Казань - 2013

Образовательное учреждение

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Казанская банковская школа (колледж)

Центрального банка Российской федерации»

«Текст документа, его особенности при различных способах документирования. Стилистика деловой речи»»

Индивидуальная работа

По дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

ВЫПОЛНИЛ студентка

Группы №231

Сергеева Елена

ПРОВЕРИЛ

Преподаватель Титова Г.Н.

Казань - 2013

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быст­ро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ”, дает научная дисциплина – документоведение: “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Это: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Документы появляются с момента зарождения письменности, “письменной речи” и становятся надежным средством записи, регистрации или, иначе говоря, документирования фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью.

Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Произнесенное слово жило недолго. Живую речь было трудно слово в слово воспроизвести повторно. Обращение с помощью живой речи ограничивалось пределами слышимости человеческого голоса, передать какую-либо информацию на расстоянии можно было только с помощью гонца. Еще труднее с помощью живого слова передавать информацию во времени – через годы, десятилетия, столетия после того, как произошли те или иные события. Живая речь, в силу сказанного, была в состоянии обеспечить потребности в запечатлении и передаче информации сравнительно несложных, расположенных на небольших территориях общественных организаций первобытнообщинного строя. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые предметные пись­ма, или символы. Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – кипу – “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно.

Рис.2 «Кипу»

С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве. Способы фиксации информации (способы документирования) определяются стандартом на термины и определения как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” .По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.

Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетичес­кое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках”. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не рас­члененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, вплоть до начала XX века.

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX веке, когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. Самым ярким примером использования пикто­графического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рас­считанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классо­вого общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками, а для передачи общих понятий использова­лись слова со сходным звучанием. Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Недостаток такого способа запечатления мысли состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из сло­гового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огром­ное значение для развития мировой культуры. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному соста­ву кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, на­оборот, были замысловаты. Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытес­нила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унифика­ции письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как спо­соб текстового документирования.. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи дохо­дит до 120 и более слов в минуту. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название докумен­тов, отражающих результат строительного и технологического проектирова­ния, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленно­го производства. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации про­изводства. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации.

Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе – светопись). Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и выз­вало к жизни новый вид документов.

Фотодокументы отличаются существенной особеннос­тью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике, например рентгеновские снимки в медицине, фо­тографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получе­ния копий документов и т. д. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобрете­ние кино.

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент со­бытий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие собы­тия жизни нашей страны. Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведении и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.

К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи”.

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. Д. Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”.В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

В конце ХХ века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя. Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации. Не смотря на то, на каких носителях находится информация, следует обращать внимание и на правильность написания делового письма. Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственного аппарата, систем управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юр. и частных лиц. И такие общие свойства делового письма - это следствие тех универсальных задач, которые в целом решает деловая письменная речь задачами которой служат инструментом делового общения и языковым средством фиксации (документирование) служебной информации.

Но при существующих особенностях в национальных школах делового письма общими остаются основные требования построения документов, к их смысловому наполнению, складывающиеся исторически и во многом обусловлены особенностями делового общения: Официальных и регламентированных деловых отношений.

Этика деловой переписки - характеризуется следующими признаками:

Для адресанта не рекомендуется:

а) побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами: срочно, незамедлительно, в более короткие сроки; б) навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: прошу решить вопрос …;

в) намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма: предлагаю внимательно рассмотреть…;

г) не рекомендуется начинать послание с констатации отказа, в начале желательно указать причины. - Для адресата:

а) оперативный и четкий ответ;

б) безусловное нарушение этических норм является форма ответа, при которой письмо-запрос возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.

Участники делового общения выступают как субъекты деловых правоотношений, и содержание деловых писем основанный на праве и могут служить предметом прямой правовой оценки.

Правовая сущность документов определяет их язык и стиль. Способ изложения информации в документе - это формально-логический, т.е. какой-то предмет рассматриваемый с точки зрения экономико-правовых, соц. отношений.

Особенности деловой речи - это широкое употребление в ней языковых формул (языковые формулы - это устойчивые, шаблонные языковые обороты, используемые в неизменном виде).

Наличие устойчивых языковых моделей деловой речи - это следствие регламентированной службы отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Языковые формулы не редко выступают как юр. значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юр. силой, т.е. эти языковые формулы являются элементами определяющими видовую принадлежность документа.

Особые условия делового общения, повторяемые управленческой ситуацией определяют общие требования предъявляемые к официально-деловому письму. Эти требования лежат в основе понятия культура официальной переписи, она определяется тремя принципами:

1. Локализм - предполагает полноту и глубину излагаемых вопросов, которые зависят от цели задания документа. Недостаток информации вызывает необходимость дополнительного запроса сведений или порождает неоправданную переписку. Избыточная информация приводит к плохому восприятию документа.

2. Объективность - достоверность информации. Деловое сообщение, отражающее фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

3. Ясность - недвусмысленность языка сообщения. Оно напрямую связано с предметной и коммуникативной точностью.

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели. При всём многообразии делового письменного общения, его инициатор решает, как правило, следующие типовые задачи:

1)Информирование.

2)Привлечение внимания к проблеме, действию.

3)Побуждение к действию

4)Придание юридического статуса какому-либо событию.

5)Инициирование и поддержание деловых отношений.

6) Решение конфликтных ситуаций.

Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол действия (просим, прошу, предлагаем, объявляем, гарантируем…). Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но и тематических, функциональный тип деловой бумаги.

Все основные аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм, моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенные логические последовательности стандартных языковых моделей. Тем не менее, наиболее трудоёмким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов трафаретов.