Економічна діяльність працівників архівів

ТЕХНІКО-ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ

Розглядаючи економічну сторону впровадження автоматизованих процесів обліку в діяльність архівів, розділимо її на дві основні частини:

• показники економічної діяльності працівників архівів, визначені нормативними документами із ведення архівного діловодства;

• розрахунок економічної доцільності впровадження програмного продукту – автоматизованого робочого місця працівника архіву.

Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам архівним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу. Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника

Держкомархіву. Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження – 200 справ або 3,5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – 1 людино-день.

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандартних, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують застосовуються різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.