Деловые письма

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:

· требующие обязательного письма-ответа,

· и не требующие такового.

2. По виду деловые письма могут строиться как:

· инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация),

· письмо-просьба,

· письмо-приглашение,

· письмо-подтверждение,

· письмо-извещение,

· письмо-напоминание,

· письмо-предупреждение,

· письмо-декларация (заявление),

· письмо-распоряжение,

· письмо-отказ,

· сопроводительное письмо,

· гарантийное письмо,

· информационное письмо.

3. По признаку адресата деловые письма делятся на:

· обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

· циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:

· электронную почту,

· факсимильную связь,

· телетайпную и телеграфную связь.

При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

· Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

o на причину обращения:
В связи с неполучением счета-фактуры...
Ввиду задержки получения груза...

o на ссылки:
Ссылаясь на Ваш запрос от...
Согласно протоколу о взаимных поставках ...

o на цель:
В целях скорейшего решения вопроса ...
В ответ на Ваш запрос ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…
Просим рассмотреть наше предложение…

· Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

o этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

o сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

o подтверждения: подтверждаем;

o заявления: заявляем, объявляем;

o требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

o обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

o напоминания: напоминаем;

o предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы