Подготовка помещения для презентации

Если вы можете повлиять на то, как будет подготовлено помещение к презентации, повлияйте. Помните, что легче всего вам будет работать с аудиторией, сидящей к вам лицом, как в театре. Вы сможете поддерживать зрительный контакт, отслеживать реакцию участников презентации. Вы сможете быть уверены, что сидящим в зале хорошо видно все, что вы показываете. Несколько сложнее работать с аудиторией, рассаженной полукругом. Самая сложная для презентации рассадка — круглый стол. Увы, большинство внутренних презентаций проходит сегодня за круглыми столами. И при этом выступающий стоит таким образом, что добрая половина участников оказывается к нему спиной или боком. Что характерно, именно эти люди в течение всей презентации усердно что–то зарисовывают в блокнотах, не поднимая головы.

Если вам предстоит выступать в помещении, вместимость которого значительно выше числа приглашенных, можете быть уверены — они рассядутся по всему залу, преимущественно на задние ряды. Понятно, что проводить презентацию для такой аудитории будет непросто. Чтобы обезопасить себя, ограничьте рабочую зону. Это можно сделать, разложив листы бумаги на стульях того ряда, дальше которого садиться нельзя. Можно натянуть ленточку. Важно, чтобы организаторы объявили правила рассадки.

Если вы проведете в зале генеральную репетицию, как и рекомендуется в этой книге, то сможете проверить, с каждого ли места виден экран и слышно выступающего.

Важно таким образом подобрать освещение, чтобы участники презентации даже при включенном проекторе могли что–то записывать.

Расставьте мебель и технику таким образом, чтобы не находиться слишком близко к сидящим в зале. Особенно если они видят вас впервые.

Теперь о вампирах, от которых вам предстоит обезопасить свою презентацию. На днях мне пришлось побывать на некоей презентации. Собрание проходило в экзотических интерьерах ночного клуба. Хорошая музыка, запах кофе, цветное освещение создавали атмосферу праздника. Ничто не предвещало появления вампиров. Но они появились. Хотя их не звали и не ждали. Они возникли за спиной ведущей, когда она приветствовала собравшихся. Ей было трудно установить зрительный контакт с сидящими в зале. Ведь многие не могли оторвать глаз от вампиров. Вампиры пожирали одного участника за другим. Преимущественно мужчин. Я сам уцелел с трудом.

На языке специалистов по коммуникации вампирами называют объекты, отвлекающие на себя внимание аудитории. За спиной выступающих на большом экране без звука показывали клипы малоизвестной певицы. Ее вокальные данные, в отличие от внешних, так и остались загадкой. В одном из клипов она вылезала из ванны в прилипшей к телу одежде. В другом представала перед нами в супер–мини, в третьем… и так далее. Время от времени зал пересекал диджей в бейсболке. Как всякий движущийся объект, он вызывал рефлекторное движение наших зрачков. Официантки проносили чашки с кофе, за которым следовали наши носы. А носы не могут двигаться, не вызвав поворота в том же направлении наших глаз и ушей. В результате в недрах публики пропал рубрикатор, который пустили по рукам, чтобы поставить в нужном месте галочки. Кто–то из публики отвлекся и засунул его к себе в сумку. После собрания некоторые остались задавать вопросы, которые уже обсуждались. Я и сам заметил, что кое–что упустил. Вампиры! Это они! Я узнаю их сразу. Но они сильнее меня и пожирают мое внимание, как я ни стараюсь им сопротивляться.

Поскольку сопротивляться им невероятно сложно, их используют в своих интересах очень многие. Даже в китайских стратагемах описывается прием, который называется, если не ошибаюсь, «Положи рядом персик». Притча гласит, что обезьяна, долгое время наблюдавшая за игрой богов в шахматы, тоже научилась божественно играть. Она выигрывала в поединках у людей. Никто не мог одолеть ее. И только мудрец, желая показать превосходство человеческого интеллекта над обезьяньим, использовал вампирящий объект. Он положил на блюдо несколько спелых, крупных персиков, которыми так любят лакомиться обезьяны. В течение партии наша дальняя родственница никак не могла сосредоточиться.

Взгляд ее то и дело уходил в сторону блюда. Она проиграла партию, и ее казнили. Мораль этой притчи использовалась и используется политиками, полководцами, фокусниками, да и нами — простыми смертными. Иногда во благо, иногда во вред. Иногда намеренно, иногда случайно.

Вы и сами сейчас наверняка вспомнили случаи, свидетелями или участниками которых были. И я не скоро забуду сюжет, показанный по всем телеканалам, в котором за спиной Буша во время пафосной речи о роли американского народа в мировой цивилизации зевал толстый мальчик в желтой майке. Он зевал так, что чуть не порвал рот. А Буш не мог взять в толк, почему слушатели улыбаются, когда лица их должны выражать озабоченность, смешанную с гордым осознанием миссии. Мальчик был вампиром.

