читатели могут видеть их в контексте, когда материалы об источнике или дополнительные объяснения могут быть наиболее полезными. С другой стороны, если с источниками или дополнительными сведениями можно ознакомиться позднее, лучше использовать концевые сноски.

Также следует иметь в виду следующее: внизу страницы для текста сноски имеется меньше места. Если сноска очень длинная, она будет продолжаться на следующей странице. В таком случае вместо обычной можно использовать концевую сноску. Советы по корректированию длины сноски приводятся в кратком справочнике, который имеется в конце данного курса.

Вопрос о том, какие сноски, обычные или концевые, следует использовать, решается в зависимости от ваших предпочтений, требований вашего издателя или правил, принятых в вашей организации. И обычные, и концевые сноски могут быть использованы в одном и том же документе.

Поместите курсор туда, где должен появиться знак сноски. В диалоговом окне Сноски щелкните либо Сноски, либо Концевые сноски. Знак сноски появится после закрытия диалогового окна.

Предположим, что вам требуется добавить обычную или концевую сноску в реферат о Cолнечной системе, чтобы указать источник сведений о задачах космического аппарата Mariner.

Сначала поместите курсор туда, где должен появиться знак сноски. Затем выполните следующие действия:

1. Выберите пункт Ссылка в меню Вставка и щелкните Сноска.

2. В диалоговом окне Сноски щелкните либо Сноски, либо Концевые сноски, а затем нажмите кнопку Вставить внизу диалогового окна.

Word добавит знак сноски в то место документа, где находится курсор, при этом нумерация будет установлена автоматически. Знак сноски с тем же номером будет добавлен внизу страницы, если вы щелкнули Сноски, или в конце документа, если вы щелкнули Концевые сноски.

Затем текст сноски с указанием источника вводится рядом с номером сноски. Например: автор, название книги, издательство, дата публикации, номер страницы и т. д.

При добавлении следующей обычной или концевой сноски Word автоматически пронумерует ее в соответствующей последовательности. Если позднее перед этой сноской будет добавлена другая сноска, Word правильно пронумерует новую сноску и изменит номера других сносок в документе.

Совет. Вместо использования диалогового окна можно добавлять обычные сноски, нажав ALT+CTRL+F, и концевые сноски, нажав ALT+CTRL+D. При работе в обычном режиме откроется область сносок в нижней части окна, куда нужно ввести текст сноски. Об области сносок будет рассказано в следующем уроке.

Наведите указатель на знак сноски в документе, и текст сноски появится в поле всплывающей подсказки.

Если необходимо просмотреть текст сноски после того, как он был введен, вам не потребуется прокручивать вниз страницу или идти в конец документа. Наведите указатель на знак сноски в документе. Текст сноски появится в поле всплывающей подсказки.

Совет. Если документ Word сохраняется как веб-страница, обычные и концевые сноски автоматически поменяются на гиперссылки, и обычные сноски переместятся в конец веб-страницы. Концевые сноски будут размещены непосредственно за обычными сносками, при этом обычные сноски будут отделены от концевых короткой горизонтальной чертой.

Удаляйте знак сноски в основном тексте документа, а не внизу страницы.

Чтобы удалить сноску, выделите знак сноски в тексте документа и нажмите клавишу DELETE. Будет удален и знак сноски, и текст сноски внизу страницы или в конце документа. Не пытайтесь удалять сноску, удаляя ее текст, иначе в тексте документа останется знак сноски.

При удалении знака сноски номера оставшихся сносок поменяются автоматически.

Сноски в документе можно передвигать. Также можно преобразовывать обычные сноски в концевые, а концевые в обычные.

При внесении исправлений в документ может потребоваться переместить обычную сноску. А другой издатель может принять решение использовать иной числовой формат или же концевые сноски вместо обычных. Что делать со сносками, если вы решите разделить документ на несколько разделов, например на главы?

Вы узнаете о том, как перемещать и копировать обычные и концевые сноски, изменять числовой формат знаков сноски, преобразовывать обычные сноски в концевые и наоборот. Кроме того, мы расскажем, как сделать так, чтобы концевые сноски помещались в конце каждого раздела, а не в конце документа.

