Заявки на участие. Каждый субъект Российской Федерации подает Сводную заявку от субъекта Российской Федерации (единую от всех заинтересованных организаций) на участие в Играх.

Каждый субъект Российской Федерации подает Сводную заявку от субъекта Российской Федерации (единую от всех заинтересованных организаций) на участие в Играх.

Сводная заявка от субъекта Российской Федерации на участие в Играх подготавливается по установленной форме в электронном виде в Системе подачи заявок по адресу reg.delphic.ru в период
с 10 по 28 февраля 2013 года. Для заполнения формы ответственному за формирование делегации, начиная с 10 февраля 2013 года, предоставляется доступ к форме (пароль) после размещения запроса на регистрацию (в качестве ответственного за формирование делегации) по адресу reg.delphic.ru. Пароль для доступа в Систему подачи заявок указывается в письме, направленном по электронной почте ответственному за формирование делегации. В ходе подготовки заявки будет предоставлена возможность сохранения промежуточного (чернового) варианта. Подготовленная заявка, в которой заполнены все поля, передается (с контролем получения) в Дирекцию нажатием «кнопки» «Подать заявку» в срок
до 28 февраля 2013 года включительно. В случае затруднения при заполнении заявки необходимо обратиться в Дирекцию за получением подробных консультаций.

В соответствии с законодательством Российской Федерации ответственные за формирование делегаций от субъектов Российской Федерации должны иметь надлежащим образом оформленные согласия на обработку персональных данных от совершеннолетних членов делегаций, а также от законных представителей несовершеннолетних членов делегаций. Подачей заявки от субъекта Российской Федерации ответственный за формирование делегации подтверждает наличие у него согласий от всех членов делегаций или их законных представителей.

НДС России и Дирекция, являясь операторами, осуществляют обработку персональных данных членов делегаций, полученных от ответственных за формирование делегаций в субъектах Российской Федерации, с целью подготовки и проведения Игр в соответствии с настоящим Положением. Предполагаемыми пользователями персональных данных помимо НДС России и Дирекции являются: Международный Дельфийский комитет, органы государственной власти федерального и регионального уровня, организации, привлекаемые для обслуживания делегаций на Играх. Права субъектов персональных данных установлены 3 главой Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Дирекция рассматривает заявки на участие и направляет по электронной почте с 4 по 12 марта 2013 года Подтверждение делегации, приглашенной для участия в Играх. Подтверждение также будет доступно в Системе подачи заявок.

Замены участников номинаций и изменения в программах выступлений участников номинаций возможны только по уважительным причинам и после согласования с Дирекцией, которая открывает доступ в Системе подачи заявок. Информация о заменах участников номинаций и изменениях в программах выступлений участников номинаций заносится ответственным за формирование делегации в Системе подачи заявок по адресу reg.delphic.ru в ранее заполненную форму и направляется в Дирекцию до 30 апреля 2013 года нажатием «кнопки» «Внести изменения в заявку». После указанной даты данные передаются для подготовки документов по номинациям и изменению не подлежат.

Заявки на аккредитацию представителей средств массовой информации подаются в Дирекцию Игр до 30 апреля 2013 года.

Организационные вопросы

Делегацией, получившей Подтверждение, до 30 апреля 2013 года в Системе подачи заявок по адресу reg.delphic.ru должна быть заполнена форма с информацией о прибытии/убытии делегации (с указанием № поезда (автобуса), рейса самолета, дат и времени прибытия и убытия делегации).

Формы заполняются ответственным за формирование делегации на каждую группу прибывающих (убывающих). Подготовленная форма, в которой заполнены все поля, передается (с контролем получения) в Дирекцию нажатием «кнопки» «Сохранить». В случае затруднения при заполнении формы необходимо обратиться в Дирекцию за получением подробных консультаций.

Руководителю делегации, прибывшей на Игры, необходимо иметь:

- Подтверждение;

- список членов делегации с указанием: фамилий, имен и отчеств (без сокращений), номеров паспортов граждан Российской Федерации (свидетельств о рождении), домашних адресов и телефонов;

- Положение;

- копии документов, подтверждающих внесение организационного взноса в соответствии с категориями.

Членам делегации в возрасте от 14 лет и старше необходимо иметь при себе паспорт гражданина Российской Федерации, в возрасте от 10 до 14 лет – свидетельство о рождении. Всем членам делегации необходимо иметь при себе Положение и страховой полис обязательного медицинского страхования.

Справочные данные