Тема: Інформаційна база економічного аналізу

1. Поняття інформації

2. Джерела інформації

3. Форми та види економічної інформації.

Глибина і результативність економічного аналізу залежать від обсягу, своєчасності та якості використовуваної інформації.

Інформація - це впорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів. У економіці інформація відображає процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо.

В енциклопедичній літературі дається таке пояснення: інформація (лат. informare, англ. informatio) – роз'яснення, викладення, тлумачення.

Первісно під інформацією розуміли відомості, які передаються людьми усним, письмовим або іншим способом із застосуванням технічних засобів та умовних сигналів. Пізніше, з середини XX ст. зміст цього поняття значно розширився. Інформація почала вже розглядатися як загальнонаукове поняття, що включає обмін відомостями між людьми.

Закон України "Про інформацію" трактує інформацію як документовані або публічно оголошені відомості про події, явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

Для одержання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця і матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживної цінності, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами. Інформація, яка використовується в економічному аналізі, має відповідати певним вимогам.

Вимоги до інформації:

- якість, вірогідність даних, тобто їх відповідність реальному стану речей і явищ (досягається шляхом усунення передумов викривлень інформації, застосуванням більш досконалих систем реєстрації, методів її вимірювання та прийомів наступного контролю),

- повнота і різнобічність даних (збір якомога більшої кількості даних, однак, може створити проблему зайвої інформації. Надлишок інформації до того ж підвищує витрати на її фіксацію, опрацювання і зберігання),

- оперативність, своєчасність і безпрервність надходження данних (інформація повинна надходити до користувача, перш ніж застаріє, інакше вона частково аби повністю втрачає свою корисність),

- порівнюваність даних за складом, у часі й просторі (в першу чергу слід вказати на проблему порівняння вартісних показників і застосування одиниць їх вимірювання)

- доступність, гласність даних ( не завжди можна одержати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І, якщо аналіз усе-таки проводиться в умовах певної відсутності даних, це не може не зашкодити якості роботи і висновків).

Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженнями щодо порядку і використання, впровадженням різного роду комерційних, службових, державних та інших таємниць.

Обмеження доступу до даних підприємств і перетворення значного їх масиву в конфіденційну інформацію мають вагомі причини:

- перекручення даних обліку з метою ухилення від сплати податків,

- різні порушення законів і правил при виконанні господарських операцій, відхід комерційних структур в "тінь", оборот та відмивання брудних грошей тощо.

Завдяки комп'ютеризації виробництва забезпечується дійсна оперативність і доступність інформації. Комп'ютерні технології вносять також суттєві зміни у зміст і методику вирішення аналітичних завдань на підприємстві. Висока швидкість виконання розрахункових та логічних операцій дає змогу обробляти великі обсяги аналітичної інформації та дуже плідно й своєчасно використовувати її в управлінні виробництвом.

У процесі аналітичного дослідження використовують великі обсяги різної інформації.

Основними джерелами інформації є:

1) планово-нормативна (матеріали бізнес-планів, норми витрат і нормативи, прейскуранти цін і тарифів, законодавчі акти, інструкції, договори, технологічна документація тощо);

2) дані бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку та звітності;

3) внутрішня поза-облікова інформація (накази, виробниче листування, довідки про перевірки та акти ревізій (аудиту), протоколи виробничих нарад, доповідні записки та ін.)

4) зовнішня інформація (звітні дані споріднених підприємств і матеріали галузевих видань, збірники статистичних матеріалів як вітчизняних, так і закордонних установ, дані переписів і анкетних обстежень);

5) дані особистих спостережень аналітика (виробничі екскурсії, хронометраж робочого дня, опитування працівників підприємства).

Форми економічної інформації:

- таблична, - графічна, - текстова.

Більшість інформації, яка використовується в аналізі, має форму показників. Глибина аналізу та обґрунтованість висновків і заходів за його результатами значною мірою залежать від добору показників, які у своїй сукупності формують цілі системи. Уся система показників дає кількісні та якісні характеристики різних сторін господарської діяльності підприємства або окремих економічних явищ і процесів. Кількість показників може зростати залежно від мети і змісту аналізу, глибини вивчення відповідних об'єктів та процесів.

Інформаційне забезпечення – це система одержання, оцінки, зберігання та переробки даних, створена з метою вироблення управлінських рішень. Це стосується різних видів діяльності, наприклад виробничої і збутової, сервісного обслуговування, включаючи підвищення технологічності виробництва, якості вироблюваної продукції, зниження її собівартості, рекламу, інформацію про асортимент продукції, ціни, форми організації сервісу тощо.

Інформаційне забезпечення є важливим етапом та необхідною умовою організації і проведення економічного аналізу. Це пояснюється тим, що від складу, змісту, якості вихідних даних залежить ефективність аналітичного дослідження, об'єктивність і дієвість його результатів. Інформаційне забезпечення економічного аналізу – це створення бази даних, комплексу інформаційних засобів, необхідних для дослідження господарської діяльності та вирішення завдань управління.