Во время выступления руководитель компании не попросил погасить проектор, и на экране в течение 40 минут горело имя его предшественника с номером телефона и электронным адресом. Экран был вампиром. Часть внимания публики была отдана ему. А когда то, что мы видим, не согласуется с тем, что мы слышим, мы скорее доверяем тому, что видим. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Неудивительно, что в перерыве к выступившему обращались по имени, которое было на слайде, хотя в начале выступления он сказал, как его зовут.

Допустим, во время вашей презентации сидящие в президиуме переговариваются. Они говорят неслышно, но вертят головами и двигают руками. Вы замечаете, что глаза участников презентации сосредоточены не на вас. Знайте — в президиуме вампиры.

Не дайте им шанса! Уберегите от них публику. Уберите из поля зрения все, что не связано с вашей презентацией. Гасите экран всякий раз, когда хотите сосредоточить внимание на своих словах. Не берите в ассистенты девушек с красивыми ножками, заметной грудью и глазками (нарушать это правило разрешаю только престидижитаторам) . Искорените привычку нефункционально двигать руками. Не допускайте хождений по залу. Если же произошло непоправимое, используйте прием «Узаконить диверсию».

Допустим, вы блестяще подготовились к презентации. Отглажен костюмчик, в зале доброжелательная публика. Вы даже выполнили упражнения по преодолению волнения, и ваш пульс совместим с жизнью. Ничто не предвещает беды. Однако… Означает ли это, что все пройдет гладко? Совсем нет. Всегда может произойти что–то, что уничтожит плоды нашего труда. Это что–то не дает до конца расслабиться. Ведь никто не знает, произойдет ли это, и если да, то что именно. Выкрик из зала недовольного слушателя. Отключение света. Отказ системы звукоусиления. Появление в зале умилительного котенка–вампира, который перетянет все внимание на себя…

И нет ответа на вопрос, как поступить. Потому что невозможно предусмотреть всех возможных событий. Как быть? Есть универсальный способ. Происшествия, нарушающие привычный и отрепетированный ход событий, на языке профессионалов по коммуникации называются диверсиями. Бывает так, что мы сами создаем диверсию тем, что не проверили, как работает микрофон, разозлили публику, выпили утром слишком много кофе… А бывают диверсии, происходящие произвольно. И те и другие можно узаконить. Это лишит их силы, и они перестанут быть диверсиями.

Николай II очень любил курить. Особенно после еды. Но курить в присутствии членов царской фамилии запрещено законом. И не у кого спросить разрешения, ибо не может монарх в присутствии многих важных персон осведомляться о возможности закурить у наследника или жены, которые ниже его по статусу. Бросать курить или голодать по Малахову? Не таков был наш государь! Он узаконил нарушение, и оно перестало быть нарушением. Всякий раз после десерта император складывал салфетку и громко произносил: «Господа, можно курить». Это разрешение относилось только к нему самому, поскольку ни малолетний наследник, ни дочери государя, ни жена, ни гувернантки, ни, тем более, лакеи не имели привычки курить в столовой. Получив его, Николай закуривал. Говорят, что он даже прикуривал вторую папироску от первой и продлевал удовольствие. Овцы целы. Волки сыты.

В Новосибирске, когда я вел тренинг, за окном появился мойщик стекол. Он висел на веревочках и старательно драил окошко. Разумеется, все взгляды участников обратились на него. Бесполезно было пытаться переключить внимание на себя. Мне пришлось обратить внимание участников на мойщика стекол и на этом примере рассказать о том, как движущиеся объекты привлекают внимание. Что должен знать и делать презентатор, исходя из этого. Заодно рассказал и о приеме «Узаконить диверсию», о котором говорю теперь вам. Меня так обрадовало то, как я ловко вышел из ситуации, что даже решил пошутить. Повернулся к окну и сказал: «Витя, спасибо, ты свободен!» Под невероятный смех публики в тот же момент мойщик нажал какую–то кнопку и спустился на этаж ниже. Я подумал, не переборщил ли я, когда один из участников тренинга подошел ко мне в перерыве и поинтересовался, по какому условному знаку «Виктор» понимает, что он свободен, ведь окна звуконепроницаемые…

Хочется привести два примера неудач. Тем более что в центре этих историй оказался не я.

[ ПРИМЕР ]

На одной из конференций должен был выступить недавно назначенный руководитель компании. Он тщательно готовился. Это было видно даже по его костюму. Желая казаться непринужденным, он спросил сидящих в зале, не переставить ли флип–чарт (доска для записей на треноге) поближе. Получив согласие, он поднял флип–чарт, который оказался не таким уж легким. В придачу к этому задняя нога конструкции оказалась плохо закрепленной и отвалилась. Наш герой остался стоять с довольно тяжелым металлическим предметом в руках. Представьте эту ситуацию, и вы поймете его ощущения. Весь пафос встречи улетучился. В зале откровенно хихикали. Конечно, спустя время кто–то пришел ему на помощь. Но от конфуза отделаться ему так и не удалось. А что бы сделали вы?

