Создание структуры

Разделяя целое на части, вы должны быть уверены в том, что соблюдаются следующие правила:

• взаимное исключение всех частей,

• исчерпывающее дополнение в границах целого.

Чтобы легче запомнить, можно воспользоваться мнемоническим сокраще­нием: ВИИД («взаимное исключение, исчерпывающее дополнение»). Так вот, со­здавая любую организационную структуру на предприятии, вы автоматически контролируете выполнение этих правил (как на рис. 29). Взаимное исключение здесь означает, что отдел по производству автопокрышек не дублирует функ­ции отдела по производству посуды, а отдел по производству спортивного обо­рудования не дублирует функции двух первых отделов. Исчерпывающее допол­нение означает, что эти три отдела целиком описывают структуру компании «Акрон автопокрышки и резиновые изделия», и кроме них никаких других «партизанских» отделов нет.

Если, выстраивая структуру, вы воспользуетесь методом деления целого на части, то будете уверены, что полученная структура всеобъемлюща. Простейший способ построения в структурном порядке - группирование идей в той после­довательности, в какой они увязываются на схеме или диаграмме.

И снова коварнейший вопрос. Как определить, какой порядок расположе­ния частей принят на схеме или диаграмме? Этот вопрос регулярно возникает у всех, кому приходится описывать структуру организации или компании. Чаще всего это порядок типовых блоков в организационной схеме, который отражает использованные вами принципы разделения на части.

Рис. 29. Типичная организационная диаграмма

Функционирование компании можно охарактеризовать следующими способами:

- разделение по функциональным направлениям деятельности (например: исследования, маркетинг, производство);

- по регионам, в которых работает компания (например, восточные регио-ны, центральные, западные);

- по направлениям деятельности, связанным с конкретным товаром, рын-ком, потребителями (автопокрышки, посуда, спортивное оборудование).

· Если вы разделяете, чтобы подчеркнуть направления деятельности, по-рядок определяется производственным процессом, и направления вы-страиваются во временной последовательности,

· Если вы разделяете, чтобы выделить местоположение, регионы вы-страиваются в структурном порядке, отражающем географические реалии,

· Если вы разделяете, чтобы определить направления, связанные с конк-ретным товаром/услугой, то это будет ранжирующий порядок, определяемый степенью важности (например, продажи, инвестиции).

Используя эти правила, вы легко и непринужденно создадите, к примеру, следующий список департаментов в новой структуре городского управления:

1. Обслуживание недвижимости.

2. Транспорт.

3. Образование.

4. Сфера отдыха.

5. Здравоохранение.

6. Охрана окружающей среды.

Вы перечислили те сферы деятельности, за которые, по вашему мнению, отве­чает муниципалитет. Расставили их в таком порядке, в каком их следовало бы рассматривать любому городскому начальству, осуществляющему антикризис­ные мероприятия по повышению уровня жизни горожан. Заставляя себя крити­чески оценивать порядок группирования идей или суждений, особенно когда вы создаете структуру для новой организации, вы сможете проконтролировать, не упустили ли из виду какую-нибудь важную часть, необходимую для дости­жения поставленных вами целей.

При разделении вещей или динамических процессов, отличающихся от ста­тических компаний/организаций, вам предстоит разобраться в том, как эти вещи работают или процессы идут. В этом случае вы исходите из последова­тельностей рабочих операций и показываете части целого в порядке, в котором совершается работа или идет процесс. Например, обрисовывая работу радар­ной системы, вы располагаете ее части согласно их функциональному назначе­нию.

1. Модулятор.

2. Радиочастотный излучатель.

3. Антенна с соответствующим сканирующим устройством.

4. Приемник.

5. Индикатор

Модулятор преобразует сигнал, который передает излучатель. Антенна посылает сигнал в виде луча, отражение которого приемник превращает в сиг­нал, преобразуемый индикатором в доступные данные. Вот видите, как все просто. Не обязательно быть радиоинженером.