Чтобы продолжить чтение урока самостоятельно, щелкните Далее.

Перемещение сноски из одного местоположения в другое.

Если вы добавили обычную или концевую сноску, а затем решили, что эта сноска должна находиться в другом месте, нет никакой необходимости удалять сноску и начинать все заново. Просто переместите сноску, выделив знак сноски в тексте документа и перетащив его на новое место. Текст сноски также переместится.

Если в другой сноске опять указывается тот же самый источник, можно скопировать сноску. Для этого выделите знак сноски, затем нажмите клавишу CTRL и перетащите знак сноски на новое место. Новый знак сноски на новом месте будет пронумерован автоматически.

Совет. Если в тексте скопированной сноски нужно что-либо изменить, например, указать другой номер страницы источника, просто дважды щелкните знак сноски в тексте документа. Курсор переместится непосредственно к тексту сноски, и вы сможете внести изменения.

Выберите другой числовой формат для обычных и концевых сносок в диалоговом окне Сноски.

Когда добавляется обычная или концевая сноска, в Word автоматически используется стандартный числовой формат: арабские цифры (1,2,3) для обычных сносок и строчные римские (i,ii,iii) для концевых сносок. Можно внести изменения, если вы хотите использовать другой числовой формат.

Как показано на рисунке, можно использовать прописные или строчные буквы алфавита, римские цифры верхнего и нижнего регистра, символы. В упражнениях, приведенных в конце урока, объясняется, как это сделать.

Область сносок отображается внизу страницы, если в меню Вид выбрать Обычный, а затем щелкнуть Сноски.

После того как обычные или концевые сноски были добавлены, их можно преобразовать. Это удобно, если, например, обычная сноска получилась слишком длинной, и вы решили сделать ее концевой.

Чтобы преобразовать обычные сноски в концевые или концевые сноски в обычные, работайте в области сносок, которая расположена в нижней части окна документа:

1. В обычном режиме (меню Вид, пункт Обычный) в меню Вид щелкните Сноски. Если появится сообщение, выберите Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку ОК.

2. В области сносок щелкните стрелку, чтобы открылся список, затем выберите либо Все сноски, либо Все концевые сноски, чтобы отобразить требуемые сноски.

3. Выделите знак нужной сноски, щелкните его правой кнопкой мыши, затем выберите команду Преобразовать в сноску или Преобразовать в концевую сноску. Повторите эти действия для каждой сноски, которую необходимо преобразовать.

Можно также преобразовать сразу все обычные сноски в концевые или все концевые сноски в обычные. Необходимые действия описаны в кратком справочнике.

Совет. В области сносок можно просмотреть все обычные или концевые сноски в документе.

Помещение концевой сноски в конец раздела, а не в конец документа.

Книга может быть поделена на главы, а документ Word — на разделы. Если документ поделен на разделы, можно добавлять концевые сноски в конец каждого раздела, вместо того чтобы помещать их все в конец документа. При выполнении практических занятий у вас будет возможность разбить документ на разделы и затем добавить концевую сноску в конец раздела.

Добавляя концевую сноску в конец раздела, можно выбрать либо сквозную нумерацию сносок через все разделы, либо нумерацию сносок по каждому разделу отдельно. Как это делается, вы узнаете на практическом занятии.

В документе промаркируйте вручную текст, который требуется включить в оглавление. Используйте возможности Word для сбора маркированного текста в одном месте — оглавлении.

Для создания оглавления в Word выполняются два шага:

1. Маркировка в документе текста, который требуется включить в оглавление. Маркировка текста — это способ идентификации определенного фрагмента текста, например, названия главы или заголовка раздела, который необходимо включить в оглавление.

2. Сбор маркированного текста в одном месте.

Текст можно маркировать в процессе ввода. Если вводимое предложение является названием главы, промаркируйте его при вводе. В этом случае не надо проходить по всему документу для маркировки элементов текста, которые требуется включить в оглавление (хотя возможен и такой вариант действий).

Совет. Для достижения оптимальной удобочитаемости текст, маркируемый для включения в оглавление, должен быть лаконичным и достаточным для понимания того, о чем идет речь в конкретном разделе.