Офіційний стиль характеризується дуже вагомою правовою значущістю, тому використовувані мовні засоби повинні задовольняти такі саме вимоги, як і закони.

«Завжди, в усі віки однозначність мови ділового паперу, жорстка її формалізованість вважалися людьми як засіб обмеження свавілля влади. Ще в V в. до нашої ери древньоримський плебс вимагав уведення чітких «писаних» законів. Створення зафіксованих на папері правил було також однією з головних вимог багатьох повстань, що сталися у середні віки. А коли такі закони з’явились, від діловода вимагалась абсолютна точність формулювань, досконале дотримання форми, інакше документ втрачав юридичну силу».

Але і сучасному документу – основному виразнику офіційно-ділового стилю – притаманна специфічна мова: набір кліше, штампів, стандартів. Все це співвідноситься з поняттям уніфікації мови, тобто передбачено творчий вибір одного варіанту із декількох можливих способів передачі даної інформації, це використання усталених зворотів, словосполучень, моделей речень, термінів, загальноприйнятих скорочень і т.ін.

Основні мовні ознаки і норми офіційно-ділового стилю:

1) Вживання стандартних виразів– шаблонних, усталених моделей словосполучень або навіть цілих речень: притягти до відпові­дальності, вести облік, вступати в права, належати до компетенції, довести до відома, набути чинності, на вимогу керівництва, у відповідь на ваш лист, договірні сторони погоджуються з тим, що передбачено нижче та ін.

Протягом тривалого часу українська мова не була державною, діловодство вели здебільшого російською мовою. Отож у вжитку все ще залишаються деякі неправильно сконструйовані ділові терміни чи звороти, які є прямими запозиченнями або кальками з російської мови: справка замість довідка; учбовий замість навчальний; довіреність замість доручення; налог замість податок; розхо­ди замість видатки, витрати; оклад замість ставка; повістка дня замість порядок денний; по закону замість згідно з законом, відповідно до закону; задіяти у міроприємствах замість залучити до заходів; звернутися по такому-то адресу замість звернутися на таку-то адресу; по якому питанню звертаєтесь замість у якій справі звертаєтесь; по тій причині замість з тієї причини, через те що.

2) Чіткість, зрозумілість, однозначність висловлювань, уникнення двозначних слів і конструкцій, прямий порядок слів у реченні. На­приклад, для речення Відходи транспортуються спеціальними агрегатами до місця їх ліквідації потрібен переклад: Сміття відвозять самоскиди на звалище. Не варто вводити надмірну кількість складених із різних основ слів: Розпорядження обов’язкове для контори "Райзаготсировина", санепідемстанції, молзаводу, контори облтрансу. У такому реченні складні слова варто подавати у нескороченому вигляді.

Слід пам’ятати, що перенасичення тексту запозиченими словами перешкоджає його сприйманню, тому не варто зловживати лексикою іншомовного походження. Потребують “перекладу” такі тексти, як: “Ефективність заходів, які паралізують вплив вище­згаданих директив, залежить від ступеня стабільності відповідних факторів і від координації цих заходів. Уніфікація, норма­лізація і стандартизація процесів виробництва гарантують рентабельність і продуктивну ефективність індустріальної реконструкції”.

3) Відсутність суб’єктивного, емоційного підходу до викладених фактів, повна відсутність емоційної лексики.Недопустимими є фрази на кшталт: Дорогий ректоре! Я і моя матуся вам наперед сердечно дякуємо (із заяви). Я не був на парах через те, що працював та інколи прогулював. Такого більше не повториться. Прошу вибачте за це (з пояснювальної записки). До сьомого класу файно знав математику (з автобіографії).

4) Використання стилістично нейтральної, загальновживаної лексики, відсутність розмовних слів і словосполучень. Наприклад, замість розмовних слів академка, заліковка, анонімка, переїхати в офіційно-діловому спілкуванні треба вживати академічна відпустка, залікова книжка, анонімний лист, змінити місце проживання.

5) Лаконічність. Складаючи ділові документи, слід уникати зайвих слів, що несуть надлишкову інформацію: замість поспішаємо повідомити – повідомляємо, замість вважаємо за можливе попросити – просимо, а також тавтологічних висловлювань: замість моя автобіографія – автобіографія, замість у січні місяці – у січні, замість сервісне обслуговування – обслуговування, замість пам’ятний сувенір – сувенір.

6) Послідовність і чіткість викладу фактів, точність термінів і формулювань. Наприклад, в автобіографії неприпустимою є фраза Я вийшла заміж влітку 15 травня 2005 року.

7) Деякі обмеження у вживанні морфологічних засобів. В офіційно-діловому стилі не прийнято вживати збірні числівники (двоє, троє, семеро, десятеро), присвійні прикметники (деканів, Оленин), збірні іменники (студентство), назви професій у жіночому роді (директорка, викладачка). В офіційно-діловому стилі переважають аналітичний спосіб утворення ступенів порівняння прикметників (більш детальний, найбільш детальний), інфінітиви та безособові дієслова на -но, -то для утворення наказових конструкцій (передбачено виконати, заборонено) тощо.

8) Відсутність граматичних помилок, які справляють гнітюче враження і найгіршим чином свідчать про автора: стипендія, а не степендія; бухгалтерія, а не бугалтерія; університет, а не універсетет.

9) Вживання перших, прямих значень слів. Слід знати і розрізняти значення паронімів, щоб не спотворювати змісту ділового документа: громадсь-

кий – громадянський, дільниця – ділянка, особовий – особистий тощо.

10) Чітка структуризація тексту – поділ на параграфи, пункти, підпункти; наявність реквізитів, трафаретність побудови документа. Відсутність індивідуальних авторських рис.