Штатное расписание

Штатное расписание — основной документ организации, в котором отражается ее структура, штатный состав и штатная численность в соответствии с уставом (положением). Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками.

Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих* составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии.

* Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением альбома унифицированных форм документации по учету результатов труда и его оплаты у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания — форму № Т-3. С 05.04.2004 применяется форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

1. Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа указания наименований также может использоваться степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом — административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в структуре организации большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

2. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин обозначает такую категорию персонала, как рабочие, а второй — служащих.

Служащие — это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

При определении наименований профессий или должностей возможны следующие сложности:

2.1. Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

Согласно информации Управления нормативов по труду Научно-исследовательского института труда и социального страхования Министерства труда и социального развития Российской Федерации (ранее – Центральное бюро нормативов по труду) в настоящее время действуют следующие выпуски ЕТКС:

По-иному обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в следующих сборниках и справочниках:

Подавляющее большинство справочников и сборников квалификационных характеристик ориентировано на бюджетную сферу. А как же быть с наименованиями должностей в коммерческой сфере? Для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). К ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, но не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новыми выпусками ЕТКС.

2.2. Вторая проблема больше относится к наименованиям должностей. В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями менеджмента, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги, но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Как быть с мерчандайзерами, логистиками, супервайзерами и т.д.?

Трудовой кодекс РФ частично решил эту проблему. Статья 57 Кодекса определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методы структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

— проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

— не увлекаться новомодными названиями, так как большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах—источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» — «специалист по поиску руководителей»). Мы же не пишем в штатном расписании «кадровик», а указываем «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» и т.д. Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Увольняясь из организации, работники зачастую уходят с такими записями в трудовых книжках, которые непонятны не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

Поскольку в подавляющем большинстве новые наименования должностей вводятся в организациях сферы услуг (в торговле, гостиничном бизнесе, консалтинге), то прогнозировать в будущем введение каких-либо социальных льгот для работников, которые займут эти должности, вряд ли стоит. Но все же следует быть более аккуратным с установлением наименований должностей, так как в случае введения каких-либо льгот для них, у работника могут возникнуть сложности.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «–», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Если штатное расписание разрабатывается для органа государственной власти, то в нем отдельно группируются наименования должностей служащих и технических работников. Здесь же могут приводится специальные звания.

3. Количество штатных единиц. Количество штатных единиц указывается по каждой штатной должности или профессии. Количество единиц по должностям и профессиям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,4; 0,5; 2,75 и т.д.

4. Тарифная ставка (оклад). Согласно ст. 129 Трудового кодекса РФ оклад (тарифная ставка) — это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 Трудового кодекса РФ устанавливаются:

— работникам организаций, финансируемых из бюджета, — соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

— работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) — законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

— работникам других организаций — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Тарифная система оплаты труда работников федеральных государственных учреждений устанавливается Правительством РФ в порядке, установленном федеральным законом. Тарифная система оплаты труда работников государственных учреждений субъектов Российской Федерации и порядок ее применения устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации; тарифная система оплаты труда работников муниципальных учреждений и порядок ее применения — органами местного самоуправления. Тарифная система оплаты труда работников других (кроме бюджетных) организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» унифицированной формы штатного расписания указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

5. Надбавки. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором. Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других) в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, — органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления.

В графах 6–8 «Надбавки» унифицированной формы штатного расписания (№ Т-3) указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

6. Всего. Согласно ст. 129 Трудового кодекса РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Если в графе 9 ранее применявшейся формы № Т-3 приводился месячный фонд заработной платы, то в новой форме в этой графе, согласно пояснению в «головке» таблицы, требуется указать сумму оклада (тарифной ставки) и надбавок по одной штатной единице. Это означает, что умножение полученной в результате сложения суммы граф 5–8 на количество штатных единиц не производится. Такое изменение структуры штатного расписания, к сожалению, не позволяет определить месячный фонд заработной платы для всей организации.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, при невозможности заполнения организацией граф 5–9 формы № Т-3 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

7. Примечание. Данная графа предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

Штатное расписание по ранее применявшейся унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, подписывалось руководителями всех заинтересованных структурных подразделений. Новая унифицированная форма предусматривает, что штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации.

По общему правилу штатное расписание заверяется печатью организации. Если локальной инструкцией по делопроизводству или иным актом организации штатное расписание отнесено к документам, на которых ставится печать организации, то оттиск печати проставляется на грифе об утверждении.

