Автоматизация управлениядебиторской задолженностью

Заключительным этапом внедрения системы управления дебиторской задолженностью выступает ее автоматизация. Успешная реализация данной процедуры зависит от следующих факторов. Прежде всего, нужно решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты, осуществляющие автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система управления. К техническим вопросам относятся:

- количество учетных операций в день;

- количество работников, задействованных в системе;

- требования к объемам архива данных;

- необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.

Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, - способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок, автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения, на основании договорных условий начислять пени и штрафы, оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компанийдебиторов.

Предложенная в настоящей статье методика учета и управления дебиторской задолженностью, безусловно, будет полезна для небольших предприятий. Но следует отметить, что основные подходы в построении комплексной системы управления дебиторской задолженностью возможно реализовать и без построения громоздких учетных систем. Гораздо важнее решить стратегические вопросы управления дебиторской задолженностью, а именно разработать и формализовать три блока:

- процедуру предоставления кредита (отсрочки платежа);

- методы мониторинга просроченной дебиторской задолженности;

- анализ ее влияния на финансовые результаты компании.

Только после этого управление дебиторской задолженностью будет носить целенаправленный и системный характер.