Об авторе. Барбара Минтовыросла в Кливленде, штат Огайо

Барбара Минтовыросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предполо­жили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема за-ключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четко­го и здравого письменного изложения, а затем - на развитии тех мыслей, кото­рые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного со-здания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презента-ций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших трансна-циональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Предисловие

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый - определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:

• Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

• Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

• Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется рас­ставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда переда­ла, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, ког­да пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне под­ходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих вы­сказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. На­сколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут­ствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полага­ет, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параг­раф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересмат­ривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и вы­деляет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных чита­телей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Ос­тальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую восприни­маемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства. Об этом свиде­тельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо напи­санными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понят­ные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумыва­ния документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если застави­те себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и пи­сать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что дела­ет документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствую­щий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчерк­нет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организо­вать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и вто­ростепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объ­емов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и на­звание книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магичес­кой пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, что­бы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в кото­ром вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направ­ленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.

ЧастьI

Логика