У практиці інформаційного забезпечення використовують два поняття: дані та інформація, які часто ототожнюють. Проте це різні поняття.

Дані – це відомості про стан об'єкта (підприємства, машини, людини, економіки, землі та ін.), представлені у вигляді змістовної сукупності знаків. Вони однаковою мірою фіксують стан великих систем та їх елементарних часток. Дані можуть бути представлені у різних формах: числові, описові, схематичні, рисовані, накреслені

Отже, дані – це величина, число або зображення, яке вводиться у процес інформаційної обробки або виводиться з нього.

Процес переробки даних у корисну інформацію включає такі три стадії відбору: фізичну, семантичну, прагматичну.

Фізична стадія пов'язана з реальною можливістю її сприйняття та обробки.

Семантична стадія обумовлена прийнятими погодженнями і стандартами знаків, кодів, термінів.

Прагматична – це стадія, на якій оцінюється корисність даних і потреба в них.

Одним із найважливіших видів інформації є економічна, яка входить до складу системи економічної інформації. Система економічної інформації є сукупністю методів генерації, передання і переробки інформації в усіх ланках економіки підприємства. Економічна інформація – це відомості про економічні процеси (виробництво, розподіл, обмін і споживання матеріальних благ та послуг), які відбуваються всередині країни.

На рівні підприємства економічна інформація є сукупністю відомостей про діяльність підприємств, їх структурних підрозділів та асоціацій, які відображаються в економічних показниках. Вона відіграє надзвичайно важливу роль в управлінні виробничою діяльністю і підприємством у цілому. Наприклад, з одного боку, використовуючи інформацію про матеріальні запаси, необхідні для забезпечення безперебійного їх спрямування у виробництво, можна обґрунтувати необхідність залучення кредитних ресурсів і прийняти відповідне управлінське рішення. З іншого боку, можна навпаки відмінити таке саме рішення за умови створення мінімального запасу сировини і матеріалів для найбільш раціонального й ефективного використання вивільнених ресурсів.

Носії інформації групуються за способом документування:

– паперові (на папері);

– фотографічні (у вигляді фотоматеріалів, представлених гнучкими плівками, пластинками, папером, тканиною);

– носії механічного звукозапису;

– магнітні (магнітні стрічки, диски, карти та ін.);

– оптичні лазерні диски та інші перспективні носії інформації.

Працівники обліково-аналітичної служби щоденно мають справу з великою кількістю інформації, яка з'являється або на самому підприємстві, або надходить зовні. Вона має бути врахована та оброблена. Проте коли інформації надходить забагато, тоді її важко охопити. Тому акцентується увага тільки на найважливішій для використання її в оперативному управлінні, а решта – залишається не переробленою.

Види інформації:

Внутрішня інформація – це інформація, яка утворюється на самому підприємстві. До неї входять відомості про підприємство, зокрема фактичні дані про фінансовий стан, бізнес-плани і стратегії підприємства. Внутрішня інформація відображається у статистичному, бухгалтерському обліку і звітності, планових, нормативних документах, розроблених на підприємстві.

Зовнішня інформація – це інформація, яка надходить з-за меж підприємства. Наприклад, вона може містити дані за видами економічної діяльності, регіону, країни тощо, а також представляти дані, які характеризують зміну зовнішнього середовища функціонування підприємства. До такої інформації належать ставка оподаткування прибутку підприємства, норма амортизації тощо. Її можна взяти в опублікованих інформаційних виданнях, зокрема у статистичних збірниках, інформаційних бюлетенях, журналах, газетах, на конференціях, ділових зустрічах, з нормативно-правових документів тощо.

Вхідна інформація – інформація, яка надходить на об'єкт управління (курси валют, індекс інфляції та ін.), і, навпаки, вихідна інформація – надходить від об'єкта управління (вивільнення працівників, використання бюджетних коштів, звітні дані).

За предметом дослідження інформація поділяється на основну і допоміжну.

Основна інформація – інформація, без якої неможливо зробити економічний аналіз тих чи інших аспектів господарської діяльності. Так, для вивчення рівня використання кадрів на підприємстві необхідні дані про обсяги виробленої продукції, затрати часу, прибуток, витрати на оплату праці і соціальні потреби, норми виробітку, професійно-кваліфікаційний рівень працівників тощо.

Допоміжна інформація – інформація, яка потрібна для детальнішої, повнішої характеристики предмета, що вивчається. Наприклад, аналізуючи продуктивність праці, доцільно також вивчити її організацію, санітарно-гігієнічні умови, стан техніки безпеки на підприємстві тощо.

Важливість інформації – ознака, яка дає змогу здійснювати поділ інформації на суттєву і несуттєву. Суттєва інформація– інформація, відсутність якої може вплинути на рішення її користувачів. Відповідно несуттєва інформація не впливає на прийняття рішень.

Суттєвість інформації визначається відповідними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та керівництвом підприємства. Вона може оцінюватися як кількісними, так і якісними показниками.

За ознакою насиченості інформація поділяється на недостатню, достатню та надлишкову. Недостатня інформація – це невелика за обсягом, неповна інформація, яка не задовольняє потребу в ній. Достатня інформація – інформація, яка задовольняє потребам, необхідним умовам, що висуваються до неї, і подана за потрібними параметрами: обсяг, повнота, глибина, якість тощо, а також у встановлений строк. Надлишкова інформація – інформація, представлена в більшому обсязі, ніж це потрібно, тобто в такій надмірній кількості, яка виходить за межі необхідного.

Залежно від корисності інформація поділяється накорисну і безкорисну. Корисна інформація – це інформація, придатна для дослідження, економічного аналізу, завдяки якій можуть прийматися обґрунтовані управлінські рішення.

Безкорисна інформація – інформація, що не сприяє проведенню економічного аналізу, навіть утруднює його та не відіграє помітної ролі у прийнятті управлінських рішень. Зазначена інформація здебільшого другорядна, надлишкова, непринципова для досягнення поставленої мети аналізу.

За обсягом відомостей, необхідних для управління економікою підприємств та об'єднань інформація поділяється на комплексну і тематичну. Комплексна інформація – це інформація, яка всебічно характеризує господарську діяльність підприємства (відомості про фінансовий стан). Тематична інформація – інформація, яка стосується певного аспекта діяльності суб'єктів господарювання (дані про чисельність працівників).

За причетністю до процесу обробки даних інформація поділяється на ту, що обробляється і ту, що не обробляється.

До інформації, що обробляється, належить інформація, яка піддається систематизації, зведенню і групуванню, аналізу, прогнозуванню тощо, в результаті чого зазнає певних змін.

Інформація, що не обробляється, навпаки, не проходить вказані вище процеси, і береться без зміни.

За режимом доступу інформація поділяється на відкриту та інформацію з обмеженим доступом. Відкрита інформація – це доступна для всіх інформація, а інформація з обмеженим доступом – це інформація, доступ до користування якою обмежений.

Така ознака, як періодичність надходження зумовлює розподіл інформації на регулярну та епізодичну (нерегулярну). Регулярна – це інформація, яка надходить постійно, через визначені проміжки часу. Прикладом такої інформації є дані виробничо-фінансових планів, бухгалтерського обліку, звітності.

Епізодична, або нерегулярна інформація – така, що має непостійний, можливо, й одноразовий характер або збирається і подається від випадку до випадку. До такого виду інформації належать результати окремих соціологічних, вибіркових обстежень, дані фотографії і хронометражу робочого часу тощо.

Вибір того чи іншого рішення має підкріплюватися додатковою інформацією, відповідними розрахунками та аналітичними висновками. Зокрема, це стосується врахування та порівняння всіх можливих витрат (витрати на зберігання сировини, матеріалів, плата за кредит), а також доходів, які можна отримати завдяки ритмічній роботі, випуску продукції і дотриманню договірних зобов'язань з реалізації і постачання продукції, своєчасних розрахунків з покупцями.

Як числові межі відліку використовуються дані базового періоду, отримані на основі поточного обліку, та завдання на плановий період у відповідних одиницях виміру.

Вся підібрана для аналізу інформація і, насамперед, показники обліку і звітності мають бути ретельно перевірені за формою і змістом. При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з погляду повної наявності й заповнення всіх реквізитів, таблиць, підписів, арифметичних сум, підсумків; відповідність і спадкоємність цифр, перенесених з інших документів та попередніх років; узгодженість цифр у різних формах звіту і взаємозалежних величин. Проводячи таку перевірку, користуються засобами логічного та арифметичного контролю. При цьому логічний контроль в більшості випадків установлює лише наявність помилки, а інший арифметичний контроль показує розмір помилки. При перевірці інформації за змістом, а вона може бути здійснена лише на підприємстві, встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку, а достовірність самого обліку перевіряють його відповідністю реальному стану речей та процесів на підприємстві. Ця перевірка більш складна і є елементами ревізії або аудиту. Констатуючи недостатню якість інформації, слід сказати про природу можливих помилок. Здебільшого вони можуть бути наслідком недосконалої первинної реєстрації або наступної небездоганної обробки даних. При цьому розрізняють випадкові і систематичні помилки. Більш небезпечними є систематичні помилки, які мають характер постійних викривлень в одному напрямі. Ці помилки бувають незловмисними та зловмисними. Останні виникають через свідоме спотворення даних з метою збільшення обсягів виконаних робіт (приписки) чи навпаки, приховування доходів (для ухилення від оподаткування) тощо. Пересвідчившись у достовірності інформації, можна розпочати сам аналіз діяльності підприємств.