На конференции перед залом в 250 работников кадровых служб выступает консультант по коммуникации. Это солидная женщина, хорошо знающая русский язык, большой эрудит. Свою презентацию она решила начать цитатой из Сократа «Заговори, я хочу тебя увидеть». Фраза эта известная, ее часто используют в выступлениях. Возможно, она тоже слишком часто ее произносила. Так часто, что порядок слов в ее голове стал путаться. Итак, наладив зрительный контакт, выждав, пока установится полная тишина, наша героиня, к собственному удивлению, произнесла: «Сократ сказал: «Открой рот, я хочу тебя…» Нужно ли говорить, что зал взорвался таким смехом, что до полного успокоения прошло минут десять. Как вы думаете, что делала в это время женщина? Думаете, посмеялась вместе со всеми своей ошибке? Нет, с видом, будто она олицетворяла собой всю русскую культуру, она молча дожидалась, когда вернется внимание аудитории. Оно вернулось, но было очень зыбким. Во время ее выступления стоило кому–то в зале еле слышно хихикнуть, как публика снова разражалась хохотом.

Если диверсия возникает во время вашего выступления, спокойно обсудите происходящее с участниками. Главное — не делать вид, что ничего не произошло. Вы и сами знаете, что недостаток перестают замечать, если его подчеркнуть — деньги лучше всего спрятать на видном месте. Легче всего заставить не замечать вампира — обратить на него внимание. Если это не удается, объявите перерыв, который «именно сейчас и запланирован», используйте диверсанта как пример, пошутите, что вы заранее договорились. Остальное доверяю вашей фантазии, изобретательности и здравому смыслу.

Вернемся к подготовке помещения. Профессиональные шоферы открывают дверь своим шефам, обходя машину не сзади, а спереди. Почему? Человеку всегда неприятно, когда сзади кто–нибудь находится. Самое почетное место за столом — то, откуда видна входная дверь. А самое неудачное — то, с которого не видно, кто у вас за спиной. Перед выступлением проверьте, нет ли у вас за спиной открытых дверей. Если есть — закройте и занавесьте. Абсурд, но подсознанию не прикажешь. Если предполагается президиум, разместите его таким образом, чтобы он был на одной линии с вами, а не за спиной. Во время презентации не оставляйте президиум сзади. Стойте на одном уровне с ним. Устраните также все возможности появления у вас за спиной других людей.

Подготовьте помещение таким образом, чтобы появиться перед аудиторией слева. Объекты, находящиеся справа, подсознательно воспринимаются как потенциально враждебные, а слева — как потенциально дружественные. Если вы вспомните «Лебединое озеро», то заметите, что черный лебедь появляется справа, а белые — слева. Этот же принцип касается и других театральных постановок: справа выходят отрицательные персонажи, слева — положительные. Даже в голливудском боевике в сцене разговора преступника с полицейским второй всегда будет слева. Желая запутать зрителя, режиссеры иногда намеренно идут на нарушение этого правила. В фильме «Матрица», где тема добра и зла, их неразделимости, взаимопроникновения является одной из философских основ фильма, хороший Нео и плохой Смит, встретившись, всегда вращаются вокруг камеры. Точнее, камера вращается вокруг них, и оба они оказываются то справа, то слева от нас. В науке о том, как познакомиться с девушкой, добиться ее расположения (или проще говоря «склеить»), под названием «пикап», один из главных принципов — подходить под левую ручку, но никак не под правую. И если вы проходили тренинги по эффективному ведению переговоров, наверняка вам запомнилось: садиться нужно к клиенту таким образом, чтобы быть от него слева. Не пренебрегайте этим «пустяком».

Экран или флип–чарт должны быть от вас по левую руку. И дело не только в том, что вам так удобнее писать и указывать на них. Просто флип–чарт и экран, где бы они ни находились, являются символическим центром сцены. И где бы вы ни стояли в зале, если это место справа от флип–чарта, то вы будете находиться по отношению к аудитории слева. А это именно то, что нужно.

По возможности не ставьте трибуну — она создает барьер в контакте с аудиторией. Если трибуна все же присутствует, найдите возможность отойти в сторону и говорить без нее. Пусть для этого придется пожертвовать микрофоном. В небольшом зале вполне можно обойтись без него. Одним барьером будет меньше. Во всяком случае сегодня в продаже есть тонкие прозрачные трибуны наподобие тех, какие мы видим по телевизору во время трансляции межгосударственных встреч. Приобретите такую. Огромный их выбор представлен в интернет–магазинах. Кстати, часть моделей позволяет вмонтированный маленький, почти незаметный микрофончик.

Расставляя мебель, технику и вспомогательные предметы, сделайте это так, чтобы можно было свободно перемещаться по помещению, не рискуя что–либо задеть. Если под ногами у вас проходят провода, прилепите их к полу широким скотчем вдоль сцены.

Надеюсь, эти нехитрые правила помогут вам с большим успехом провести презентацию.