Метод рабочей встречи.

Основное преимущество метода рабочей встречи заключается в том, что он требует активного участия руководителей подразделения, осуществляющего самооценку. Руководители отвечают за сбор и предоставление данных. Собранная информация является отправной точкой для принятия согласованного решения. Как показал опыт, для более эффективной реализации метода желательно дополнительно привлекать двух опытных экспертов-консультантов. Лучше всего, если один из них является сотрудником того подразделения компании, которое осуществляет самооценку, а второй — сотрудником другого подразделения компании.

Из каких этапов состоит метод рабочей встречи?

Метод рабочей встречи включает в себя следующие этапы:

• Обучение
• Сбор данных
• Рабочая встреча для подсчета баллов
• Согласование действий
• Анализ достигнутого прогресса

Как следует организовать обучение?

Обучение начинается с изучения учебных материалов, в которых рассматриваются типичные ситуации, возникающие в процессе самооценки. Желательно сделать это накануне дня занятий. Непосредственно в день занятий на утреннем заседании участникам раздают краткое описание модели качества и инструкцию с правилами подсчета баллов, после чего проводится обсуждение материала, прочитанного накануне. После обеда обучаемые упражняются в практическом подсчете баллов, в результате чего удается проанализировать всевозможные ситуации, которые могут возникнуть в процессе непосредственного применения метода.

Каково содержание последующих этапов?

Следующий этап — сбор данных. Опыт применения метода рабочей встречи показывает, что начинать необходимо со сбора данных. Для выполнения этой задачи у руководителей должно быть достаточное количество времени.

После завершения сбора данных проводится рабочая встреча для подсчета баллов. Ниже приводится примерный план действий отдельных руководителей по сбору и предоставлению информации по каждой из составляющих частей критерия. Порядок обсуждения представленных результатов должен соответствовать порядку, в котором исследовались критерии.

План исследования каждой составляющей критериев:

• Составляющая часть критерия описывается одним из руководителей.
• Предварительно собранная информация передается другим руководителям в виде перечисления сильных сторон и областей деятельности, требующих дальнейшего совершенствования.
• Остальные руководители анализируют полученную информацию, пытаяст выявить неучтенные проблемы, которые являются важными с точки зрения данной составляющей критерия.
• Проводится обсуждение, в ходе которого согласовываются сильные стороны и области деятельности, требующие дальнейшего совершенствования.
• Каждый из членов команды подсчитывает баллы.
• Проводится обсуждение полученных баллов.
• Достигается единое согласованное мнение.

Как правило, рабочая встреча проводится в течение одного дня или полутора дней.

На каких критериях следует акцентировать внимание членов рабочей группы?

Выбор критериев зависит от множества факторов, в том числе от выбранной руководством компании модели управления качеством. Наиболее часто оцениваются следующие основные критерии (см. Главу 4):

• Руководство
• Политика и стратегия
• Кадровая политика
• Ресурсы
• Процессы
• Удовлетворение потребностей клиентов
• Удовлетворение потребностей персонала
• Влияние на общество
• Прилагаемые усилия (эффективность работы)
• Чем завершается метод рабочей встречи?

Сразу после окончания рабочей встречи считается целесообразным переходить к этапу планирования действий. Метод предполагает, что руководители назначают конкретную дату, когда они соберутся для согласования плана действий. Обычно отдельные руководители берут на себя ответственность за подготовку решений по конкретным областям деятельности, входящим в сферу их компетенции, а также подготавливают ряд конкретных предложений, которые будут представлены на рабочей встрече по согласованию плана действий.

Необходимо организовать работу таким образом, чтобы анализ прогресса, достигнутого в результате выполнения действий по результатам самооценки, осуществлялся бы во время традиционного обсуждения дел в компании (например, на планерках), а не выглядел бы специфическим мероприятием.

Как и в случае использования других методов, метод рабочей встречи желательно применять систематически.