Копии штатного расписания направляются по одному экземпляру:

1) в отдел кадров;

2) в главную бухгалтерию;

3) в иные заинтересованные структурные подразделения.

Оригинал штатного расписания хранится в составе управленческой документации организации.

В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается в двух экземплярах — один для генерального директора, другой для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров — часть, касающаяся вакантных должностей. Вряд ли отнесение штатного расписания к коммерческой информации можно назвать соответствующим законодательству. Дело в том, что согласно постановлению Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных мест не могут составлять коммерческую тайну организации. Поэтому выпуск штатного расписания в органиченном количестве экземпляров не следует рассматривать как мероприятие по обеспечению коммерческой тайны — это скорее организационно-штатная политика компании.

Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.

на период 2005 год с « 1 » января 20 05 г.

 

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб	Надбавка, руб.	Всего, руб (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8)	Примечание
наименование	код				за руководство	за творческий характер работы	за напряженные условия труда
Дирекция	010	Генеральный директор	1	10000	—	—	—	10000
		Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам	1	8000	—	—	—	8000
		Заместитель генерального директора	2	7000	1000	—	—	8000
		Секретарь генерального директора	1	4000	—	-—	500	4500
		Секретарь-машинистка	1	4500	—	—	—	4500
		Секретарь-стенографистка	1	3500	—	—	—	3500
Главная бухгалтерия	020	Главный бухгалтер	1	7000	2000	—	—	9000
		Бухгалтер	4	5000	—	—	500	5500
		Экономист	2	4750	—	—	500	5250
Отдел маркетинга	030	Начальник отдела маркетинга	1	7000	—	1500	—	8500
Сектор изучения рынка сбыта и спроса отдела маркетинга	031	Заведующий бюро изучения рынка сбыта и спроса	1	6000	—	—	500	6500
		Специалист по маркетингу	3	5000	—	—	—	5000
Сектор рекламы отдела маркетинга	032	Заведующий сектора рекламы	1	4000	—	—	—	4000
		Рекламный агент	2	2500	—	—	250	5500
		Оператор электронного набора и верстки	1	2500	—	—	200	2700
Отдел сбыта	040	Начальник отдела сбыта	1	5000	—	1500	—	6500
		Менеджер по сбыту	1	4500	—	—	—	4500
		Экономист по сбыту	2	3500	—	—	150	3650
		Торговый агент	35	2000	—	—	100	2100
		Экспедитор по перевозке грузов	2	5000	—	—	—	5000
		Приемщик заказов	1	1500	—	—	100	1600
Отдел снабжения	050	Начальник отдела снабжения	1	6000	—	—	500	6500
		Экономист по снабжению	2	3500	—	—	—	3500
		Агент по закупкам	5	2000	—	—	100	10500
		Агент по снабжению	10	2500	—	—	—	2500
		Приемщик	1	1500	—	—	100	1600
Юридический отдел	060	Начальник юридического отдела	1	7000	—	—	—	7000
		Юрист	2	5000	—	—	—	5000
Отдел кадров		Начальник отдела кадров	1	4000	—	—	—	4000
		Инспектор по кадрам	1	2000	—	—	—	2000
		Специалист по кадрам	1	2000	200	—	200	2200
		Экономист по труду	1	4000	—	—	—	4000
Прочий персонал		Техник-программист	1	4000	—	—	—	4000
		Электромеханик по ремонту и обслуживанию счетно - вычислительных машин	1	2500	—	—	—	2500
		Курьер	1	2000	—	—	—	2000
		Уборщица	1	2000	—	—	—	2000
		Итого	95	155250	3000	3000	3700	161950

 

Руководитель кадровой службы	Начальник отдела кадров				А.К. Смирнова
	должность		подпись		расшифровка подписи

 

 

Главный бухгалтер				К.Н. Корнеева
		подпись		расшифровка подписи

 

 

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей — по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

 

Наименование должности	Количество
Отдел маркетинга
Начальник отдела	+1
Специалист по маркетингу
Итого:
...
Отдел кадров
Начальник отдела	+1
Специалист по кадрам
Итого:
Всего по предприятию
в том числе:
1) служащих:
— руководителей;
— специалистов;
— технических исполнителей
2) рабочих

 

 

При разработке штатного расписания используются следующие документы:

1) структура и штатная численность организации (ее подразделений);

2) перечень наименований и кодов структурных подразделений организации;

3) нормативы штатной численности;

4) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

5) единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (соответствующий выпуск);

6) общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;

7) коллективный договор, положение об оплате труда или иные локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда;

8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы.

Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным.